Книга обліку руху трудових книжок

1. Вимоги до зовнішнього вигляду Книги
2. Заповнення Книги обліку руху трудових книжок
3. Зразок заповнення Книги обліку руху трудових книжок

• Завантажити актуальний бланк книги обліку трудових книжок (Формат Word)

• Завантажити зразок заповнення книги обліку руху ТК .

Для фіксації фактів переміщення трудових книжок всередині організації наймач зобов'язаний вести книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (далі - Книга), яка заповнюється і зберігається в тому відділі, в чиї функції входить оформлення прийому і звільнення співробітників - зазвичай в кадровій службі, бухгалтерії або секретаріаті.

У Книзі робляться записи про наступні події:

• Отримання від прийнятого працівника його трудової;
• Оформлення нової книжки для співробітника, якщо для нього це перше місце роботи;
• Видача при необхідності дублікатів трудових;
• Оформлення нового вкладиша в книжку, якщо в старій закінчилися сторінки;
• Передача на руки працівникові, що звільняється співробітнику його трудової під розпис.

Всі відомості вносяться до реєстру від руки в хронологічному порядку.

Вимоги до зовнішнього вигляду Книги

Спираючись на законодавчо встановлені правила і рішення Московського суду, що стосуються їх порушення, можна скласти список вимог, які потрібно врахувати при оформленні Книги:

• У журналу краще передбачити тверду обкладинку, здатну витримати весь період її ведення (НЕ рік, як для більшості реєстрів, а до моменту заповнення всіх аркушів) і передбачений термін зберігання Книги - до 75 років.
• Всі листи Книги повинні відповідати формі, затвердженій в Постанові Мінпраці Росії № 69 від 10.10.2003.
• Книга повинна володіти наскрізною нумерацією і бути прошита. Виходячи зі сформованої практики, можна стверджувати, що обидва варіанти - і нумерація сторінок, і нумерація аркушів - будуть вірними. Головне, забезпечити цими діями неможливість додавання або вилучення з цільної Книги окремих елементів.
• На останній сторінці Книги повинна стояти заверительная запис, що містить:
  • назва журналу;
  • число сторінок (або листів), вказане цифрами і прописом;
  • дату закладу реєстру;
  • підпис з розшифровкою П.І.Б. і посади котрий запевняє особи.

Важливо! Право на запевнення Книги закріплено тільки за керівником організації або ІП. Ні його заступник, ні особа, відповідальна за ведення трудових книжок, не можуть розписатися в запису на звороті журналу.

• Скріплення ниток прошивки і заверительной записи має бути здійснене сургучною печаткою або пломбою. Причому при скріпленні Книги можна використовувати в якості заміни пломбі паперову наклейку, адже абз. 4 п. 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок дозволяє тільки варіант з сургучем.

Недотримання вищевказаних правил розглядається як адміністративне правопорушення і може викликати накладення на організацію штрафу або навіть призупинення діяльності юридичної особи.

Заповнення Книги обліку руху трудових книжок

Уніфікованої формою з Додатку №3 до Постанови Мінпраці №69 від 10.10.2013 передбачено 13 стовпців. Розглянемо особливості заповнення відомостями окремих граф.

Графа 1 «№ п / п»

Містить порядковий номер рядка, що вноситься до Книги. Всі записи журналу, від першої до останньої, повинні мати наскрізний номер.

Графа 2-4 «Дата прийому на роботу, заповнення трудової книжки або вкладиша до неї»

Вказується відповідно число, місяць і рік виробленої записи. Формат внесення дати передбачено такий же, як і при заповненні самих трудових книжок, тобто арабськими цифрами, по два (число і місяць) і чотири (рік) елемента.

З огляду на, що дата заповнення трудової книжки в організації може відрізнятися від дати оформлення співробітника (від п'яти до семи - при первинному заповненні книжки для працівника - днів), то краще, якщо дата, зазначена в поточних графах, буде відповідати моменту заповнення трудової, а не надходження співробітника на роботу.

Графа 5 «ПІБ власника трудової книжки»

Заповнюється особистими відомостями, узятими з паспорта. Особливу увагу варто звернути на те, щоб дані були ідентичні документу, що посвідчує особу, наприклад, якщо «Федір» записано в паспорті з буквою «Е», в Книзі ім'я цього співробітника теж треба відобразити через «Е». Прізвище, ім'я та по батькові вносяться цілком, заповнення графи ініціалами забороняється.

Графа 6 «Серія та номер трудової книжки або вкладиша до неї»

Відображаються реквізити вступників, заведених або вибувають бланків трудових, в яких ведуться записи. Формат реквізитів може відрізнятися в залежності від періоду випуску бланків:

• з 1938 року - серія і номер на бланках не передбачалися. У Книзі робиться запис «б / н» або ставиться прочерк;
• з 1974 року - серія містила римські цифри і букви, а номер мав 7-значний формат;
• з 2003 року - серія позначається російськими буквами, номер складається з 7 арабських цифр.

Важливо! Реквізити вкладиша до трудової книжки реєструються в Книзі, тільки якщо він оформляється в цій організації. Якщо співробітник при надходженні на роботу передає свою трудову книжку з уже наявними в ньому вкладишем, занесенню в графу 6 підлягають тільки серія і номер самої трудової книжки.

Графа 7 «Посада, професія, спеціальність працівника»

Заповнюється назвою трудової функції, яку виконує працівник. Формулювання посади повинна збігатися з відомостями, зазначеними в трудовому договорі та інших первинних документах: наказі про прийом на роботу, штатному розкладі, особовій картці та ін.

Графа 8 «Найменування місця роботи, куди прийнято працівника»

Вносяться дані, також взяті з трудового договору та штатного розкладу і містять коротку назву роботодавця і найменування відділу або служби, де буде працювати співробітник.

Графа 9 «Дата і № наказу про прийом на роботу»

Включає реквізити наказу чи іншого документа (наприклад, протоколу загальних зборів), на підставі якого співробітник затверджений на посаді. Як і при заповненні бланка трудової, в цій графі номер наказу вказується після його дати, а не до. Стовпець заповнюється тільки при реєстрації руху трудової книжки, а при видачі вкладиша графа прочёрківается.

Графа 10 «Розписка відповідальної особи, яка прийняла або заповнила трудову книжку»

Ставиться особистий підпис (без розшифровки) особи, яка призначена відповідальною за ведення і зберігання трудових книжок в організації і яке зафіксувало запис в Книзі.

На практиці бувають випадки, коли новий співробітник приходить на роботу в кадрову службу і виявляє, що Книга в організації досі не велася. Тоді, оформивши доповідну записку на ім'я керівника, щоб звільнити себе від відповідальності за відсутність обов'язкового журналу в попередніх періодах, новий кадровик оформляє Книгу «з нуля».

При цьому він повинен внести в реєстр ті трудові книжки, які на даний момент вже зберігаються в організації. Відомості про наявні трудових заповнюються з урахуванням хронології, тобто книжки, що надійшли раніше, потрібно вказати першими, а пізніше - останніми. Але так як новий кадровик сам особисто у працівників ці книжки не брав, в графі 10 за цими рядками він розписуватися не повинен.

Графа 11 «Отримано за заповнені трудові книжки або вкладки до них (руб.)»

Містить суму, передану співробітником в рахунок оплати за новий бланк, заповнений на нього. У разі, якщо внутрішній розпорядок роботодавця не передбачає справляння витрат на бланки з працівників або якщо суть події, внесеного в Книгу, не пов'язана з витратою нового бланка (наприклад, реєстрація вже раніше заповнюють трудової нового співробітника), то в графі 11 ставиться прочерк.

Графа 12 «Дата видачі на руки трудової книжки при припиненні трудового договору»

Заповнюється датою останнього дня роботи співробітника у даного наймача. У разі, коли співробітник бере перед звільненням відпустку, то офіційно його останній день роботи буде збігатися з останнім днем ​​відпочинку, але фактична видача трудової книжки на руки і грошовий розрахунок проводиться до відпустки. Незважаючи на це, в графу 12 все одно вноситься офіційна дата завершення роботи співробітника в організації.

Графа 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки»

Ця графа може містити:

• при отриманні особисто - підпис співробітника, який отримує на руки при звільненні свою трудову книжку;
• при неявці працівника за трудовою - реквізити повідомлення (рекомендованого листа або телеграми), що містить звернення до колишнього працівника з проханням з'явитися в організацію для отримання своєї трудової книжки;
• при відправці трудової книжки поштою - дата відправлення.

В останніх двох випадках чеки і квитанції, отримані в поштовому відділенні, необхідно підшити до особової справи колишнього співробітника.

Зразок заповнення Книги обліку руху трудових книжок