Ділове листування. Ведення ділової переписки (приклади)

1. де застосовується
2. види кореспонденції
3. структура
4. Вимоги до листа
5. Листування англійською
6. Приклад. вступ
7. виклад матеріалу
8. Речення
9. Заключна частина
10. Етикет і грамотність
11. Практика і тренування
12. готові приклади

Кожен з нас як мінімум кілька разів в житті писав формальні листи і записки. Де б ми не були і чим не займалися, - в будь-якій сфері має місце своя ділове листування, яку необхідно вести з метою з'ясувати якісь моменти, уточнити інформацію, задати питання і так далі. Якщо раніше таке явище було частіше поширене в паперових заявах і пересилання листів начальству (а також діловим партнерам), то сьогодні ця категорії понад значного поширення набула в навколишньому середовищі.

Знати, як правильно ведеться ділове листування, потрібно навіть в тому випадку, якщо ви просто робите замовлення в якомусь інтернет-магазині і хочете спілкуватися з його представником.

У цій статті ми опишемо деякі основні моменти, з яких складається ділове спілкування. Ми звернемо увагу на те, які нюанси слід враховувати при обміні листами зі своїми партнерами; чому не можна нехтувати, якщо не хочете здатися співрозмовнику некомпетентним і неввічливим, а також згадаємо правила, яких слід дотримуватися в будь-якій ситуації.

де застосовується

Очевидно, що найчастіше ділове листування використовується в робочому процесі. Якщо ви працюєте в компанії, то ви однозначно зіткнетеся з необхідністю складати такий вид кореспонденції. Оскільки мова йде про бізнес-моментах, неважко зрозуміти, що і стиль письма повинен бути відповідним - максимально формалізованим і офіційним.

Від того, наскільки якісно вам вдасться налагодити ведення ділової переписки, залежить подальше враження співробітників компанії, куди вирушає лист, про вас і вашу фірму. Тому до процесу написання тексту і його оформлення слід підійти максимально відповідально.

В першу чергу, якщо ви шукаєте, як ведеться ділове листування, ми рекомендуємо ознайомитися з нашою інструкцією. У ній ми, як уже було відзначено вище, наведемо як якісь теоретичні моменти, так і практичні питання. В кінці статті постараємося навести деякі приклади оборотів, які є типовими для формального стилю письма. Зрештою, використовуючи базу з цієї статті, ви зможете самостійно складати якісні тексти для подальшого спілкування з контрагентами.

види кореспонденції

Відразу ж, розмірковуючи про те, чим є ділове листування, хотілося б звернути увагу на її види. Так, можна виділити лист-запит і, відповідно, лист-відповідь; лист інформаційного характеру (найчастіше направляється клієнту); подяки (в знак подяки за надану послугу), лист-повідомлення, нагадування, попередження; лист рекомендаційного характеру; гарантійне і супровідний лист. Насправді це - лише самі часто використовувані типи, з яких складається як реальна, так і електронна ділова переписка. Отже, з ними ми і будемо зустрічатися на практиці частіше за все.

структура

Логічно, що для більш зручної організації в написанні будь-якого листа нам було б корисно працювати з його якоїсь структурою або планом. Це дозволить вам розбити задачу на більш дрібні етапи, виконати які набагато простіше. Наприклад, продумайте лінію свого листа так, щоб охопити ті теми, які вам потрібно викласти максимально точно. Скажімо, якщо ви пишете питання про те, якою ціною має та чи інша продукція, постарайтеся коротко викласти мотив: навіщо ви пишете в компанію (оскільки ви хочете придбати або замовити той чи інший товар); проясніть головну мету (дізнатися, у скільки вам обійдеться замовлення 10 одиниць товару з певними опціями). Нарешті, уточніть, в якій формі ви хотіли б отримати розрахунок, і запитайте, чи робиться знижка на такий обсяг продукції.

Зрозуміло, ця інформація і без того очевидна - просто слід логічно розібрати, що ви хочете написати. Крім того, не можна забувати і про оформлення та вимоги. Детальніше про це розповімо далі.

Вимоги до листа

Отже, правила ділового листування свідчать, що всі листи повинні бути, по-перше, короткими. Це головне правило того, що воно буде прочитано. Погодьтеся, всі ми не любимо, коли нас завантажують великим об'ємом інформації. Якщо цей лист ділового характеру, воно не повинно бути величезним - в такому випадку його можуть просто проігнорувати. Якщо не виходить скоротити інформацію відразу - зробіть це після того, як напишете першу чернетку свого листа.

По-друге, ваш партнер (учасник листування) повинен розуміти, про що йде мова. Тобто, лист слід зробити інформативним і зрозумілим. У ньому потрібно помістити ті відомості, які ви хотіли б донести таким чином, щоб уникнути додаткових питань і не витрачати час на уточнення деталей.

По-третє, лист слід зробити якомога більше поважних по відношенню до вашого партнера або співробітника компанії, який буде його читати. Це правда - чим більше поваги ви проявите до свого співрозмовника, тим більше шансів, що він належним чином відреагує на ваше прохання і, врешті-решт, ви досягнете бажаного ефекту.

Листування англійською

У деяких випадках вести переговори слід англійською (або будь-якому іншому, крім російської) мовою. Це нормально, особливо якщо мають місце взаємини з іноземними контрагентами. Примітно, що правила ділового листування діють щодо будь-якої мови: відрізнятися можуть хіба що стилістичні обертів. Ваше завдання полягає в тому, щоб підібрати найбільш підходящий до ситуації, в якій опинилися ви і ваш партнер (співрозмовник).

Ділове листування англійською мовою, безумовно, вимагає володіння ним на досить високому рівні, тому, якщо це не про вас, рекомендуємо звернутися до професійних перекладачів. Важливо, щоб переклад здійснював людина, що володіє спеціалізованою промовою, яка входить в мову ділового листування.

Приклад. вступ

Дуже важливо в будь-якій розмові то, як ви його почнете. В цьому сенсі етикет ділової листування нічим не відрізняється від живого спілкування: насамперед потрібно привітати співрозмовника і якось ввести його в розмову. Привітанням може бути стандартне "Здрастуйте", а ось вступ повинні бути більш індивідуальним. Наприклад, можна вказати коротку мету свого листа ( "Звертаємося до вас з тим, щоб уточнити деякі відомості про ваш продукт. В першу чергу нас цікавить вартість моделі" А1 "). Інший варіант: "Як продовження нашої телефонної розмови про модель" А1 ", пишу вам з питанням про вартість даного продукту"). Також можна просто описати свою ситуацію: "Пишу вам з тієї причини, що в 2010 році в нашу компанію звернувся ваш партнер, що пропонує від вашого імені почати співпрацю в даній сфері".

виклад матеріалу

Далі за тим, як ви написали деякий вступ в своєму листі, слід зробити уточнення з приводу того, навіщо ви пишете. Наприклад, після того, як поставили запитання про ціну товару, уточніть, що вас цікавить. Можна написати так: "Ми б хотіли замовити N-ну кількість одиниць продукції за умови доставки її за адресою X". У випадку з продовженням телефонної розмови, можна викладати ваш запит - навіщо ви написали людині після того, як поговорили з ним по телефону (скажімо, щоб підтвердити намір здійснити операцію): "А саме: нам цікавий товар N за умови, що він буде поставлятися з опцією X ". Якщо ж брати до уваги третю версію, можна також почати розвивати тему вашого бажання співпрацювати з компанією. Опишіть, що це в ваших інтересах, і що партнер отримає якусь конкретну вигоду від взаємодії з вами, якщо погодиться на нього: "Вам буде цікаво знати, що курс нашої компанії було змінено, після чого став ще ближче до інтересів вашого бізнесу".

Речення

Будь-яка ділова переписка (приклади, які ми наводимо, також обов'язково мають таку властивість) вимагає логічній послідовності. Якщо спочатку ви писали про те, навіщо пишете, то далі йде конкретизувати і розширювати цю думку. Вкажіть, що ви хотіли б від співрозмовника ширше - можливо, намалюйте йому перспективу вигоди від згоди працювати з вами. Ця частина, за всією логікою, повинна бути "піком" вашого листа, кульмінацією свого роду. Якщо спочатку ви плавно підходили до того, що вас цікавить перш за все, то в цій частині слід "розкрити карти". Вся ділова переписка (приклади листів вище - не виняток) повинна бути побудована за такою плавною кривою, що йде вгору. Тоді читач ваших рядків буде розуміти ваші настрої і, таким чином, йому буде комфортніше спілкуватися з вами. Не робіть якихось стрімких стрибків, не переходьте з однієї теми на іншу.

Як показують приклади, якщо вам потрібно обговорити, наприклад, два незв'язаних питання, ви можете зробити поділ по частинах статті, розбивши її на параграфи. Це зручно як для читача, який буде візуально бачити момент, де ви переходите від одного питання до іншого; так і для вас, оскільки в такому випадку ви пишете так, ніби мова йде про двох різних листах.

Якщо ж говорити про наших прикладах, слід написати: "Крім цього, ми хотіли б зробити повторне замовлення продукції N, з приводу якої ми з вами взаємодіяли місяцем раніше". Або: "При підходящої для наших умов ціною ми хотіли б налагодити з вами постійну співпрацю в даній сфері, збільшивши канал збуту до XY тисяч одиниць". Нарешті, можна і так: "Якщо ваша зацікавленість в роботі з нами все ще залишається в силі, прошу ас повідомити нам це."

Кожен другий зразок ділового листування побудований за таким принципом, тому нічого страшного в цьому немає. Навпаки, часто виділення заголовків допомагає орієнтуватися краще, оскільки прибирає "суцільний текст", робить своєрідні "якоря" в ньому, до яких можна прикріпитися візуально.

Заключна частина

Нарешті, закінчувати лист слід в тому ж дусі, в якому ви його починали. Якщо пишете подяку, - напишіть, що вам приємно співпрацювати з описуваної вами компанією; якщо це - комерційна пропозиція, вам слід висловити подяку за увагу до вашого листа і надію на подальшу взаємодію з цією людиною. Потрібно розуміти, що те, як ви закінчите свій лист, в чому визначає підсумкове думка про вас і вашої компанії. Вся ділова переписка (приклади листів це доводять постійно) побудована на ввічливості - тому завжди пам'ятайте про необхідність подякувати співрозмовника, висловити надію, похвалити його або залишити свою рекомендацію. Кінцівку для свого тексту вам слід підібрати таким чином, щоб повністю відповідати описаної в листі проблеми.

Приклади: "Ми сподіваємося зберегти вас як свого постійного партнера з надією на стабільну співпрацю в подальшій своїй діяльності". Або "Ми щиро вдячні за приділену увагу і сподіваємося, що зможемо розвивати співпрацю з вами в подальшому". Або "Дякую за увагу. Сподіваюся, ми зможемо продовжити забезпечувати ваші інтереси на ринку N і надалі".

Етикет і грамотність

Ні в якому разі не забувайте про ввічливість. Як уже підкреслювалося вище, вона важлива, якщо вас цікавить ділове листування. Фрази типу "радий співпраці", "дякую за увагу", "прошу вибачення за турботу", "будемо раді бачити вас», «не складете ви нам компанію" та інші. Останні дві, до речі, відносяться, скоріше, до запрошень на корпоративні святкування, ніж до ділового листування.

Завжди, в знак поваги, додавайте до фраз "будь ласка", "дякую", "будьте люб'язні" і так далі там, де це доречно.

Не меншу важливість в процесі написання ділових листів має і грамотність людини. Точніше сказати, якщо вами буде допущена хоч одна елементарна помилка в процесі створення листи, можна сказати, що співрозмовник сформує про вас зовсім інша думка, ніж те, яке ви очікуєте. Тому намагайтеся писати максимально грамотно і перевіряти всі кілька разів. Якщо не знаєте, як знаходити помилки і виправляти їх самостійно, скористайтеся послугами коректора або спеціалізованими сервісами. Це дуже просто, зате дозволить вам бути впевненими в своєму тексті.

Практика і тренування

У мережі, як уже зазначалося вище, існує безліч прикладів готових ділових листів на будь-яку тематику. Ми не стали вставляти їх сюди цілком, оскільки, насправді, в цій статті просто не вистачить місця для розміщення настільки великого обсягу інформації. Натомість ми вирішили викласти просто якісь основні правила і принципи, ознайомитися з якими у вас була можливість вище. Втім, це, звичайно ж, далеко не всі кроки, які слід зробити на шляху до вивчення ділового листа. Насправді найважливішу роль в цій сфері відіграє практична напрацювання.
Якщо ви вивчите, скажімо, 5-10 прикладів готових листів, а також прочитаєте нашу статтю і отримаєте якісь правила звідси, вже дуже скоро у вас вийде писати листи за потрібне вам чином. Насправді цього достатньо для того, щоб створити будь-який лист в рамках ділової переписки.

готові приклади

Оскільки, як уже зазначалося вище, присутня величезна кількість готових прикладів, у студентів і початківців фахівців виникає спокуса використати чужу, готову напрацювання для того, щоб справити на її основі власний проект. Хочеться сказати, що цього робити не рекомендується на практиці, тоді як в навчанні - будь ласка.

У процесі вивчення того, що пишуть в інших листах, ви зможете легше орієнтуватися в тому, що потрібно уточнювати в своїй кореспонденції. Це нормально, оскільки людині властиво вчитися безпосередньо на досвіді.

Правда, якщо вам надійде завдання скласти повноцінне ділове лист, намагайтеся спершу переглянути приклади і вибрати найбільш підходящий для свого завдання. Потім потрібно максимально адаптувати його під ту ситуацію, яка склалася у вас із загальної концепції, але при цьому написати його заново для того, щоб заснувати свій стиль викладу і письма. Адже, можливо, вам вдасться донести інформацію краще, а саме спілкування зробити більш продуктивним і ефективним.

Вчіться і практикуйтеся! І ви за досить короткий період часу зможете створювати власні ділові листи!