Електронний квиток в системі координат бухгалтера

Бурхливий розвиток науково - технічного прогресу знаходить своє відображення в різних областях, в тому числі і в сфері обліку. Багато видань уважно відстежують всі процеси, які відбуваються в даному напрямку, публікуючи найбільш актуальні матеріали про нові об'єкти обліку, які з'явилися в останні роки. До числа таких, без сумніву, можна віднести і електронні авіаквитки, які з'явилися відносно недавно. Вони заслуговують на те, щоб загострити увагу на головні особливості їх обліку в господарській діяльності.

Навіщо це потрібно?

На сьогоднішній момент поява електронних авіаквитків є одним з етапів планомірного розвитку цивільної авіації. До їх введенню багатьох авіаперевізників підштовхнуло те, що використання авіаквитків суттєво скорочує витрати авіакомпанії. Це стосується компаній, які складаються в ІАТА - міжнародної асоціації повітряного транспорту. Саме вона і стала ініціатором введення електронних авіаквитків, оскільки переважна частина її членів здійснює 90% всіх міжнародних авіаперевезень.

- екологічний ефект, який виражається в збереженні значних площ лісів;

- електронний квиток важко втратити. При цьому, якщо ви втратили паперовий авіаквиток, то за його відновлення доведеться платити чималий грошовий штраф;

- при необхідності в електронний квиток можна вносити зміни;

- придбати електронний квиток можна для пасажира незалежно від того, в якій країні світу він знаходиться. Вам не буде потрібно передавати йому електронний бланк. Посадка на борт літака проводиться на підставі документа, що посвідчує особу, в якості якого зазвичай виступає паспорт, а також номери придбаного авіаквитка.

- введення електронних авіаквитків робить процедуру реєстрації на рейс простий і зручною. У багатьох аеропортах з'явилися спеціальні термінали самообслуговування, завдяки яким пасажири зможуть отримувати посадочні талони без участі співробітників авіакомпанії.

Природно, що використання електронної форми авіаквитків можливо лише при відповідному технічному забезпеченні, спеціальної підготовки персоналу як в самих авіакомпаніях і відповідних їм агентствах, так і аеропортах. Рішення даних завдань створить відмінні умови для активного використання авіаквитків, не тільки на рейсах усередині країни, але і за її межами. В цьому випадку ключову роль набуває завдання комп'ютерних баз даних і мереж від різного роду збоїв, а також несанкціонованого доступу до них сторонніх осіб. Це основні недоліки, які має система електронного оформлення авіаквитків.

Форма електронного квитка

Так що ж являє собою електронний авіаквиток? Відповідно до розділу 3 Правил № 187 «електронним квитком називається документ, який включає роздрук маршруту, електронні купони, а також при необхідності і документ для посадки». В даному розділі також присутні визначення електронного купона і роздруківки маршруту.

Так, згідно з ним, електронним купоном можна вважати «частина електронного авіаквитка, основне використання якого перевезення на певному рейсі. Електронним купоном може бути і будь-якої іншої документ, що його замінює, зберігання якого здійснюються в базі даних системи бронювання перевізника ». Під роздруківкою маршруту розуміється «документ, який пасажир, що здійснює подорож за електронною авіаквитком, отримує від авіаперевізника. У ньому містяться прізвище пасажира, а також інформація про рейс і повідомлення ». Документом для посадки називається посадковий талон, який видається пасажиру в ході процедури реєстрації.

Однак такі формулювання зрозумілі далеко не всім. Тому варто викласти суть електронного авіаквитка більш зрозумілою мовою. Раніше, коли були розповсюджені тільки паперові авіаквитки, після скоєння процедури бронювання авіаквитка онлайн і подальшої оплати вся найбільш важлива інформація, така як дані про пасажира, маршруті, а також вартості перельоту відбивалася в квитку, який оформлявся на паперовому носії. У випадку з електронним квитком ситуація дещо інша. Вся інформація зберігається в комп'ютерній базі даних компанії-авіаперевізника. Право на перевезення пасажир підтверджує, пред'являючи роздрук маршруту, яку йому видає або сама авіакомпанія, або представляє її агентство. Роздруківка даного документа в більшості випадків проводиться на паперовому носії. Для посадки в літак пасажирові необхідно пред'явити паспорт і номер авіаквитка, який вказаний в роздруківці маршруту. Доказом здійснення перевезення виступає посадковий талон, який залишається у пасажира і по прильоту в кінцеву точку маршруту.

Взагалі-то при посадці на рейс достатнім буде, якщо пасажир просто пред'явить паспорт, а також назве номер квитка. Однак в реальності іноді виникають такі ситуації, при яких мати при собі роздруківку маршруту буде не зайвим. Отримати її пасажир може, якщо робить покупку квитка у авіакомпанії або в офісі її агента або на глобальних серверах ( www.checkmytrip.com або www.viewtrip.com ).

По-перше, для того, щоб отримати візу або пройти просту процедуру паспортного контролю, в деяких країнах вимагають пред'явлення зворотного квитка. Саме в роздруківці маршруту і присутня інформація про нього.

По-друге, не потрібно забувати, що в роботі комп'ютерних систем досить часто відбуваються збої. У цьому випадку наявність у вас на руках роздруківки маршруту є гарантією того, що ви отримаєте транспортну послугу. Крім цього згідно пп.6.1.3 Правил № 187 у пасажира немає права на авіапереліт, «якщо він не може підтвердити те, що авіаквиток в електронній формі був належним чином наданий» йому.

Статус основного мови, який застосовується в електронних системах розрахунків, які використовуються членами ІАТА, належить англійському. Як приклад можна привести додаток 1, де представлена ​​роздруківка маршруту електронного квитка рейсу Київ - Москва .

Як видно, в даній роздруківці присутня вся необхідна інформація. Однак нам цікавіша форма оплати і вартість авіаквитка. Якщо бронювання авіаквитка і його подальша оплата сталася з використанням платіжної картки, тоді покупець на свою електронну адресу повинен отримати файл, який підтверджує придбання авіаквитка. В цьому випадку, роздруківку даного документа пасажир здійснює самостійно.

Ряд агентств, які займаються продажем авіаквитків, виробляють їх роздруківку самі, використовуючи для цього розроблений самим агентством фірмовий бланк. Але в цьому випадку, у пасажира відсутні будь-які додаткові гарантії і переваги. Крім того, в самій авіакомпанії такий документ не може розглядатися в якості документа, що зобов'язує надати транспортну послугу. Для авіакомпанії ключове значення має присутність електронного купона в базі даних. Тому особливої ​​ролі не грає, пред'явив пасажир роздрук маршруту, виконану на спеціальному бланку, або в якості звичайного носія використовувався звичайний аркуш паперу. Таким чином, використання спеціального бланка - це тільки додаткові витрати, тому багато авіакомпаній їх не використовують.

Електронний квиток в системі координат бухгалтера

Але не у всіх поява електронних авіаквитків викликало лише позитивні емоції. З їх введенням облікові служби багатьох підприємств отримали ще одну проблему, оскільки стало не зрозуміло, які документи вважати підставою для відшкодування витрат відрядження особи на покупку електронного авіаквитка. Крім того, який документ брати за основу при обліку даного виду витрат у валових витратах. Логічно шукати рішення, орієнтуючись на інструкцію № 59 і закон про прибуток.

Відомо, що саме нормами Інструкції № 59 здійснюється регулювання складу і порядку відшкодування тих витрат, які виникли в результаті службових відряджень. У даній інструкції, зокрема в п.1.4 р.II відзначається, що в разі відрядження працівника за межі України проводиться компенсування його витрат «на проїзд, куди відноситься і попередній замовлення авіаквитків онлайн , Оплату зборів, що стягуються в аеропортах, провезення багажу до місця відрядження, а крім цього в зворотному напрямку і за місцем відрядження ». Такий же підхід застосовується і щодо відряджень в межах України. Відшкодування зазначених витрат відбувається тільки «якщо в наявності є оригінальні документи, подтверждающіестоімость цих витрат, у вигляді транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій)». Таким чином, основним моментом в даному випадку, є наявність транспортного квитка.

Поняття квитка досить чітко визначає розділ 3 Правил № 187: Квитком може називатися документ, в назві якого присутня назва «Пасажирський квиток та багажна квитанція». До цієї ж категорії належить і електронний квиток, який перевізник або його агент видає пасажиру. Крім того, в ньому присутня договір перевезення, повідомлення, а також польотні та пасажирські купони.

Наведене вище визначення дозволяє говорити про те, що транспортним квитком може бути як паперовий, так і електронний авіаквиток. У зв'язку з цим виникає тільки одні питання, яким чином можна прикласти електронний авіаквиток до авансового звіту.

Ми вже відзначали, що електронний квиток складається з трьох частин: електронного купона, який має вигляд записи в базі даних авіаперевізника, роздруківки маршруту і посадкового талона. Вважаємо, що нікому не прийде в голову думка вимагати у співробітника електронний купон під звіт, оскільки він має вигляд комп'ютерного запису і не має матеріальної форми. Доказом існування його, а також електронного квитка є роздруківка маршруту і посадковий талон. Їх по завершенні відрядження в паперовому вигляді має надавати підзвітну особу.

Роздруківка маршруту містить в собі всю необхідну інформацію, яка підтверджує факт того, що господарська операція дійсно була здійснена. Посадочні талони є доказом отримання транспортних послуг. Тому в даному випадку відмови у відшкодуванні вартості придбаного авіаквитка просто не існує.

Однак використання такого підходу знаходить розуміння не у всіх керівників. Лист МФУ від 10.01.2008 р № 31-18030-07-21 / 147 містить висновок про те, що роздруківка маршруту «не може бути документом, що підтверджує вартість витрат на проїзд, які поніс працівник в ході відрядження. Внаслідок цього воно не може вважатися підставою для відшкодування таких витрат ». Разом з тим, відповіді на головне питання, що можна назвати транспортним квитком в оригіналі стосовно електронного авіаквитка, зараз з боку цього відомства немає. Також дане відомство говорить про те, що основними документами, які можуть стати підтвердженням витрат, є роздруківка маршруту і посадковий талон.

Швидше за все, в даному відомстві хотіли сказати, що роздрук маршруту не може виступати в якості розрахункового документа? Однак, відповідно до закону РРО, проїзні документи відносяться до категорії розрахункових. Статус проїзного документа має і електронний квиток, що дозволяє робити висновки про те, що роздруківка маршруту також може бути розрахунковим документом, оскільки в ній присутній і вартість авіаквитка , І форма його оплати.

Так як все нове з великими труднощами проникає в сучасне життя, то неважко передбачити реакцію перевіряючих на авансовий звіт, в якому міститься лише роздрук маршруту. Тому, при оформленні відрядження необхідно до авансового звіту докладати не тільки роздруківку маршруту, а й посадковий талон.

Залежно від обраної форми це може бути чек РРО, касовий ордер або чек платіжної системи, виписка по картковому рахунку, Акт виконаних робіт та оригінал рахунку. Набагато простіше при оформленні квитка отримати такий документ, ніж в подальшому оскаржувати штрафи, що накладаються представниками податкових органів.

До слова сказати, українським чиновникам непогано б повчитися у російських колег. Ще в 2007 році Міністерство фінансів РФ визнало роздрук маршруту виправдувальним документом. І це зважаючи на те, що введення електронних квитків в Росії відбувається повільнішими темпами, ніж в Україні. Тому до Інструкції № 59 вже зараз необхідно вносити відповідні зміни.

Якщо ж розглядати ситуацію з податковим обліком прибутку, то тут відповідно до пп.5.4.8 ст.5 Закону про прибуток, витрати відряджених осіб на проїзд можна включати до валових витрат, але лише в тому випадку, якщо є оригінали транспортних квитків. Відповідно до цього, витрати на придбання електронного квитка, які підтверджені роздруківкою маршруту і посадковим талоном, можна враховувати у складі валових витрат. Розрахунковий документ також не завадить. Варто пам'ятати, що мова йде, перш за все, про відрядження, які пов'язані з основною діяльністю платника податку.

Таким чином, електронний авіаквиток - це ще одна можливість заощадити свій час і зробити прийняття рішень більш оперативним. Навіть проблеми, пов'язані з необхідністю їх обліку в діяльності організації, не повинні стати перешкодою на шляху активного впровадження електронних авіаквитків по всій країні.

www.fly.kiev.ua