Особливості особової справи працівника

В даний час на законодавчому рівні відсутні норми, які регламентують порядок ведення особових справ працівників бюджетної установи. Уникнути помилок допоможе наша стаття.

Відкривають особиста справа на працівника після видання наказу про зарахування його на роботу. Перелік документів, які долучаються до особової справи, можна знайти в указі Президента РФ від 30 травня 2005 № 609 «Про затвердження Положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особистої справи». Незважаючи на те що даний документ регламентує ведення особових справ держслужбовців, їм можуть скористатися й інші установи. До складу особової справи входять:
- внутрішній опис документів справи;
- особова картка працівника (форма № Т-2);
- письмову заяву з проханням про прийом на роботу;
- власноруч заповнена і підписана анкета;
- копія паспорта та копії свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану;
- копія трудової книжки або документа, що підтверджує проходження військової чи іншої служби;
- копії документів про професійну освіту, професійну перепідготовку, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння наукового ступеня, вченого звання (якщо такі є);
- примірник трудового договору, а також екземпляри письмових додаткових угод, якими оформляються зміни і доповнення, внесені до трудового договору;
- копії документів військового обліку;
- атестаційний лист працівника, який пройшов атестацію, і відгук про виконання ним посадових обов'язків за атестаційний період;
- копії наказів про заохочення (накладення дисциплінарного стягнення);
- документи, пов'язані з оформленням допуску до відомостей, що становлять державну або іншу охоронювану законом таємницю;
- інші документи, перебування яких в особовій справі буде доцільним.
Як правило, кожна справа має фотографію працівника (зазвичай форматом 4 х 6 см). Звичайно, буде краще, якщо фотографії оновлюються не рідше ніж раз на п'ять років або ж після досягнення працівниками віку 20 і 45 років.
Всі документи особової справи розташовуються в хронологічному порядку (в порядку їх прийняття або оформлення, тобто спочатку у внутрішній опис вносяться документи, які були прийняті або оформлені при прийомі на роботу, далі - в хронологічному порядку їх надходження в кадрову службу), брошуруються, сторінки нумеруються. Протягом всього часу роботи людини його особиста справа може поповнюватися паперами.

Загальні правила. Особиста справа ведеться протягом всього періоду роботи кожного фахівця установи, що значиться в штаті: періодично при необхідності вносяться записи у відповідні розділи особової справи. Причому це можливо лише за наявності підтвердних документів (завірених копій). До внесення записів деталі можуть уточнюватися уповноваженою посадовою особою в особистій бесіді з працівником. Всі записи вносять від руки пір'яний або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, розбірливо і без виправлень. При необхідності ці відомості завіряються підписом уповноважених осіб.
Звернемо увагу і на такий момент. Деякі фахівці вважають, що в розділ особової картки «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу» вносяться записи, які є в трудовій книжці, тобто про прийом і постійних перекладах. Однак це дещо не так. Сюди слід вносити дані не тільки про постійні перекладах, а й про тимчасові. Причому не забудьте з кожної внесеної записом в даний розділ ознайомити працівника: цього вимагають вказівки щодо заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати.
Якщо була реорганізація. На практиці фахівці стикаються і з таким питанням. В установі відбулася реорганізація і посадові оклади деяких працівників змінилися. Чи потрібно це відображати в особовій картці? Давайте розбиратися.
Форма № Т-2 (визначена наказом Мінстату України від 5 січня 2004 № 1) містить розділ «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу». Тут для відображення посадового окладу передбачена графа 4 «Тарифна ставка (оклад), надбавка, руб.». Однак підставою для внесення запису є наказ про прийом на роботу або про переведення на іншу роботу.
У статті 72.1 Трудового кодексу РФ сказано: «Переклад на іншу роботу - постійне або тимчасове зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому працює працівник (якщо структурний підрозділ було зазначено в трудовому договорі), при продовженні роботи у того ж роботодавця , а також переведення на роботу в іншу місцевість разом з роботодавцем ».
Виходить, що, якщо при реорганізації змінилися тільки посадові оклади, але працівники залишилися на колишніх посадах і структурних підрозділах, вказувати нові оклади в особовій картці не потрібно.
Якщо ж в результаті реорганізації відбулася зміна найменування посади або структурного підрозділу, це буде переведенням працівника. Тому в зазначений розділ особистої картки потрібно внести відповідні записи.
Прикінцеві записи. Завершальний документ в папці особової справи працівника - копія наказу про розірвання трудового договору.
До особової справи додається внутрішній опис і заповнюється в міру включення документів в справу. Вона складається відповідно до додатка 10 до Основних правил роботи архівів організацій, які схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 роки ( завантажити зразок ).
Після звільнення працівника його особиста справа готується для передачі в архів.

Права працівника в області захисту персональних даних
Вся інформація про працівника, необхідна роботодавцю у зв'язку з трудовими відносинами, що отримується кадровою службою, відноситься до персональних даних, сторони (працівник і роботодавець) зобов'язані дотримуватися норм, встановлені Законом № 152-ФЗ і главою 14 Трудового кодексу РФ.