Архівний Центр: створення електронного архіву

1. Доступ до інформації
2. Чому варто зберігати документи в електронному архіві?
3. Етапи створення електронного архіву:
4. Виникли питання? Дізнавайтеся по телефону +7 (495) 920-82-91

Електронний архів - це не просто папка з відсканованими документами на комп'ютері у секретаря. Електронний архів - це проста і зручна система обробки і зберігання звичних вам документів в електронному вигляді.

Доступ до інформації

Ви можете створити електронний архів у себе на підприємстві та забезпечити доступ до нього всіх співробітників для додавання нової інформації. Або ж ви можете скористатися послугами архівного центру, фахівці якого візьмуть на себе всі турботи по створенню і веденню архіву ваших документів.

Чому варто зберігати документи в електронному архіві?

• Суворі правила зберігання: документи неможливо видалити або змінити, існує тільки одна єдино вірна копія кожного документа;
• Архіви мають строго впорядковану структуру, за збереженням якої стежить адміністратор;
• Своєчасне актуальне наповнення. Кожен новий підписаний договір або наказ буде в найкоротші терміни поміщений в архів.

спеціальні знання

Створення електронного архіву документів вимагає спеціальних навичок і знань. Тому вам найкраще буде звернутися в спеціалізовану компанію. Кваліфіковані співробітники створять архів швидко, точно, якісно і без шкоди робочому процесу. Вам не доведеться нести додаткові витрати на покупку дорогої техніки і програмного забезпечення.

Етапи створення електронного архіву:

1. Збирається загальна інформація про структуру компанії, документах для архівації. Визначається ступінь підготовленості співробітників і рівень їх доступу до документів. Визначається майбутня структура архіву і ступінь взаємозв'язку документів в ньому.
2. Встановлюється і налаштовується система електронного архіву документів. Налаштовується спеціальне обладнання для введення і захищеного зберігання: сканери, сервери, робочі станції обробки документів і т.д.
3. Система наповнюється. Це самий трудомісткий етап, що вимагає максимальних часових витрат. Саме тому його краще довірити професіоналам.

Наповнення системи також складається з декількох кроків:

• Сканування документів з подальшою обробкою
• Введення інформації в систему
• Створення картки документа, що дозволяє швидко його знайти.

Зберігання в електронному архіві

Сьогодні ви можете бути спокійні, скільки б тонн документів не накопичилося у вас на полицях. Гігабайти дискового простору вмістять дані про діяльність вашої компанії за кілька років, забезпечивши швидкий і зручний доступ до кожного документу. Тепер жодна, навіть найменша платіжка не згубиться при переїзді, навіть найстаріший контракт можна буде легко знайти і пред'явити на вимогу.

Виникли питання? Дізнавайтеся по телефону +7 (495) 920-82-91

або надішліть запит на [email protected]