Акт звірки з контрагентами: запит, лист, термін зберігання, розбіжності, зразок

1. Що таке акт звірки з контрагентами
2. мета формування
3. Чи обов'язково його робити
4. форма
5. нормативне регулювання
6. Як запросити такий АС
7. Якщо контрагент відмовляється підписувати акт
8. Розбіжності в документі
9. Термін зберігання

Один з найбільш популярних документів в бухгалтерському обліку, акт звірки , Дозволяє уникнути помилок рознесення виписок і платежів. У формі, ініціювати створення якої може будь-яка зі сторін господарських відносин, відображаються відомості фінансового характеру по відвантаженнях і оплатах між організаціями . На початку і в кінці акту звірки виводиться сума з заборгованістю на користь того чи іншого контрагента.

Основна функція документа - отримати письмове підтвердження або розбіжності від другої сторони. Документом можуть скористатися самі працівники бухгалтерії, перевіряючі, штатні юристи для складання претензії і учасники ліквідаційної комісії.

Що таке акт звірки з контрагентами

Поняття і суть

Незважаючи на те, що в чинному законодавстві немає чіткого визначення термінів видання такого документа, складання акту звірки (АС) є нормою для будь-якого порядного бухгалтера. Робота з документом, підтвердженим другою стороною, дозволить попередити помилки в податковому або бухгалтерському обліку.

Також наявність підшитого в справі акту завжди допоможе вирішити спірні питання, тому що по ньому можна довести факт прийняття до обліку тих чи інших сум. Згідно з Постановою Президії Вищого арбітражного суду, за номером 13096/12 від 2013 року, дата підписання акту звірки може використовуватися як день відліку нового строку позовної давності.

мета формування

1. Першою функцією, яку виконує акт звірки, є підтвердження господарських операцій. Особливо документ актуальний сьогодні, коли більшість організацій застосовують для розрахунків системи дистанційного банківського обслуговування. Рахунок-фактури підтверджують відвантаження, але тільки в односторонньому порядку, а акти прийому-передачі можуть повертатися від контрагентів роками. Причому господарюючі суб'єкти можуть «не надавати значення» відпрацюванні відвантажувальних документів навмисне.
2. Акт звірки потрібно для пред'явлення доказів у суді. Саме за цим документом можливо визначити наявність боргу (іноді порахувати) за відповідачем.
3. Двосторонній акт використовується в роботі інвентаризаційної комісії. Згідно облікову політику організації, бухгалтерія періодично може списувати безнадійні борги (щодо яких минув строк позовної давності). Відмітка бухгалтерії опонента дозволяє заново відраховувати період, протягом якого залишається можливість ініціювання судового розгляду.
4. Четвертою функцією, яку використовують бухгалтери, є проведення взаємних вимог між господарюючими суб'єктами при довгостроковому співробітництві.

Чи обов'язково його робити

Спеціальних вимог до періодичності складання і відпрацювання таких форм немає. Частота видання таких документів може визначатися облікової політикою організації в залежності від специфіки діяльності компанії. Наприклад, в газових компаніях зазвичай запитують такти звірок щоквартально.

форма

Як такої форми документа не встановлюється. Бланк завжди можна скачати в мережі інтернет і скористатися рекомендаціями щодо його заповнення .

За організаціями зберігається право вносити свої зміни в форму. Такі дії зазвичай відбуваються з метою підвищення інформативності АС.

Наприклад, одна організація має прострочений платіж за поставлений товар понад 30 діб. Якщо за умовами договору передбачаються пені, їх відображають в акті звірки, збільшуючи на цю суму кінцеве сальдо .

нормативне регулювання

Як вже зазначалося раніше, форма АС нічим не встановлюється. Разом з тим, при його складанні коректно буде застосовувати вимоги загальногалузевого Федерального Закону 129 «про бухгалтерський облік». У нормативі наводиться зміст обов'язкових до відбиття реквізитів:

• Найменування форми, дата складання;
• Детальний опис взаємодіючих суб'єктів відносин;
• Змістовна частина - господарські операції, що підлягають порівнянню між обліковими системами контрагентів;
• Підписи відповідальних посадових осіб з розшифровкою.

Щоб уникнути непорозумінь і претензій з боку опонентів або перевіряючих організації зазвичай закріплюють форму акту звірки в положенні про облікову політику.

Як запросити такий АС

• Можна використовувати кілька способів, найчастіше використовують відпрацьований канал зв'язку, наприклад, електронну пошту.
• Альтернативним варіантом запиту, який завжди можна буде підтвердити, є завантаження в комунікаційну систему. Зазвичай такі програми використовують обидва суб'єкти господарських відносин. Це можуть бути платформа «ДІАДОК», «Сбербанк бізнес онлайн» та інші додатки.

Звірка з контрагентами в програмі Бухгалтерія Контур описана в даному відео:

Якщо контрагент відмовляється підписувати акт

В такому випадку вихід тільки один - направити документ, оформлений за правилами бухгалтерського обліку рекомендованим листом (кур'єром) на юридична адреса опонента .

При цьому до акта звірки необхідно докласти супровідний лист . У своїх діях завжди можна послатися на те, що, якщо контрагент протягом 10 днів після вручення не надіслав свої заперечення ( акт з розбіжностями ), Акт звірки можна вважати офертою.

Розбіжності в документі

Зазвичай такі позначки ставляться в документах рідко. На практиці, бухгалтери, слідуючи етикету, намагаються залагодити суперечності в ході переговорів.

• Все обговорюється, якщо одна сторона визнає неточності в своєму обліку, її співробітники роблять коригування і підписують акт іншого боку.
• Якщо помилки виявлено на стороні ініціатора, формується новий акт, колишній документ вважається недійсним.

Термін зберігання

Період, протягом якого краще зберігати облікову документацію, зазвичай ґрунтується на приписах законодавця. З точки зору необхідності таких документів, вони можуть бути затребувані протягом строку позовної давності.

Нерідко такі документи запитують податкові органи , Тому в великих корпораціях зазвичай зберігають такі документи довше покладеного часу. Згідно із загальним правилом, зберігати такі документи слід не довше п'яти років після обревізованія.

Як зробити акт звірки по контрагенту, якщо з ним заведено кілька договорів, розповість це відео: