Як правильно передати і прийняти справи при зміні головного бухгалтера

1. Що потрібно врахувати при прийомі справ від року, що минає головного бухгалтера
2. Інвентаризація як складова процедури передачі справ
3. Наявність яких документів потрібно перевірити
4. Ключові моменти, на які потрібно звернути увагу при перевірці стану обліку і звітності
5. Яким документом оформляється передача справ
6. Малюнок. Зразок акту прийому-передачі справ при зміні головного бухгалтера
7. Якщо передача справ не проводилась

Зміна головного бухгалтера завжди є стресом для організації. Новий бухгалтер повинен встигнути освоїтися і прийняти справи від свого попередника. Як зробити це, щоб не порушити звичний ритм діяльності компанії і мінімізувати негативні наслідки при подальшій роботі?

Законодавство РФ не передбачає регламенту прийому і передачі справ при зміні головного бухгалтера в компанії. Однак в інтересах самої організації, особливо великої (з великими оборотами і різними видами діяльності), провести і оформити дану процедуру належним чином.

Що потрібно врахувати при прийомі справ від року, що минає головного бухгалтера

При зміні головного бухгалтера необхідно розробити чітку схему передачі справ йдуть і прийому справ новим співробітником. У ній передбачають порядок і строки прийому-передачі справ, період, протягом якого кожен з головних бухгалтерів буде вести поточні справи, керувати роботою бухгалтерії, а також підписувати документи. Розроблена схема затверджується наказом керівника організації. Також в ньому вказуються особи, що несуть відповідальність за виконання цього наказу.

Процедура передачі справ новому головному бухгалтеру складається зокрема з наступних етапів:

• видання наказу керівника організації про прийом-передачу справ;
• проведення інвентаризації майна та зобов'язань організації;
• ознайомлення з внутрішніми документами компанії;
• безпосередньо передача справ, включаючи передачу первинної документації, регістрів бухгалтерського та податкового обліку, бухгалтерської та податкової звітності;
• перевірка стану обліку і звітності;
• оформлення та затвердження керівником акта прийому-передачі справ.

Отже, на дату, затверджену наказом, повинні бути завершені всі облікові процеси за минулий період і сформовані всі необхідні записи в бухгалтерському обліку, роздруковані регістри і представлена ​​в податкові органи звітність, а первинна документація за цей період підшита в папки. Причому це має бути дата, визначена виходячи з термінів подання бухгалтерської та податкової звітності. Так, якщо головний бухгалтер звільняється в лютому 2012 року, то в наказі про прийом-передачу справ може бути зазначено, що він відповідає за здачу бухгалтерської та податкової звітності за 2011 рік, а новий головний бухгалтер несе відповідальність за подання звітності починаючи з січня 2012 року . Про те, як проходить процедура зміни головного бухгалтера, читайте в урізанні нижче.

При прийомі справ новим головним бухгалтером необхідно провести інвентаризацію зобов'язань і майна організації, передати за описом всі документи, складання яких знаходиться в компетенції головного бухгалтера. Також повинна бути здійснена передача друку організації, ключів від сейфа, якщо такий є у відділі, і від системи «клієнт-банк». Якщо на головного бухгалтера покладено обов'язки касира, то колишній бухгалтер зобов'язаний передати йому всю готівку, банківські чекові книжки, бланки документів суворої звітності та ключі від каси.

Нового головбухові важливо з'ясувати, чи не значиться за цією організацією заборгованість зі сплати податків і страхових внесків. Це можна визначити по залишкам на відповідних рахунках бухобліку. Крім того, слід уточнити, чи не знаходиться організація в процесі судового розгляду з контрагентами, працівниками або контролюючими органами.

Доцільно, якщо в даній передачі справ і проведенні інвентаризації братимуть участь колишній і новий головні бухгалтери, а також фінансовий директор або керівник компанії. У деяких випадках до перевірки можуть бути залучені аудитори, які допоможуть в проведенні незалежної експертизи стану обліку і звітності.

Інвентаризація як складова процедури передачі справ

Порядок проведення інвентаризації визначено Методичними вказівками по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань (затв. Наказом Мінфіну Росії від 13.06.95 № 49). Згідно з цими вказівками проводити її при зміні головного бухгалтера не обов'язково.

Однак відповідно до пункту 2 статті 12 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон № 129-ФЗ) інвентаризація в обов'язковому порядку проводиться при зміні матеріально відповідальних осіб. Згідно зі статтею 243 ТК РФ така відповідальність на головного бухгалтера може бути покладено трудовим договором або іншою угодою. В цьому випадку в обов'язковому порядку складається акт інвентаризації готівкових грошових коштів за формою № інв-15 в трьох примірниках і інвентаризаційний опис цінних паперів і бланків документів суворої звітності за формою № інв-16 (обидві форми затв. Постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 № 88).

Крім того, в даному випадку можна провести необов'язкову вибіркову або повну інвентаризацію майна і зобов'язань в залежності від можливостей організації. Також слід роздрукувати з бухгалтерської програми оборотно-сальдову відомість і інші картки рахунків бухобліку на дату приймання справ, які потрібно завірити у колишнього головного бухгалтера і керівника організації. Це дозволить підтвердити «входять» залишки по рахунках на дату приймання справ.

Всі виявлені в ході інвентаризації розбіжності слід відобразити на рахунках бухгалтерського обліку, а документи, складені в ході інвентаризації, додати до акта прийому-передачі справ.

Наявність яких документів потрібно перевірити

Пункт 1 статті 17 Закону № 129-ФЗ передбачає зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності підприємства не менше п'яти років. Крім того, терміни зберігання конкретних видів документів наведені в переліку типових управлінських архівних документів, який затверджений наказом Міністерства культури РФ від 25.08.10 № 558. Так, річну бухгалтерську звітність та податкові декларації необхідно зберігати не менше 10 років.

Почати перевірку слід з вивчення установчих документів організації. У товариствах з обмеженою відповідальністю це статут і установчий договір, а в акціонерних товариствах - статут. Також потрібно ретельно вивчити реєстраційні свідоцтва, статуту організації та інші статутні документи для розуміння структури компанії, наявності відокремлених підрозділів та іноземного капіталу, якщо такі є.

Крім цього, слід перевірити наявність документів про реєстрацію ККТ, що знаходиться у власності організації. Якщо компанія підлягає обов'язковому аудиту, то необхідно проаналізувати аудиторські висновки та звіти, звертаючи увагу на помилки, виявлені перевіряючими в ході проведених перевірок.

Обов'язково перевіряється наявність наказів про затвердження податкової та бухгалтерської облікової політики компанії. Аналіз облікової політики необхідний для розуміння методів обліку, які в ній використовуються. Слід уточнити, які саме первинні документи затверджені в якості додатків до облікову політику і як розподіляються обов'язки між співробітниками бухгалтерії.

Крім того, новому головному бухгалтеру необхідно упевнитися в наявності таких документів:

• затвердженого плану рахунків організації;
• податкових регістрів;
• податкової та бухгалтерської звітності;
• оборотно-сальдової відомості (головної книги), а також регістрів синтетичного та аналітичного обліку;
• книги покупок і книги продажів, журналів обліку отриманих і виданих рахунків-фактур;
• звітності щодо страхових внесків до позабюджетних фондів;
• актів виконаних робіт (наданих послуг), товарних накладних та інших первинних документів;
• бухгалтерських довідок;
• актів звірок з податковими органами, рішень і актів по проведеним перевіркам;
• інвентаризаційних описів;
• касових документів, виписок банку і платіжних доручень;
• договорів з постачальниками, покупцями та іншими контрагентами;
• кадрових документів, документів, що підтверджують заборгованість по заробітній платі і податкові відрахування з ПДФО;
• порядку документообігу між співробітниками компанії, а також між головною організацією і її підрозділами і філіями (при їх наявності);
• посадових обов'язків співробітників бухгалтерії;
• списку осіб, які мають право підпису на первинних документах, який повинен бути затверджений наказом керівника на підставі пункту 3 статті 9 Закону № 129-ФЗ.

Ключові моменти, на які потрібно звернути увагу при перевірці стану обліку і звітності

Щоб убезпечити себе від податкових санкцій внаслідок наявності помилок, які дісталися від колишнього головного бухгалтера, новому главі бухгалтерії потрібно перевірити правильність ведення обліку і формування звітності в організації за останній звітний або податковий періоди. Таку перевірку нерідко проводять із залученням аудиторської компанії (аудитора) або власними силами організації.

Перевірка бухобліку та бухгалтерської звітності. Вона передбачає аналіз дотримання всіх вимог, які встановлені в пункті 6 ПБУ 1/2008 (затв. Наказом Мінфіну Росії від 06.10.08 № 106н). Так, приймаючи справи, головний бухгалтер перевіряє:

• повноту відображення в бухобліку всіх фактів господарської діяльності (вимога повноти);
• своєчасне відображення фактів господарської діяльності в бухгалтерському обліку і бухгалтерської звітності (вимога своєчасності);
• більшу готовність до визнання в бухгалтерському обліку витрат і зобов'язань, ніж можливих доходів і активів, не допускаючи створення прихованих резервів (вимога обачності);
• відображення в бухгалтерському обліку фактів господарської діяльності виходячи не стільки з їх правової форми, скільки з економічного змісту фактів і умов господарювання (вимога пріоритету змісту перед формою);
• тотожність даних аналітичного обліку оборотам і залишкам за рахунками синтетичного обліку на останній календарний день кожного місяця (вимога несуперечності);
• раціональне ведення бухобліку виходячи з умов господарської діяльності і величини організації (вимога раціональності).

Бухгалтерську звітність перевіряють на предмет її відповідності показникам по рахунках головної книги організації на звітну дату. При цьому головний бухгалтер може вибірково перевірити також і правильність відображення операцій на рахунках бухобліку.

Перевірка правильності обчислення податків і внесків, подання декларацій і розрахунків. Внаслідок значного обсягу інформації в першу чергу слід приділити увагу звітності, по якій податковий період встановлюється як рік. Справа в тому, що звітність з таких податків і внесків новий головний бухгалтер становитиме з використанням відомостей тих періодів, коли працював колишній головбух. А помилка, допущена, наприклад, в I кварталі, спричинить за собою спотворення податкової бази при складанні звітності за наступний звітний період і весь рік.

Так, перш за все треба проаналізувати, чи всі витрати, визнані в базі з податку на прибуток, документально підтверджені і економічно обгрунтовані відповідно до статті 252 НК РФ. Також потрібно звернути увагу на правильність обчислення авансових платежів, оскільки виходячи з витрат на пальне буде розраховуватися розмір податку на прибуток до сплати в бюджет в наступні звітні періоди.

По податку на майно обов'язково перевіряється залишкова і середньорічна вартість всіх основних засобів для визначення правильності обчислення податкової бази.

В рамках перевірки правильності обчислення ПДВ варто приділити увагу податковим вирахуванням. Важливо проаналізувати обгрунтованість їх застосування, в тому числі на предмет наявності рахунків-фактур і використання придбаних товарів, робіт і послуг для оподатковуваної діяльності. Також бухгалтеру потрібно впевнитися в правомірності використання ставок ПДВ 10 і 0%. А якщо у організації є як оподатковувані, так і неоподатковувані операції, то перевіряється, вівся чи окремий облік.

Крім того, необхідно упевнитися в тому, виконувала чи організація обов'язки податкового агента з податку на прибуток, ПДВ та ПДФО.

При перевірці звітності новому головному бухгалтеру варто звернути увагу на дотримання строків її подання до податкових органів і позабюджетні фонди. А при ревізії касових документів - звірити номер і суму корінця останнього використаного касового чека з даними, зазначеними в касовій книзі.

Яким документом оформляється передача справ

У пункті 6 Положення про головних бухгалтерів, затвердженого постановою Ради Міністрів СРСР від 24.01.80 № 59, говориться, що прийом і здача справ при призначенні та звільненні головного бухгалтера оформляються актом. Він складається після перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності.

Форма цього акта законодавством не передбачена, тому він заповнюється у довільній формі у двох примірниках і підписується як звільняються головним бухгалтером, так і новим. Стверджує даний акт керівник організації. Перший примірник передається звільняється головному бухгалтеру, другий - залишається в організації. Зразок заповненого акту див. Нижче.

Малюнок. Зразок акту прийому-передачі справ при зміні головного бухгалтера

В акті зазначаються такі дані:

• ПІБ осіб, що здають і приймають справи;
• дата передачі справ;
• реквізити наказу керівника, на підставі якого передаються справи новому головбухові;
• опис переданих документів із зазначенням їх найменувань і кількості. Якщо перелік таких документів досить великий, то можна вказати відповідні папки документів з додатком по ним опису до акту. Наприклад: «Податкові регістри по податку на прибуток за 2011 рік», «Акти наданих послуг за 2011 рік» і т. Д. Причому не треба фіксувати в даному акті документи, які стосуються компетенції інших бухгалтерів (наприклад, з обліку заробітної плати або каси );
• серія і номер невикористаних банківських чеків, а також найменування та реквізити невикористаних бланків суворої звітності;
• помилки і неточності в обліку, бухгалтерської та податкової звітності, виявлені в ході перевірки;
• список відсутніх документів;
• пояснення і зауваження до акта, який звільняється головного бухгалтера та особи, що приймає справи.

До даного акту доцільно додати акт проведеної інвентаризації, акти звірок розрахунків з бюджетом та позабюджетними фондами на момент передачі справ або на останню звітну дату, останнім аудиторський висновок про достовірність бухгалтерської звітності (якщо організація підлягає обов'язковому аудиту).

Якщо за підсумками прийому-передачі справ будуть виявлені помилки, то їх треба виправити і при необхідності надати уточнені декларації в порядку, встановленому статтею 81 НК РФ. А відсутні документи слід відновити в найкоротші терміни. Якщо кількість виявлених помилок при вибірковій перевірці буде значним, то має сенс провести ініціативну аудиторську перевірку, щоб уникнути в подальшому податкових санкцій.

Якщо передача справ не проводилась

Припустимо, передача справ при зміні головного бухгалтера не проводилась або не оформлені належним чином. А згодом виявлена ​​недостача яких-небудь цінностей і документів або виявлено помилки в обліку і звітності. У цьому випадку відновлення первинних документів і звітності зажадає багато сил і часу від працівників бухгалтерії, включаючи нового головбуха.

У разі виявлення недостачі роботодавець має право звернутися до суду по спорам про відшкодування працівником шкоди, заподіяної роботодавцю, протягом одного року з дня його виявлення незалежно від того, що співробітник звільнився.

У зв'язку з тим що новий головний бухгалтер може не знати якихось нюансів обліку в конкретній компанії, зневага розглянутої процедурою може спричинити за собою безліч помилок як в податковому, так і в бухгалтерському обліку. Крім цього, в разі податкової перевірки новий головбух не зможе належним чином пояснити перевіряючим причину відображення тих чи інших операцій за минулі податкові періоди.

Нагадаємо, що за грубе порушення правил ведення бухобліку та подання бухгалтерської звітності на головного бухгалтера може бути накладено адміністративний штраф в розмірі від 2000 до 3000 руб. (Ст. 15.11 КоАП РФ). А при порушенні строків подання податкової звітності - попередження або штраф у розмірі від 300 до 500 руб. (Ст. 15.5 КоАП РФ). Причому якщо термін давності притягнення до відповідальності за допущені правопорушення, що не носять тривалого характеру, закінчився, головний бухгалтер не понесе адміністративну відповідальність. Так, при порушенні валютного, фінансового законодавства, законодавства про податки і збори термін притягнення до відповідальності становить один рік з моменту вчинення адміністративного правопорушення (ст. 4.5 КоАП РФ).

У тій же година зауважімо, что залучіті нового головного бухгалтера до адміністратівної відповідальності за помилки попередня нельзя. Адже згідно з пунктом 1 статті 1.5 КоАП РФ особа може бути притягнута до адміністративної відповідальності тільки за ті адміністративні правопорушення, щодо яких встановлено її. Таку ж думку відображено в листі Мінфіну Росії від 23.10.08 № 03-02-08 / 20