Документуємо діяльність колегіальних органів

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і рішення, прийняті на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів *. Протокол веде який призначається або обирається секретар або спеціально призначена особа.

Протоколи оформляють на загальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Реквізити протоколу наступні:

- найменування вищестоящої організації;

- найменування організації;

- найменування структурного підрозділу (при необхідності);

- назва виду документа (протокол);

- дата засідання;

- Номер документа;

- місце засідання;

- гриф затвердження (у тому випадку, якщо протокол підлягає затвердженню);

- заголовок до тексту;

- текст;

- підписи.

Майте на увазі:

Якщо засідання триває кілька днів, вказують дату початку і через тире - дату закінчення засідання, наприклад 01 - 03.12.2016.

Протоколи, як правило, мають порядкову нумерацію з початку календарного року, яка водночас означає і кількість проведених засідань. Разом з тим індекс протоколу може складатися з порядкового номера в межах календарного року і через косу риску - порядкового номера з моменту обрання цього органу.

У реквізиті «Місце засідання» вказують місто (село, селище), в якому відбулося засідання, а не юридична адреса юрособи.

У заголовку протоколу призводять вид колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу в родовому відмінку. Наприклад: Протокол засідання експертної комісії.

У тексті протоколу виділяють дві частини - вступну та основну.

Вступна частина містить строго певну інформацію, располагаемую завжди в однаковому порядку.

Спочатку вказують прізвище та ініціали голови та секретаря.

Далі в алфавітному порядку (без вказівки посади) призводять прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу, а потім - прізвища та ініціали запрошених із зазначенням їх посад.

На великих розширених засіданнях і зборах присутніх вказують тільки кількісно, а список прізвищ докладають до протоколу.

наприклад:

Були присутні: 35 осіб (список додається).

Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. У ній вказують питання, що виносяться на обговорення, прізвища та ініціали доповідачів, а також, в разі необхідності, їх посади.

Питання на порядку денному повинні розташовуватися так, щоб першими були найбільш важливі і складні.

Слова «Порядок денний» друкують від межі лівого поля (без відступу). Після них ставлять двокрапку. Кожне питання порядку денного нумерують арабською цифрою і поміщають з нового рядка з абзацного відступу. Формулювання питань починають з прийменника «про» чи «про».

наприклад:

На порядку денному не повинно бути питання, сформульованого словом «різне».

Якщо на розгляд винесено багато питань, порядку денного можна не вносити в текст протоколу, а оформити її у вигляді додатку. Тоді в протоколі роблять відсилочну запис: «Порядок денний засідання додається».

Основна частина протоколу відображає роботу колегіального органу. У ній записують всі виступи. Будується ця частина по розділах відповідно до порядку обговорення питань порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами. При цьому зауважте: номер розділу повинен відповідати номеру питання порядку денного.

Кожен розділ будується за традиційною схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Ці слова пишуть прописними літерами, кожне з нового рядка, після них ставлять двокрапку. Таким чином, вони візуально розбивають текст, і це дозволяє швидко знайти потрібний питання.

Розділ починають словом «СЛУХАЛИ». Його пишуть від лівого поля без відступу поруч з цифрою, яка позначає порядковий номер питання. У наступному рядку з абзацу вказують прізвище та ініціали доповідача у родовому відмінку. Після прізвища ставлять тире і з великої літери викладають основний зміст доповіді (повідомлення). Текст викладають від третьої особи однини, наприклад: «Вказала на необхідність надання ...».

Якщо текст або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається».

Практично таким же чином оформляють розділ «ВИСТУПИЛИ». Однак з певними відмінностями, а саме:

- слово «ВИСТУПИЛИ» пишуть від лівого поля без нумерації;

- прізвища виступаючих в цьому розділі вказують в називному відмінку. Якщо виступаючих кілька, то прізвище й ініціали кожного з них пишуть з абзацу. Далі ставлять тире і з великої літери наводять суть виступу.

Текст викладають від третьої особи однини. При цьому кожну думку виступаючого доцільно починати з абзацу.

З кожного питання порядку денного приймають рішення. При цьому спочатку призводять слово «УХВАЛИЛИ» або «ВИРІШИЛИ» (без відступу від лівого поля). Далі з абзацу фіксують саме рішення. Якщо в постанові (рішенні) містяться різні за характером питання, то його ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Розділ «УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)» друкують через 2 - 3 міжрядкових інтервалу після попереднього тексту.

Постановляю частина протоколів, як і розпорядчі документи, має бути конкретною і містити складові частини: кому, що зробити і в який термін.

Прийняті рішення записують, починаючи найчастіше словами: «затвердити (той чи інший доповідь)», «схвалити (ті чи інші заходи)», «інформацію взяти до відома», «затвердити проект в прийнятій редакції (або з урахуванням внесених змін та поправок ) ».

Особлива думка з приводу прийнятого рішення учасник засідання за своїм підписом може викласти на окремому аркуші, який додається до матеріалів протоколу. Про наявність окремої думки у протоколі роблять позначку після запису відповідного рішення.

При необхідності в протоколі вказують результати голосування з тих чи інших питань, які стали підставою для прийняття рішення. Результати голосування, наприклад по кожній кандидатурі, записують таким чином: «За Борисенко А. Ю. подано 22 голоси, проти - 1, утрималися - 3».

У разі коли приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ докладають до протоколу і в ньому роблять посилання на номер і дату протоколу. При наявності інших документів, які розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, їх нумерують арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу роблять посилання на ці додатки. При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не призводять.

Протокол підписують голова та секретар.

Найбільш важливі засідання на великих підприємствах стенографують. Після розшифровки стенограми докладають до протоколу.

Залежно від повноти висвітлення перебігу засідання протоколи бувають короткими і повними. У короткому протоколі вказують тільки порядок денний, прізвище доповідача, прізвища виступили під час обговорення і прийняте рішення. Такий протокол не дає уявлення про хід обговорення питання, про думках, висловлених у дебатах. Його можна вести в тому випадку, коли засідання стенографується або ведеться фонозапис, а також коли тексти доповідей і виступів додаються до протоколу. У будь-якому випадку стенограма і фонограма не виключають протоколу. Короткими протоколами оформляють також оперативні наради. У всіх інших випадках складають повний протокол.

Рішення колегіальних органів, зафіксовані в протоколі, доводять до виконавців у вигляді:

- постанов і рішень;

- виписки з протоколу;

- наказів - на підприємствах, що діють на принципі єдиноначальності.

Всі документи, пов'язані з підготовкою засідання (перш за все це складання і узгодження порядку денного, підготовка списку учасників засідання та запрошених, складання довідок і доповідних записок по запропонованим до обговорення питань, текстів та тез доповідей, проектів передбачуваних рішень), обов'язково підшивають до протоколу.

Наведемо зразок протоколу на с. 61.

Бувають випадки, коли необхідно зробити виписку з протоколу. Як зазначалося раніше, виписка - це завірена копія частини тексту службового документа. У виписках роблять її первісному вигляді запис змісту виписуються розділів, пунктів, абзаців.

Виписка оформлюється на відповідному бланку або на чистому аркуші формату А4 або А5 (залежно від обсягу інформації).

З відповідного протоколу без будь-яких змін, доповнень або скорочень в виписку переносять такі реквізити:

- найменування організації (07);

- найменування структурного підрозділу (08) - якщо протокол складено в результаті проведення виробничої наради або засідання окремого структурного підрозділу;

- дату документа (11);

- реєстраційний індекс документа (12);

- місце складання або видання документа (14);

- заголовок до тексту документа (19).

Замість слова «ПРОТОКОЛ» пишуть «ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ».

Наведемо зразок виписки з протоколу.

При оформленні виписки вступну частину протоколу призводять майже повністю. Тільки в порядку денному вказують виключно той пункт або пункти, за якими робиться виписка. При цьому нумерацію пунктів зберігають.

Потім з основної частини дослівно виписують текст потрібного розділу (розділів). Як правило, виписку роблять по одному питанню порядку денного, вказуючи пункти «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ» (пункт «ВИСТУПИЛИ» зазвичай опускається).

Далі проставляють реквізит «Підпис» з прізвищами голови і секретаря. Однак особисто ці особи виписку з протоколу не підписують.

Обов'язковим реквізитом витягу з протоколу є відмітка про завірення копії (27). Про її оформленні см. на с. 19 .

У певних випадках, передбачених нормативними документами, виписки завіряються печаткою (при її наявності).

висновки

• Хід засідань (нарад, зборів, конференцій) колегіальних органів фіксують в протоколах.
• Датою протоколу є дата засідання колегіального органу.
• На великих розширених засіданнях і зборах присутніх вказують тільки кількісно, ​​а список прізвищ докладають до протоколу.
• Рішення колегіальних органів, зафіксовані в протоколі, доводять до виконавців у вигляді постанов, рішень, наказів або у вигляді виписки з протоколу.
• Всі документи, пов'язані з підготовкою засідання, обов'язково підшивають до протоколу.