Планування часу робочого дня: правила, методи і помилки

1. Планування робочого дня
2. Що включає в себе планування
3. Чому важливо планувати робочий день
4. Хто повинен планувати свій робочий день
5. Методи планування робочого дня
6. Правила планування часу робочого дня
7. Основні помилки при плануванні робочого дня

Доброго дня! У цій статті ми поговоримо про планування робочого дня.

Сьогодні ви дізнаєтеся:

1. Навіщо планувати свій робочий день;
2. Кому це потрібно;
3. Як правильно планувати робочий день.

Планування робочого дня

У 21 столітті ритм життя помітно прискорився і продовжує набирати обертів. Якщо раніше для того, щоб бути успішним, потрібно виконувати один обсяг роботи, то зараз для досягнення успіху потрібно виконувати набагато більше. І люди починають стикатися з браком часу. Якщо гнатися за виконанням всіх повсякденних завдань, які кожен день підкидає нам життя, часу зовсім не залишається.

Планування робочого дня - інструмент, який допомагає не тільки ефективно використовувати робочий час, а й скорочувати його. Це не банальний список справ, який потрібно виконати в строгій черговості. Планування - здатність вибирати, що потрібно зробити, чому і коли.

Саме тому грамотне планування не тільки структурує все, що ви робите за день, але і звільняє ваш час. В першу чергу потрібно виконувати найголовніші справи - це головне правило тайм-менеджменту . Кожній людині, у якого на роботі є вільний час і немає чіткого розкладу, корисно розподіляти свій час правильно.

Що включає в себе планування

Планування робочого часу включає в себе:

• Розстановку пріоритетів.
• Вибір важливих завдань.
• Пошук кращих шляхів їх вирішення.
• Пошук зайнятості у вільний час.

Розстановка пріоритетів допомагає вам зрозуміти, що вимагає уваги, що може вирішитися саме, а яке питання потрібно просто проігнорувати. Час і інформація стали набагато цінніше, ніж раніше, і розпалюватися на те, що не дає результат - безглузда справа.

Вибір важливих завдань - майже те ж саме, що і розстановка пріоритетів, тільки вже в рамках одного робочого дня. Ви вибираєте, що принесе важливий результат, що потрібно зробити терміново, а що можна відкласти.

Пошук кращих шляхів вирішення завдань - дуже важливий пункт. При плануванні ви повинні враховувати не тільки те, що зробите, але і те, як це найкраще зробити. При цьому важливо не просто економити час, а робити все максимально швидко і якісно.

Робота з вільним часом також повинна входити в план роботи. У вас звільнилося 2 години на день, які ви можете витратити на щось? Можна сказати про це босові, і він нагрузить вас роботою, можна зайнятися самоосвітою, а можна докласти зусиль до розвитку власного проекту.

Чому важливо планувати робочий день

Кожен, хто хоч раз стикався з фрілансом, бізнесом або «роботою за бажанням» (на кшталт таксі), прекрасно розуміє важливість розстановки справ протягом дня. Але, наприклад, більшість офісних працівників не вважають за потрібне планувати свій робочий день.

Насправді, головна причина планування робочого дня - підвищення власної ефективності. Якщо ви прислухаєтеся до власного організму, то зможете зрозуміти, що якісь справи вам даються краще в один час, а якісь - в інше. Наприклад, дзвінки в інші компанії вам зручніше здійснювати після обіду, так як ви вже прокинулися, але ще не встигли втомитися, а монотонна робота швидше виконується ввечері, тому вбивання інформації в БД краще відкласти до 5 - 6 годин.

Планування робочого дня враховує не тільки базові елементи вирішення завдань, а й особисті переваги кожної людини. Тайм-менеджмент був зроблений не для того, щоб нав'язати всім один і той же шаблон високоефективної роботи. Ви повинні підлаштовувати свої завдання під особливості свого організму.

Організація і планування свого робочого дня дозволяють вам робити більше за меншу кількість часу, залишаючи час на те, що вам подобається.

Хто повинен планувати свій робочий день

Планувати свій робочий день повинен вміти кожна людина. Так ви зможете економити час і будете більш ефективно працювати. Але є 3 категорії людей, які просто зобов'язані займатися особистим плануванням.

фрілансери . Самий недисциплінований працівник - фрілансер. У нього немає чіткого графіка, а про те, що пора сідати щось робити, нагадує тільки дедлайн. Саме тому, фрілансерам, які працюють з декількома клієнтами, дуже важливо планувати свій робочий день. Часто виявляється, що нові замовлення з'являються з різницею в один - два дні, і якщо тягнути до останнього, можна не встигнути попрацювати за двома проектами.

Бізнесмени. Тут все практично так само, як і у фрілансі. Особливо якщо це бізнес в мережі. З одного боку - ви можете спокійно відпочивати вдома, коли ваші співробітники працюють, але з іншого - такий підхід неминуче виявиться провальним. На Заході серед бізнесменів процвітає культ трудоголізму. Там вважають, що якщо ти не працюєш 60 годин в тиждень, значить, ти ледачий і тобі нічого робити в бізнесі.

Керівники. Керівник не завжди буде бізнесменом. Власник компанії може не брати активної участі в справах своєї фірми, але її директор бере на себе відповідальність за роботу цілого механізму. Саме тому лідери середніх і великих компаній повинні ефективно використовувати свій час, адже від їх рішень залежить майбутнє компанії в довгостроковій перспективі. Планування робочого дня керівника - спосіб найбільш ефективно розподілити свій час між стратегічно важливими завданнями.

Методи планування робочого дня

Методів правильного планування робочого дня може бути багато. Але один з найефективніших - Матриця Ейзенхауера. Суть її в наступному.

Є 4 квадрата:

1. Квадрат А - Термінові і важливі справи.
2. Квадрат В - нетермінові і важливі справи.
3. Квадрат С - термінові і неважливі справи.
4. Квадрат D - нетермінові і неважливі справи.

Квадрат А майже завжди повинен залишатися порожнім. При грамотному плануванні всі важливі справи повинні осідати в квадраті В і виконуватися в міру їх наближення до А.

Квадрат В - це важливі справи, які допоможуть вам досягти вашої мети. Сюди включають всі справи, які потрібно виконати протягом 1 робочого дня.

Квадрат З означає термінові і неважливі справи, які потрібно передати на виконання іншим особам. Яскравий приклад термінових, але неважливих справ - зателефонувати потенційному клієнту. Це може зробити співробітник, вам краще зосередитися на інших справах.

Квадрат D, означає, що є нетермінові і неважливі справи, які не наближають вас до мети, не дають позитивних емоцій і в принципі не потрібні. В цей квадрат варто записувати все непотрібні ідеї.

Такий поділ справ по їх важливості і терміновості дозволяє вам розуміти, чому потрібно приділити увагу протягом робочого дня, а про що можна благополучно забути. Матриця допомагає не тільки в робочих процесах, але і в повсякденному житті. Якщо ви хочете вивчати англійську, він вам цікавий і допоможе в кар'єрі - це квадрат В. Але якщо ви хочете вчити іспанську просто заради того, щоб знати його - це D, і про нього можна благополучно забути.

Правила планування часу робочого дня

Існує кілька правил того, як потрібно ефективно вести свій робочий день. Для зручності, розіб'ємо день на 3 частини:

• Початок робочого дня.
• Основний робочий процес.
• Завершення.

Ранок - найважливіший етап. Залежно від того, наскільки ви виспалися, як встали і що робили, буде залежати ваш настрій, психологічний настрой і працездатність.

До принципам «правильного» ранку відносяться наступні:

• Позитивний настрій. Якщо прокидатися кожен день з думкою про те, що ненавидиш свою роботу, продуктивність буде знижуватися. Постарайтеся починати ранок з приємних думок.
• Намагайтеся не «розгойдуватися». Ви помічали за собою, що після того, як ви піднімаєтеся вранці, вам потрібно ще 30 - 40 хвилин на те, щоб остаточно прийти в себе? Це час, який не варто втрачати. Відразу після пробудження прийміть душ, заваріть кави і замість півгодини «в нікуди», ви можете спокійно поснідати.
• Неспішний сніданок і шлях на роботу. Починати день без поспіху дуже важливо. Коли ви поспішаєте, організм витрачає зайві сили і нерви, які могли б піти на більш продуктивну роботу. Якщо не можете дозволити собі щільний сніданок і неспішну поїздку - лягайте пізніше і вставайте раніше.
• Ключові завдання. Більшість успішних бізнесменів схильні стверджувати, що найважливіші завдання необхідно вирішувати вранці. Як то кажуть «Хочеш все встигати - їж жабу на сніданок». У ролі жаби виступає справу, за яке ви зовсім не хочете братися. Ви можете це зробити вранці, і позитивний настрій від того, що «жаба з'їдена», збережеться на весь день.

Основний робочий процес складається з наступних завдань:

• Вирішуйте невідкладні завдання. Важливо розуміти, що якщо протягом робочого дня на вас звалилося якусь невідкладну справу, не потрібно перемикати всю увагу виключно на нього. Спочатку треба зрозуміти, важливе воно чи ні. Якщо важливе, то потрібно негайно приступити до нього. Якщо немає - передайте відповідальність за його виконання іншій людині.
• Дотримуйтесь терміни. Кожен день ви повинні встановлювати собі приблизні терміни, за які повинні впоратися з усім обсягом завдань. Важливо, щоб це було не «Зробити все до 18 годин», а «О 14:00 - почати робити план, о 15:00 - проаналізувати показники, о 16:00 - скласти звіт» і т. Д.
• Порядок на робочому місці. Це неявний, але дуже важливий пункт. Якщо на вашому столі бардак, ваш погляд буде постійно губитися серед нього. І якщо на робочому місці виявиться якийсь сторонній документ, ви можете почати вивчати його і просто втратите 20 - 30 хвилин.
• Не виконуйте імпульсам. Це найважливіше. Є деякі тригери, які змушують вас перемикати увагу з роботи на щось менш важливе. Подзвонити другу, коли ви аналізуєте план продажів? Краще цього не робити, тоді ви втратите концентрацію і зможете легко втратити робочий настрій.
• Групуйте рутину. Це дуже важливо. Якщо вам потрібно зробити 60 телефонних дзвінків протягом дня, то краще розбити їх на кілька дрібних груп, по 10 - 15 штук за раз. Після того, як подзвонили, можете виконувати інше завдання. Постійно перемикаючись з рутини на активну діяльність, ви зможете зробити набагато більше.

Завершення робочого дня засновано на наступних принципах:

• Доробляти необхідне. Є група справ, які входять в квадрат «важливе, але нетермінове». Їх найкраще доробляти протягом робочого дня, а квадрат «важливе і термінове» тримати завжди порожнім.
• Звіряйте результати з планом. Все що ви зробили за день, потрібно порівняти з задуманим. Якщо ви тільки почали планувати свій робочий день, то невеликі відхилення від плану будуть сприйматися як належне. Намагайтеся, щоб їх було якомога менше.
• Складайте план на наступний день. Найкраще це робити після закінчення попереднього робочого дня. Так ви збережете робочий настрій і, але при цьому важливо скласти реальну програму справ.

Якщо ви керівник, то протягом робочого дня повинні щільно працювати зі своїм секретарем.

Пам'ятайте, що все це загальні поради. Вони не враховують ваші індивідуальні особливості. Якщо вам зручніше робити термінову роботу днем, а не вранці - це ваше право. Якщо ви віддаєте перевагу робити велике і складне справа останнім, і це ніяк не впливає на ваш настрій протягом одного дня - зробіть його останнім.

Планування робочого дня має бути індивідуальним.

Основні помилки при плануванні робочого дня

Незважаючи на те, що практика тайм-менеджменту міцно осідає в нашому житті, більшість людей роблять типові помилки, коли планують свій робочий день. Ось кілька з них.

Помилка 1. Неправильна розстановка пріоритетів.

Матриця Ейзенхауера говорить нам про те, що ми повинні виконувати важливі справи. Але багато людей можуть легко переплутати, що для них важливо. Квадрат А, який повинен залишатися порожнім, і відповідає за термінові і важливі справи, вони часто плутають з С, де скупчилися неважливі справи, що вимагають негайного втручання.

Важливо пам'ятати, що ви повинні витрачати сили виключно на те, що вам важливо в даний момент часу. Працювати на перспективу слід, коли справи можна відкласти і грамотно їх розпланувати.

Помилка 2. Занадто багато часу приділяється дрібницям.

Для того, щоб пояснити, чому в першу чергу треба робити «базу», а тільки потім дрібниці, скористаємося Законом Парето. Він говорить, що 20% зусиль дають 80% результату. Тобто, коли ви працюєте над чимось важливим, ви витрачаєте 20% зусиль і досягаєте 80% результату. Коли ви працюєте над дрібницями, ви отримуєте результат в 4 рази менше, а витрачаєте сил в 4 рази більше.

Розглянемо невеликий приклад. Вам потрібно запустити рекламну кампанію. Якщо ви створите 10 креативів, підберете до них ключові слова і фрази, і запустіть на підготовлених майданчиках, то це буде 20% роботи, які дадуть 80% результату. Але якщо ви будете приділяти час на правку шрифтів і зображень, добірку і шліфування фраз, пошук додаткових платформ для реклами, то витратите значно більше сил. Все це потрібно буде зробити, але вже після початку рекламної кампанії, коли ви досягнете першої результату.

Помилка 3. Відсутність часу на особисті справи.

У кожної людини повинна бути особисте життя і свобода вибору заняття. Якщо у вас багато справ, і ви не знаходите одну - дві години для того, щоб зайнятися своїм хобі, то це погане планування власного дня. Планувати робочий час важливо не тільки тому, що воно дозволяє робити більше. Воно дає можливість займатися без поспіху тією справою, яка вам до душі.