DIRECTUM в ТОВ «Газпром газомоторне паливо»: рішення задач розподіленої компанії

Система DIRECTUM замінила СЕД «Дело» в ТОВ «Газпром газомоторне паливо». Фахівцями DIRECTUM автоматизовані ключові бізнес-процеси організації і підключені до роботи співробітники 9 філій компанії, розташованих в різних часових поясах. Проект пройшов в два етапи, на одному з яких був випробуваний новий підхід до впровадження ECM-системи.

ТОВ «Газпром газомоторне паливо» - підприємство, створене за участю ПАТ «Газпром» - є єдиним оператором з розвитку ринку газомоторного палива в Російській Федерації. ТОВ «Газпром газомоторне паливо» представлено 9 філіями: в Москві, Санкт-Петербурзі, Казані, Єкатеринбурзі, Томську, Самарі, Ставрополі, Краснодарі і Калінінграді.

Щоб підвищити ефективність і прозорість внутрішніх бізнес-процесів в квітні 2015 року керівництво компанії прийняло рішення про впровадження DIRECTUM. ECM-система повинна була замінити існуючу в організації СЕД «Дело», яка перестала відповідати вимогам бізнесу. Основні завдання, що стояли перед командою впровадження:

• скорочення паперового документообігу і прискорення електронного;
• виключення втрати документів;
• скорочення часу на створення, узгодження та пошук документів;
• підвищення виконавської дисципліни та взаємозамінності співробітників.

На першому етапі проекту акцент був зроблений на використання стандартної версії системи DIRECTUM 5.1 з мінімальними модифікаціями модуля «Канцелярія» під бізнес-процеси замовника. При впровадженні застосовувався новий підхід до дослідження і проектування:

• замість повноцінного дослідження - демонстрація системи і GAP-аналіз для виявлення розбіжностей між процесами компанії і тим, що пропонує система;
• замість проектних рішень - переліки модифікацій.

В результаті першого етапу проекту, який зайняв всього 12 тижнів, в електронний вигляд були переведені процеси роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією, розпорядчими документами та службовими записками.

На другому етапі за допомогою модуля «Управління договорами» команда впровадження автоматизувала складний процес узгодження договірних документів в головному офісі та філіях організації. При цьому були враховані тонкощі узгодження договорів з урахуванням проведення конкурсних процедур і інших складнощів договірної роботи підприємства.

Вчора в системі DIRECTUM працює понад 550 співробітників компанії. У 9 філіях організації, розташованих в різних часових поясах від Калінінграда до Томська, робота в системі реалізована через термінальний доступ. Різниця в часових поясах не позначається на термінах виконання завдань в філіях - все терміни вказуються за московським часом.

Проект завершено, проте керівництво компанії вже планує подальший розвиток системи. У планах автоматизація процесу обміну документами з Автомобільними газовими наповнювальними компресорними станціями (АГНКС) ТОВ «Газпром газомоторне паливо» за допомогою сервісу Synerdocs, а також інтеграція DIRECTUM і 1С для оптимізації узгодження первинної бухгалтерської документації та рахунків на оплату.