Дебет-Кредит №36 - Практична бухгалтерія - Уроки з 1C: Бухгалтерія 7.7.
- Прибутковий касовий ордер Отримані з розрахункового рахунку грошові кошти надходять до каси підприємства....
- Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
- Касова книга
- аналіз інформації
Прибутковий касовий ордер
Отримані з розрахункового рахунку грошові кошти надходять до каси підприємства. Всі надходження готівки в касу оформляються прибутковим касовим ордером (ПКО) типової форми КО-1, затвердженої Наказом №51.
У програмі оприбуткування готівкових коштів в касу виконується документом "Прибутковий касовий ордер" (меню Документи / Каса). Готівкові кошти в касу надходять з різних джерел. При заповненні документа джерело надходження коштів вибирається в полі Вид операції (рис. 4). Залежно від значення в полі Вид операції будуть обрані кореспондує з касою рахунок і його аналітика. Оскільки в нашому випадку гроші надходять з розрахункового рахунку підприємства, вкажемо в цьому полі Надходження грошей з банку.
малюнок 4
При цьому в групі Аналітика буде обраний кореспондуючий рахунок 311 і "основний" розрахунковий рахунок. У групі реквізитів Касса, сума вибираємо "основну касу" підприємства, куди надходять готівкові кошти, і вказуємо пріходуемих суму. Валютою прибуткового ордера вважатиметься валюта, зазначена для обраної каси в довіднику "Счета нашей фірми". У реквізит Номер ПКО потрапляє черговий номер для друкованої форми прибуткового ордера, при цьому його можна змінити вручну. Програма веде автоматичну нумерацію ордерів для кожної каси (касової книги), збільшуючи відповідний реквізит в довіднику "Счета нашей фірми". У групі Реквізити ордера знаходяться текстові поля, які будуть перенесені в друковану форму ордера.
На закладці Додатково містяться реквізити, що вказують, чи належить операція до валових доходів або витрат, а також інформація для відображення першої події (якщо його потрібно визначити вручну). Якщо такої необхідності немає, перша подія буде визначено для замовлення, обраного в поле Замовлення на основній закладці. Ці поля заповнюються тоді, коли джерелом надходження грошових коштів є виручка.
Якщо проводки по касі можуть формувати інші документи конфігурації (в нашому випадку для операції надходження грошей з розрахункового рахунку в касу це був би документ "Банківська виписка"), необхідно відзначити прапорець Тільки зареєструвати, інакше проводка буде сформована двічі.
Кнопка Печать дозволяє надрукувати типову форму КО-1 прибуткового касового ордера або виконати "удруковування" даних в бланк суворої звітності. Перед друком перевірте форму документа на відповідність вимогам Наказу №51. Зокрема, в графі "Прийнято від ..." має бути вказано ПІБ особи, що здає гроші в касу. У разі необхідності друковану форму документа можна відредагувати. Для цього вимкніть кнопку 
( "Тільки перегляд") на панелі інструментів "Редактор таблиць" внизу робочої області програми. Подвійне клацання мишею в потрібному полі викличе режим редагування цього поля. Закінчивши введення, натисніть клавішу ENTER, щоб закрити редагування. Виправлену форму можна надрукувати (клавіші CTRL + P або кнопка 
на панелі інструментів), а при необхідності - зберегти в файлі (меню Файл / Зберегти або клавіші CTRL + S).
Заповнені документи "Прибутковий касовий ордер" зберігаються в журналі документів "Каса".
Для оформлення надходження в касу валютних коштів користуються тим же документом, який заповнюється аналогічно.
Введемо ще один документ для відображення надходження готівкових коштів з валютного рахунку (250 USD). У реквізитах Касса і Рахунок вибираємо, відповідно, валютну касу (USD) і валютний рахунок (USD). Інші реквізити заповнюємо аналогічно. На рис. 5 наведені проводки, сформовані цим касовим ордером. У зв'язку зі змінами курсу валюти в період, що розглядається, валютний касовий ордер виконує переоцінку валюти на валютному рахунку та в касі. У нашому випадку курс знизився, різниця негативна. По розрахунковому рахунку вона склала 14,72 = 3680 х (5,3222 - 5,3262); по касі (USD) 0,08 = 20 х (5,3222 - 5,3262). Курсові різниці, що виникають в операційній діяльності, враховуються окремо від неопераційних.
малюнок 5
Для віднесення курсової різниці до операційної в документі на закладці Додатково повинен бути відзначений прапорець Виникає курсова різниця буде вважатися операційної. При проведенні документа також сформовані проводки по позабалансовим рахунком ВЛ для податкового обліку. Визначення курсових різниць і віднесення їх до складу валових доходів або витрат в податковому обліку буде зроблено документом "Переоцінка валюти" за рахунком ВЛ в кінці кварталу за офіційним курсом НБУ на останній робочий день.
Видатковий касовий ордер
Для оформлення видачі коштів з каси підприємства вводяться документи "Видатковий касовий ордер" (меню Документи / Каса, рис. 6). Зовнішній вигляд екранної форми документа і процес його заповнення аналогічні документу "Прибутковий касовий ордер". Для нашого прикладу потрібно створити три видаткових ордера: два - для видачі зарплати співробітникам (створюються індивідуальні видаткові касові ордери для кожного) і один - для оформлення видачі валютних коштів під звіт. Нумерація ордерів ведеться за кожною касою окремо. При натисканні кнопки Друк формується друкована форма видаткового касового ордера КО-2.
малюнок 6
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
Належним чином оформлені касові ордери повинні реєструватися в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми КО-3 (окремо прибуткові і окремо видаткові документи). В журналі вказується дата, номер, призначення коштів і сума прибуткового касового ордера. У п. 3.11 Положення №72 спеціально згадано, що реєстрація може бути здійснена за допомогою технічних засобів. На момент написання статті до складу програми (використовується реліз 206) не входить форма журналу КО-3 реєстрації касових документів. Тому вести його потрібно вручну або з використанням інших засобів. Деяку допомогу в цьому може надати звіт "Реєстр документів", що формується після натискання кнопки "Реєстр" в журналі документів.
Після реєстрації в журналі прибуткові та видаткові касові ордери передаються касирові для прийому або видачі готівкових коштів.
Касова книга
Всі надходження і видача готівки в національній валюті враховуються в касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена Наказом №51). Так, відповідно до абзацу 2 п. 4.4 Положення №72, записи в касовій книзі повинні бути зроблені на підставі касових документів до початку наступного робочого дня, а також містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Крім автоматичної нумерації, повинна бути передбачена друк загальної кількості аркушів на останньому аркуші касової книги за місяць, і загальної кількості за рік - на останньому аркуші в році.
При формуванні звіту необхідно задати період, за який повинен бути побудований звіт (при завданні довільного періоду звіт формується за кожен касовий день в цьому періоді окремим листом касової книги, рис. 7). Якщо при формуванні звіту не вибрати касу, звіт буде сформований по всіх касах підприємства в національній валюті. Касир після здійснення необхідних дій по прийому грошей в касу знаходить на комп'ютері в журналі "Каса" потрібний прибутковий ордер і проводить його (ця дія відповідає запису в касову книгу, яку касир в цей момент повинен зробити при "ручному" обліку).
малюнок 7
Ті прибуткові ордери, за якими не було прийнято готівку до кінця робочого дня, так і залишаться проведеними. Вони будуть відображені в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, але до звіту "Касова книга" потраплять тільки проведені документи (рис. 8). Нагадаємо, що прибуткові касові документи, за якими не здійснено операції, перекреслюються, гасяться написом "Анульовано", передаються в бухгалтерію з іншими документами, підшиваються і зберігаються протягом 36 місяців в журналі анульованих документів.
малюнок 8
Після завершення всіх операцій за день касир друкує форму "Лист касової книги" в двох примірниках, перший з яких буде власне вкладним аркушем касової книги (відповідає невідривній частини книги при ручному обліку), другий - "Звітом касира". Правильність складання звіту зручно перевіряти, поки друкована форма знаходиться в електронному вигляді. Для цього в звіті передбачена деталізація. У тому місці, де покажчик приймає форму "лупи", при натисканні ENTER ви побачите операцію, якої вона відповідає, і можете переглянути та відредагувати операцію.
Після перевірки правильності складання і друку цих документів касир здає "Звіт касира" разом з прибутковими та видатковими документами в бухгалтерію під розпис у вкладному аркуші, який повертається касирові. Положення №72 вимагає підшивати вкладні аркуші касової книги окремо за кожен місяць і зшивати їх за рік (або в міру необхідності). Також необхідно протягом 36 місяців зберігати касову книгу в архіві підприємства на електронних носіях.
Швидше за все зберігати потрібно не електронні копії самих друкованих форм, а базу даних. В цьому випадку доведеться зберігати всю базу даних (в "1С: Бухгалтерія" вона неподільна і не можна виділити тільки касову книгу). На малюнку 8 приведена друкована форма аркуша касової книги для валютної каси. У ній відображені залишки на початок (106,52 = 20 х 5,3262) і кінець дня (106,44 = 20 х 5,3222) з відповідних курсів, курсова різниця, що виникла при переоцінці валюти, і операції, проведені протягом дня (в USD та в гривневому еквіваленті за поточним курсом НБУ).
аналіз інформації
Ми досить рідко формуємо регістри, відповідні журналам-ордерам і відомостям, але оскільки в ст. 5 Положення №72, присвяченій перевірці порядку ведення операцій з готівкою, згадується журнал-ордер №1 і відомість №1, їх, мабуть, слід мати. В "1С: Бухгалтерія" є стандартний звіт "Журнал-ордер по субконто" (меню Звіти / Журнал-ордер по субконто), який можна сформувати по субконто Наши грошові рахунки, вибравши потрібну касу. Він дозволяє формувати як журнал-ордер (дебетові обороти рахунків з кредитом субконто), так і відомість (кредитові обороти рахунків з дебетом субконто), і поєднати ці звіти. Візуально зручніше, коли вони надруковані окремо. Формувати такий звіт можна за місяць. Якщо вибрати деталізацію по датах, ви отримаєте форму самого журналу №1 і відомості №1. При деталізації "за операціями" - форму з деталізацією по кожному документу (із зазначенням змісту операції). Таким чином, ви будете мати документи, необхідні для перевірки.
Для роботи зручніше користуватися стандартним звітом "Аналіз рахунку по датах". При завданні довільного періоду звіт буде сформований за кожен касовий день. Необхідні цифри деталізуються до операції. Досить зручні також звіти "Аналіз рахунка по субконто" і "Оборотно-сальдова відомість по рахунку".
Обговорити на форумі Дт-Кт "Автоматизація бухгалтерського обліку"