Функціональні області логістики: функція постачання або управління закупівлями

У попередній статті була описана перша з чотирьох основних функціональних областей логістики - транспортно-експедиційна функція. Наступною за значимістю є функція організації постачання або управління закупівлями.

Робота будь-якої компанії багато в чому залежить від наявності сировини, витратних матеріалів, комплектуючих, запчастин та інших товарів і послуг, які постачають інші підприємства. Діяльність з організації постачання або управління закупівлями спрямована на те, щоб забезпечити отримання всього вищевказаного в потрібній кількості, потрібної якості, в потрібний час, в потрібному місці і за вигідною ціною.

Організацію постачання можна розглядати в двох аспектах: оперативному та системному.

Оперативний аспект - це щоденна діяльність, спрямована на недопущення дефіциту товарів або послуг, тобто матеріальних і нематеріальних ресурсів необхідної кількості і якості, необхідних для безперебійної діяльності компанії. Несвоєчасна поставка може привести до невиконання зобов'язань перед кінцевим споживачем. Показником хорошої роботи служби постачання часто служить відсутність претензій у споживача, і в більшості компаній нічого більшого, ніж «боротьба з дефіцитом», від служби логістики і не вимагають.

Системний аспект - це процес управління закупівлями, вибудовування зв'язків і взаємодія з іншими відділами компанії, зовнішніми постачальниками, облік потреб і запитів кінцевого споживача, стратегічне планування, розробка нових закупівельних схем і методів та інше. Потенціал системного аспекту організації постачання дуже великий. Але реалізація цього потенціалу залежить від здатності керівництва компанії ефективно розподіляти корпоративні ресурси і ставитися до функції постачання не тільки як до засобу латання дірок.

Торкаючись термінології, можна відзначити, що за кордоном сфера діяльності щодо забезпечення фірми-виробника або торгової компанії необхідними видами матеріальних ресурсів або готової продукції традиційно називається Purchasing або Procurement - тобто «закупівлі» або «постачання». Аналогічна область діяльності у вітчизняній практиці до цих пір нерідко називається «матеріально-технічне постачання» або «матеріально-технічне забезпечення». Лише в останні роки цю область діяльності стали визначати як «закупівельну логістику».

На сьогоднішній день не існує усталеної термінології та однозначної прив'язки кожного з таких термінів, як «закупівля», «поставка», «постачання», «забезпечення сировиною і матеріалами», до конкретного процесу. Часто «закупівлею» називають разову операцію з придбання необхідної сировини, матеріалів або товарів, що відповідає оперативному аспекту діяльності служби закупівель компанії. Терміном же «постачання» описується весь процес закупівельної діяльності в цілому: виявлення необхідності в матеріалах, сировину і послуги, пошук, аналіз і вибір постачальників, розвиток відносин з ними, переговори за ціною, якістю та іншим умовам, контроль якості продукції, що поставляється та інше, що відповідає системному аспекту діяльності.

Управління всім, хто входить матеріальним потоком (матеріальними ресурсами, комплектуючими та товарами), що надходять в компанію, часто називають «постачальницьким (матеріальним) менеджментом», під яким слід розуміти:

• Планування і контроль поставок.
• Закупівлі.
• Приймання і контроль якості.
• Зберігання та відпуск на виробництво або реалізацію.
• Розпорядження незатребуваними або неякісними залишками.
• Утилізація відходів виробництва.

Для опису процесів закупівлі в поєднанні з плануванням і контролем поставок користуються терміном «управління закупівлями».

Управління закупівлями - область діяльності, в результаті якої компанія набуває необхідні товари і послуги. Процес закупівлі є організоване придбання продукції для подальшої переробки або перепродажу в залежності від роду діяльності компанії - торговельної або виробничої.

Діяльність логістичного підрозділу, відповідального за закупівлі, включає вирішення наступних завдань:

• визначення потреби в матеріальних ресурсах;
• пошук потенційних постачальників;
• вибір постачальника на альтернативній основі;
• вибір методу закупівлі;
• встановлення прийнятної ціни, умов оплати і умов поставки;
• моніторинг конкурсних торгів до моменту його доставки;
• оцінка продукції, що поставляється, постачальника і послуг.

При цьому переслідуються наступні цілі:

A. Придбання товару за найбільш вигідною ціною, при оптимальних умовах поставки та оплати.

B. Забезпечення максимальних знижок за рахунок грамотно вибудуваної політики закупівель.

C. Зниження витрат і витрат, пов'язаних із закупівлями.

Зниження закупівельних цін на матеріальні ресурси і товари дозволить компанії залишатися «в ринку», тобто продавати продукцію з прибутком, маючи можливість без збитків варіювати ціну реалізації в залежності від ринкової ситуації.

Оптимізація умов поставки та умов оплати здатна істотно скоротити загальні витрати і підвищити ефективність закупівель. Так, наприклад, мінімізація авансових платежів, етапні часткові оплати, відстрочки платежів - реальні шляхи зниження загальних витрат. Якщо постачальник товару пропонує транспортні послуги по вартості меншою, ніж транспортні компанії, з якими ви працюєте, вибір умов поставки «до дверей» знизить кінцеву ціну товару.

При забезпеченні максимальних знижок необхідно пам'ятати про протиріччя в роботі логістичного підрозділу, про які йшлося в попередніх статтях. Як правило, знижки даються постачальниками в залежності від обсягу продукції, що закуповується, що не завжди відповідає оптимальним товарним партіям, складським ресурсів і вільним оборотних коштів компанії.

Блок чергових цілей логістичного менеджменту виглядає так:

D. Забезпечення високої оборотності товарних запасів.

E. Гарантована доставка товарів до заданого часу.

F. Оптимізація товарних партій.

Високу оборотність забезпечує один з головних постулатів логістики - товар повинен бути поставлений в потрібній кількості, в потрібний час, в потрібне місце, з певною якістю. Відсутність товару в момент, коли на нього є попит, і поставка в період зниження або припинення попиту ведуть до зростання товарних запасів і зниження оборотності. Крім того, несвоєчасні поставки і неоптимальні розміри товарних партій збільшують складські витрати і знижують рівень оборотних коштів компанії.

Наступною метою є:

G. Придбання товару найкращої якості.

Якість матеріалів, комплектуючих, товарів і послуг безпосередньо визначає конкурентоспроможність компанії на ринку і непрямим чином позначається на логістичних витратах, оскільки витрати компанії на доведення якості до прийнятного рівня можуть бути дуже значні.

Далі, величезне значення мають:

H. Взаємодія тільки з надійними постачальниками.

I. Підтримка партнерських відносин з надійними постачальниками.

Ефективність служби логістики в області закупівель багато в чому визначається надійністю постачальників. Зрив термінів поставки, поставка товарів неналежної якості, недопоставка, зміна договірної ціни в процесі поставки - ось основні ризики при роботі з ненадійним постачальником. Тому при виборі контрагента необхідно проводити ретельний аналіз за кількома критеріями, якими можуть бути: якість пропонованої продукції, можливість своєчасної доставки, ціна, сервіс і інші. З добре зарекомендували себе постачальниками доцільно встановлювати партнерські відносини, що виходять за рамки підписаних контрактів. Це може дуже позитивно позначитися на вирішенні багатьох складних і спірних питань в майбутньому.

необхідні:

J. Постійна взаємодія з іншими підрозділами компанії.

K. Організація роботи відповідно до корпоративних цілей і логістичної стратегією компанії.

Раніше докладно йшлося про взаємодію логістичних підрозділів компанії з іншими підрозділами, конфлікт інтересів і відповідно цілям компанії. Все це повною мірою стосується і фахівців, що займаються закупівлями. Актуальна інформація про графіки поставок для складу та відділу продажів, графіках платежів для фінансового підрозділу, узагальнена інформація для топ-менеджменту, координація закупівель з бюджетом компанії і планами продажів - все це повинно бути основним правилом роботи фахівців, що відповідають за управління закупівлями.

Бажано:

L. Автоматизувати облік придбаних товарів і запасів.

Ні для кого не секрет, що автоматизація будь-яких управлінських процесів - це підвищення їх ефективності. Повною мірою це відноситься і до закупівель. Автоматизація прибутково-видаткових операцій, безперервне наявність актуальної інформації по залишках на складі дозволяють прогнозувати поставки і оперативно приймати рішення про закупівлю тих чи інших матеріальних ресурсів.

Слід налагодити систему:

M. Підвищення кваліфікації, мотивування і стимулювання діяльності фахівців, зайнятих в постачанні і закупівлю.

Високої ефективності і максимальної віддачі можна очікувати тільки від персоналу, що володіє високою кваліфікацією, професійними знаннями і навичками, а також мотивованого на виконання своїх обов'язків з найбільшою користю для компанії. Тому одним з найважливіших завдань логістичного менеджменту є підвищення професійного рівня співробітників шляхом навчання, тренінгів, перепідготовки та створення мотиваційних і стимулюючих важелів для максимально ефективної роботи підрозділу, який відповідає за закупівлі.

Які ж основні функції виконує підрозділ, що займається закупівлями, і як воно взаємодіє з іншими функціональними підрозділами компанії? Робота тут йде за такою схемою:

1. Визначення потреби в матеріальних ресурсах. Як правило, ця інформація є результатом спільної роботи підрозділів закупівель, маркетингу і продажів, виробництва, складу, операційно-аналітичної служби та фінансового департаменту.
2. Пошук постачальників, аналіз даних, вибір постачальників. Ця функція має на увазі ретельне дослідження ринку постачальників цікавить продукції, пошук постачальників, що найбільш відповідають критеріям «ціна / якість / надійність / терміни». Крім того, необхідно враховувати ділову репутацію, місце розташування, фінансову стійкість, досвід роботи на ринку і величезна кількість інших чинників.
3. Визначення умов поставки та оплати: переговори з постачальниками, на яких обговорюються умови поставки, форми і умови оплати, можливість отримання відстрочок платежу, знижки, гарантійні зобов'язання, післягарантійний сервіс, технічна та маркетингова підтримка продукції виробником та інше.
4. Укладання договорів та контроль виконання. Ця функція виконується при тісній співпраці з юридичними і фінансовими службами компанії, оскільки вкрай важливо зафіксувати в договорі все інтереси компанії і описати можливі нештатні ситуації, включаючи санкції за порушення умов договору. Особливо слід відзначити узгодження з фінансистами моменту переходу права власності на товар, що дуже важливо для бухгалтерського і податкового обліку.
5. Отримання матеріальних ресурсів, перевірка продукції, що поступає і підтвердження якості. Ця функція включає обробку надходить матеріального потоку, його ідентифікацію для цілей обліку, перевірку кількості та якості, контроль відповідності договору поставки, відвантажувальних документів і сертифікатів.
6. Підготовка необхідних звітів і документів з постачання і передача їх до бухгалтерії. Цей етап необхідний для коректного формування бухгалтерією вхідної ціни на товар і вкрай важливий для недопущення помилок в матеріальному обліку.
7. Зворотній зв'язок з постачальником. Постачальник повинен бути проінформований про результати відбулася поставки, кількості і якості продукції, що надійшла. Повинні бути знайдені шляхи врегулювання претензій компанії в разі їх наявності.

Таким чином, дотримуючись вищеописаним цілям і безумовно виконуючи перераховані функції, логістичне підрозділ компанії, що відповідає за закупівлі, забезпечує безперебійне та ефективне функціонування компанії і підвищує її конкурентоспроможність на ринку товарів і послуг.

Андрій Ломтев, заступник генерального директора УКЦ «УНІВЕРСИТЕТ КЛІМАТУ»