Business Studio - Система бізнес-моделювання

1. Формалізація і контроль виконання стратегії

Цілі, які ставить перед бізнесом власник, є відправною точкою для розробки стратегії розвитку. У стратегії вибираються види діяльності, ринки і формулюються ті ключові конкурентні переваги, за рахунок яких компанія повинна домогтися успіху. Важливо розуміти, що стратегія може бути успішно реалізована тільки тоді, коли її розуміють співробітники компанії. Описуючи стратегію в більш-менш упорядкованій формі, ми підвищуємо ймовірність її успішної реалізації. Добре зарекомендували себе інструментом представлення процесу реалізації стратегії в розуміється формі є збалансована система показників ССП (Balanced ScoreCard, BSC), розроблена Робертом Капланом і Дейвідом Нортоном.

Збалансована система показників - це система стратегічного управління компанією на основі вимірювання та оцінки її ефективності по набору оптимально підібраних показників, що відображають всі аспекти діяльності організації, як фінансові, так і нефінансові.

Business Studio дозволяє провести формалізацію своєї стратегії, виділити і зафіксувати в стратегічній карті дерево цілей компанії, розробити показники досягнення цих цілей. Показники для наочності можуть бути розміщені на діаграмі стратегічної карти. Для кожного показника задаються цільове значення і дата, до якої потрібно його досягти, а також план досягнення в розбивці по обраному періоду вимірювання. Важливою можливістю системи є те, що вона забезпечує не тільки розробку, але і контроль досягнення цілей за допомогою збору значень показників з відповідальних за їх заповнення співробітників. Business Studio автоматично розсилає співробітникам звіти по e-mail, які вони повинні заповнити в Microsoft Excel, і завантажує їх в свою базу даних. Керівники компанії отримують можливість контролювати поточні значення показників, а також оцінювати їх динаміку за допомогою набору спеціальних звітів, які вони можуть:

• сформувати самостійно в системі Business Studio;
• отримати від співробітника як файл Microsoft Word;
• переглянути на корпоративному сайті компанії, який Business Studio формує автоматично.

Помітно розширює можливості по введенню і контролю показників додатковий модуль Cockpit ( докладніше про додаткові модулях системи ).

детально про методикою побудови ССП , Формалізації стратегії і контролі її виконання за допомогою Business Studio

2. Моделювання та оптимізація бізнес-процесів

Визначивши і формалізувати стратегію, можна перейти до створення моделі бізнес-процесів компанії. Тобто визначити ту діяльність, яку компанія повинна здійснювати для реалізації стратегії і досягнення поставлених цілей.

Business Studio дозволяє побудувати як комплексну ієрархічну модель діяльності компанії, так і описати ряд окремих процесів. Для цього в розпорядження бізнес-аналітика надаються найбільш популярні і зручні нотації моделювання: IDEF0, Процес (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart). Починаючи з третьої версії системи, підтримується і нотація EPC (Event Driven Process Chain)

Нотацію IDEF0 доцільно використовувати для побудови ієрархічної моделі бізнес-процесів верхнього рівня, а нотації Процес, Процедура і EPC - для моделювання процесів нижнього (операційного) рівня. Business Studio дозволяє змінювати нотацію моделювання при переході з опису процесів верхнього рівня до опису процесів нижнього рівня.

Для процесу можна визначити: Власника процесу, Виконавців процесу, вимоги до термінів виконання, використовувані документи і ряд інших параметрів.

Після опису моделі бізнес-процесів «як є» або проектування нових бізнес-процесів можна оцінити час і вартість виконання процесів. Для цього використовуються методики імітаційного моделювання і функціонально-вартісного аналізу (ФВА). Імітаційне моделювання дозволяє змоделювати послідовне виконання процесу, таким чином в результаті проведення ряду експериментів можна оцінити середнє значення і розкид часу виконання процесу. А задавши для кожного процесу використовуються кількісні та часові ресурси відповідно до методики ФВА за допомогою Business Studio можна розрахувати середню вартість виконання процесу і її розкид. Можливість отримувати не тільки середнє значення, а весь діапазон значень і частоту їх виникнення дозволяє бізнес-аналітику отримати в свої руки інструмент для тонкої настройки процесу.

Якщо отримані значення не влаштовують бізнес-аналітика або власника процесу необхідно перепроектувати бізнес-процес (оптимізувати або провести реінжиніринг), запустити процедуру імітаційного моделювання та оцінити нові значення часу і вартості. Всю отриману в результаті імітації статистичну інформацію можна зберегти і викликати на перегляд в будь-який момент.

Для кожного процесу можна визначити набір ключових показників ефективності KPI. В якості KPI можна використовувати показники з ССП або завести нові.

Докладніше про методику проектування моделі системи управління

Докладніше про методику функціонально-вартісного аналізу та імітаційного моделювання

3. Проектування: організаційна структура підприємства і штатний розклад

Організаційна структура підприємства

Організаційна структура підприємства є результатом розподілу обов'язків (зон компетенції, повноважень і відповідальності) за виконання спроектованих бізнес-процесів. Система дозволяє сформувати організаційну структуру компанії, штатний розклад, призначити Власників і Виконавців бізнес-процесів і сформувати організаційну діаграму. Результатом формування організаційної структури є документи Положення про підрозділ, що фіксують місце підрозділу в організаційній структурі, його права та обов'язки, взаємодія з іншими підрозділами і показники для оцінки ефективності його діяльності. А також Посадові інструкції фахівців компанії.

Найбільш часто встає перед бізнес-аналітиком питання організації праці - а скільки фахівців тієї чи іншої посади повинно бути в підрозділі? Business Studio на основі інформації про зайнятість посади в бізнес-процесах розраховує рекомендовану кількість фахівців. Отримане значення бізнес-аналітик заносить в властивості посади і остаточно формує штатний розклад. Кількість фахівців відповідно до штатного розкладу можна вивести на діаграму «організаційна структура поздразделенія», а також до Положення про підрозділ.

4. Формування і поширення регламентує документації

За створеної бізнес-моделі Business Studio автоматично формує всі основні регламентуючі документи організації: регламенти бізнес-процесів і процедур, положення про підрозділи, посадові інструкції.

Для забезпечення доступу співробітників до регламентної документації система дозволяє сформувати:

Пакет документів у форматі Microsoft Word для друку, передачі та ознайомлення під розпис співробітниками підприємства. ( Подивитися зразки ).

HTML-навігатор. Приклад. Це HTML-версія пакету регламентуючих документів, призначена для розміщення на внутрішньому порталі організації. HTML-навігатор дозволяє проводити швидкий пошук і аналіз інформації завдяки підтримці гіперпосилань між документами.

Система включає в себе Майстер створення звітів, за допомогою якого можна змінити або створити нові звіти і регламентуючі документи

Відеоролик «Налаштування звітів»

5. Побудова системи менеджменту якості

Business Studio дозволяє розробити, впровадити і підготувати до сертифікації систему управління відповідно до вимог стандартів ISO (ISO 9001, ISO 14001 та інших).

Розробка цілей в області якості Формування дерева цілей і показників їх достіженія.Построеніе стратегічної карти. Ідентифікація та опис основних і допоміжних процесів Графічне опис процесів в нотації IDEF0, Процес (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart) і EPC (Event Driven Process Chain). Опис властивостей процесів, включаючи визначення Власника, Виконавців та Учасників процесу. Розробка показників процесів Розробка показників та закріплення їх за відповідними процесами. Розробка документації СМЯ Автоматичне формування Матриць відповідальності, Настанови з якості, Регламентів процесів, Посадових інструкцій і Положень про підрозділи. Ознайомлення персоналу з документацією Поширення документів:

• в форматі Microsoft Word;
• в друкованому вигляді;
• у вигляді HTML-навігатора.

Підтримка документації СМЯ в актуальному стані Відображення змін і переформування документації. Збір результатів вимірювань Реєстрація фактичних значень показників.
Оперативне внесення повідомлень про невідповідності, виявлених в результаті проведення внутрішніх аудитів, моніторингу процесу, а також за претензіями споживачів або співробітників підрозділів.
Імпорт з файлів у форматі MS Excel. Планування та проведення внутрішніх аудитів Планування аудитів, реєстрація результатів їх проведення і формування звітів. Аналіз даних Аналіз поточних значень показників і динаміки їх змін.
Побудова гістограм для отримання наочного уявлення про динаміку процесу.
Побудова контрольних карт, що дозволяють відслідковувати стан процесу в часі.
Аналіз невідповідностей, їх наслідків та причин виникнення за методикою FMEA із застосуванням діаграми Ісікава. Розробка коригувальних і запобіжних дій і усунення невідповідностей Реєстрація розроблених заходів і побудова планів коригувальні та запобіжні дії. Поліпшення Здійснення в циклі збору інформації, її аналізу і вироблення рішення для оптимізації процесів і поліпшення системи управління компанією в цілому і зокрема системи менеджменту якості. Підготовка до сертифікації та сертифікація Можливість оперативно надати аудитору актуальної інформації безпосередньо в Business Studio або HTML-навігаторі.