Акт передачі документів в цифрову епоху

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Електронний документ
3. Електронні документи в номенклатурі справ організації
4. Експертиза цінності електронних документів
5. Процедура передачі електронних документів
6. Прийом електронних документів
7. Акт передачі документів: зразок
8. Використання електронних документів в архіві
9. Знищення електронних документів

Передача електронних документів в архів організації вже давно стала важливим завданням, що стоїть перед працівниками служби ДОУ. Як оформити акт передачі документів на електронних носіях в архів, розповімо в цій статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Якими правовими актами регулюється передача документів

В основоположних для будь-якого архіву Основних правилах роботи архівів організацій (далі - Правила) зберігання ЕД присвячені пп. 1.3.4, 2.3.5, 4.4.2.4 і 4.4.2.5. У них:

• озвучується обов'язок архівів організацій приймати, зберігати і використовувати ЕД, а при необхідності - передавати їх на державне зберігання;
• наводяться правила підготовки ЕД до передачі в архів;
• заявляється, що місце зберігання ЕД визначає керівник організації, вибираючи з двох варіантів: архів або ІТ-служба;
• наводяться обов'язкові умови архівного зберігання ЕД.

Скачайте документи по темі:

Оскільки Правила є обов'язковими для всіх підприємств і організацій, незалежно від того, в якому секторі економіки здійснюється їх діяльність, зазначеними статтями і слід керуватися при розробці системи зберігання ЕД.

Електронний документ

Які документи будуть існувати в паперовому, а які в електронному вигляді - вирішувати, звичайно, організації. У більшості випадків видовий склад ЕД компанії формується стихійно, існує роками і часто стосується лише внутрішніх документів. Якщо ж підприємство організовано переходило на електронний документооберт , То цілком можливо, що ряд документів поміняв формат з дня впровадження СЕД. Нагадаємо, що рекомендований перелік ділових паперів, які можна вести в електронному вигляді, можна знайти в додатку до наказу Росархіву від 29.04.2011 № 32.

Читайте також:

Електронні документи в номенклатурі справ організації

ЕД поміщаються в номенклатуру справ організації в загальному порядку, не вимагаючи ніякого особливого поводження, спеціальних розділів і т. П. Єдине, чим вони відрізняються від своїх паперових побратимів, - позначкою «Електронний документ» в графі «Примітка». терміни зберігання ЕД повністю відповідають термінам зберігання інших ділових паперів і визначаються за тими ж списками і нормативно-правовим актам.

Наведемо приклад того, як виглядає в номенклатурі справ електронне справу «Службові записки»:

індекс справи

заголовок справи

кількість справ

Термін зберігання справи і № статей за Переліком

Примітка

1

2

3

4

5

...

01-17

Службові записки

5 років ЕК Ст. 87, 88, 89

електронні документи

...

Деякі складнощі можуть виникнути при заповненні графи «Кількість справ» після закінчення календарного року. Невідомо, кількість чого саме має бути тут зазначено. На нашу думку - кількість носіїв, на які записані ЕД, що входять в справу.

Кожна справа поміщається на окремий носій інформації, і один носій в даному випадку за своїми функціями аналогічний паперовому тому справи. Він формується і оформляється за тими ж правилами, за винятком того, що, якщо дозволяє обсяг пам'яті носія, на нього можна записати всі компоненти справи, тоді як в один том або частина слід поміщати не більше 250 аркушів паперу. Таким чином, в графі 3 можуть з'явитися такі записи: «1 компакт-диск», «2 компакт-диска» і т. Д.

При складанні підсумкового запису до номенклатурі справ ніяких спеціальних позначок про електронні справи проставляти не потрібно.

Експертиза цінності електронних документів

В цілому експертиза цінності ЕД проводиться в тому ж порядку, що й експертиза цінності документів на паперових носіях. До неї вдаються, по-перше, при складанні номенклатури справ, по-друге, під час вивантаження ЕД з інформаційної системи (СЕД) для передачі в архів організації, по-третє, при підготовці їх до передачі в Держархів.

Передача ЕД в архів організації відбувається не пізніше ніж через три роки після завершення їх діловодством. Якщо в організації діє СЕД, дані попередньо вивантажуються з неї.

Електронний формат має на увазі і деякі особливості проведення експертизи цінності. Вони викладені в п. 7.2. проекту Рекомендацій ВНІІДАД.

За результатами експертизи цінності ЕД відбираються для передачі в архів організації. При необхідності вони конвертуються в формати архівного зберігання, після чого записуються на носії інформації.

Процедура передачі електронних документів

Підготовлені до архівного зберігання носії інформації з записаними на них ЕД передаються в архів організації по здавальних описів.

Отримуючи ЕД, що приймає працівник архіву повинен:

звірити передані йому ЕД зі здавальними описами;

перевірити, чи не записався чи заодно з електронним справою на носій будь-якої вірус (що цілком можливо навіть всередині однієї організації, не кажучи вже про прийом документів ззовні);

перевірити, відтворюються чи записані на носії файли.

Тільки переконавшись в тому, що все в порядку, який приймає ЕД працівник архіву ставить свій підпис в здавальної опису.

Прийом електронних документів

Після того, як опис оформлена, працівник архіву повинен зафіксувати нові надходження в облікових документах.

Згідно з Рекомендаціями ВНІІДАД (п. 5.2.) Для фіксації облікових даних в архіві повинні бути наступні ділові папери:

• книга обліку надходжень електронних носіїв (інвентарна книга);
• книга обліку одиниць зберігання ЕД;
• список фондів;
• лист фонду;
• лист обліку ЕД фонду;
• опису електронних справ;
• реєстр описів.

Акт передачі документів: зразок

Нижче наведено типовий зразок акта прийому-передачі справ:

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Крім акту передачі справ, в Основних правилах наведено форму Книги обліку надходження і вибуття документів (Додаток 24). Ця книга - основний реєстраційний документ, в якому докладно описуються надходять в архів ділові папери і фіксуються факти їх вибуття. Крім того, ця форма є єдиною затвердженою і обов'язкової для використання в архівах організацій. Ми пропонуємо розширити її, додавши графи відповідно до наведеного вище описом. Тоді всі справи, передані до архіву, будуть описуватися в один обліковий діловому папері, незалежно від їх носія. При реєстрації справ на паперових носіях в цих графах досить поставити прочерк.

Використання електронних документів в архіві

ЕД хороші тим, що для того, щоб ознайомитися з ними, працівникам організації не потрібно йти в архів. Досить звичайного запиту, що направляється по електронній пошті. У відповідь на запит працівник архіву висилає файл потрібного ЕД або викладає файл в локальну мережу. Мабуть, навіть форми запиту винаходити не потрібно. Досить знати, що і кому направляється.

Знищення електронних документів

Рекомендації ВНІІДАД не містять розділу, присвяченого знищення ЕД. Але очевидно, що процеси знищення електронних і паперових носіїв аналогічні. ЕД навіть необов'язково виділяти і знищувати окремо. Порядок дій такий:

за результатами експертизи цінності ділових паперів організації (всіх, не тільки електронних) складається акт про виділення до знищення одиниць, що не підлягають зберіганню, який узгоджується експертною комісією;

ділові папери знищуються, про що повинен залишитися окремий документ: як правило, це або договір з підрядною організацією, що супроводжується актом приймання-передачі документів на знищення, або власний акт організації.

Форма акта про виділення до знищення ділових паперів, що не підлягають зберіганню, прикладена до Основних правил (Додаток 4). У неї вносяться всі ділові папери організації, термін зберігання яких закінчився, і які експертна комісія прийняла рішення знищити. У графі «Примітка» навпроти ЕД ставиться відповідна відмітка.

Як фізично знищити компакт-диски? Дуже просто: пропустити по одному через шредер або розрізати великими ножицями. Ніякого спеціального устаткування для цього не потрібно.

Читайте також: