середовище організації
- Фактори зовнішнього середовища організації
- Фактори внутрішнього середовища організації
- Визначення середовища організації
- Документування аналізу середовища організації
Середовище організації відіграє важливу роль в існуванні і розвитку компанії. Розуміння середовища організації - це ключ до правильної бізнес-стратегії, не кажучи вже про правильну стратегію якості.
Мета розуміння середовища організації - виявлення чинників, що впливають на роботу. Фактори можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Щоб зрозуміти, в яких умовах працює організація, необхідно врахувати і ті і інші. Обов'язковою вимогою аналізу середовища є розгляд всіх факторів, які впливають на організацію.
Фактори зовнішнього середовища можуть надавати як пряме, так і непряме вплив. Внутрішнє середовище є складовою частиною самої організації, тому вона завжди робить прямий вплив.
Непряме вплив виникає за рахунок взаємодії елементів середовища, безпосередньо не беруть участь в роботі організації. Вони надають більш-менш однаковий вплив на всі організації, що знаходяться в одному регіоні, що працюють в одній галузі або займаються одним і тим же видом діяльності. На такі фактори організація вплинути не може. Вони являють собою неконтрольовані сили, які необхідно виявляти і відповідним чином реагувати на них.
Прямий вплив виникає, якщо середовище організації безпосередньо задіяна в роботі компанії. Така взаємодія існує при виконанні щоденних (оперативних) завдань. При цьому сама організація також може впливати на елементи середовища.
Фактори середовища надають як позитивне, так і негативний вплив на діяльність організації. Позитивний вплив здатне відкрити нові можливості в рамках існуючої діяльності або допомогти створенню нових напрямків в роботі. Негативні впливу - це потенційні ризики і загрози, які можуть привести до погіршення становища організації на ринку або взагалі до припинення її існування.
Фактори зовнішнього середовища організації
Для компаній, які хочуть досягати успіху, а не просто існувати на ринку, фактори зовнішнього середовища стають впорядкованої сукупністю джерел інформації для отримання уявлення про що відбуваються в їх оточенні перервах.
Щоб фактори зовнішнього середовища організації дійсно стали джерелом цінної інформації для розвитку компанії, їх необхідно певним чином класифікувати. Першим етапом такої класифікації є поділ на фактори прямого і непрямого впливу.
Фактори непрямого впливу відносяться до макросреде організації. Впливати на ці фактори організація не в змозі, але вона повинна вчасно адаптуватися до них. Кількість таких факторів не велика.
Як правило, виділяють від чотирьох до шести факторів:
- економічний фактор;
- політичний фактор;
- соціальний фактор;
- технологічний фактор;
- екологічний фактор;
- демографічний фактор.
Залежно від того на якому ринку працює організація (споживчому або діловому), швидкість і сила впливу факторів зовнішнього середовища організації може змінюватися. Фактори макросередовища роблять серйозний вплив, однак вони мають досить тривалий період змін, тому у організацій є запас часу на адаптацію.
Зовнішні фактори прямого впливу часто називають факторами мікросередовища, тому що вони притаманні роботі тільки однієї конкретної організації. З впливом цих чинників кожної компанії доводиться стикатися в повсякденній діяльності.
Розмаїття чинників мікросередовища може бути зведене до декількох груп:
- фактор конкуренції;
- фактор збуту;
- фактор партнерства;
- фактор зайнятості населення;
- фактор споживання.
Фактори внутрішнього середовища організації
Внутрішнє середовище включає в себе сукупність факторів, які знаходяться під прямим контролем і управлінням організації. Для того щоб забезпечити стабільну роботу компанії, фактори повинні бути добре відомі і знаходити відповідне відображення в управлінських рішеннях. Інформація про фактори внутрішнього середовища організації використовується при розробці місії, постановці цілей, визначенні стратегічних напрямків діяльності, оцінці досягнення результатів та ін.
Фактори внутрішнього середовища організації можуть здійснювати як позитивний, так і негативний вплив на становище компанії на ринку. Виявити можливості чи загрози, пов'язані зі змінами, що відбуваються в організації, дозволяє аналіз внутрішніх чинників.
До факторів внутрішнього середовища організації відносяться:
- фактор корпоративної культури;
- фактор організаційної структури;
- фактор персоналу;
- фактор технологій;
- фактор ресурсів.
Визначення середовища організації
Існує безліч методів, що дозволяють визначити внутрішні і зовнішні чинники середовища організації. Великі компанії можуть застосовувати методи стратегічного аналізу і ситуаційного моделювання. Для невеликих організацій достатньо простих методів: SWOT аналіз, PEST метод, модель «П'ять сил» Портера. Важливо щоб середовище організації перебувала під постійним контролем. Періодичність моніторингу та аналізу встановлюється виходячи з динаміки змін зовнішнього і внутрішнього середовища.
Середовище організації може бути виявлена за рахунок наступних дій:
- Постановка задачі. На першому етапі необхідно точно сформулювати область виявлення факторів зовнішнього і внутрішнього середовища організації. Ця область залежить від масштабів організації, сфери її діяльності і виду товарів або послуг, які вона надає.
- Збір даних. Джерела даних можуть бути первинними і вторинними. Первинні дані - це дані, які збираються спеціально для виявлення факторів внутрішнього і зовнішнього середовища організації. До вторинних даних належать дані, які вже були отримані раніше для будь-яких інших цілей в цій же організації або іншими організаціями.
- Аналіз інформації. Для аналізу даних можуть застосовуватися якісні та (або) кількісні методи. В основі якісних методів лежить експертну думку фахівців, які проводять аналіз. Трудомісткість цих методів невелика. Для аналізу потрібно відносно малий обсяг даних. Кількісні методи є трудомісткими, використовують великий обсяг даних, але їх точність значно вище, ніж у якісних методів.
- Представлення результатів. Результати аналізу середовища організації повинні бути представлені зацікавленим особам. Результатами аналізу є висновки і рішення, які включаються в тактичні і стратегічні плани. Форма представлення результатів повинна враховувати вимога стандарту ІСО 9001: 2015 по документуванню інформації.
Документування аналізу середовища організації
Документування аналізу середовища організації включає в себе дві складові: документування етапів аналізу і документування його результатів.
Документування етапів аналізу необхідно в тому випадку, коли проводиться робота з масивами даних. Збір даних про фактори середовища організації, їх систематизація та обробка самі по собі мають на увазі їх документування.
Результати аналізу є висновки і рішення, прийняті на основі даних, якими характеризується середовище організації. Їх документування допомагає встановити ризики і можливості. Результати аналізу є підставою для розробки стратегічних і тактичних планів. Тому документування результатів стає невід'ємною складовою процесу стратегічного управління.
Результати аналізу можуть представлятися в таких документах як:
- бізнес план;
- концепція розвитку;
- місія та стратегічні цілі;
- аналіз конкурентів;
- економічні звіти;
- SWOT-аналіз, PEST - аналіз;
- протоколи засідань стратегічних комітетів організації;
- діаграми, таблиці, карти, схеми конкурентного середовища.
Прямого вимоги документувати аналіз середовища організації (етапи аналізу і його результати) стандарт не встановлює. Але провести аналіз без документування складно, особливо, коли це стосується великих і середніх компаній.
Більш докладні пояснення і приклади визначення середовища організації наводяться в методичних рекомендаціях - "Розуміння організації та її середовища" .
Методичні рекомендації можна придбати в інтернет-магазині "Менеджмент якості" .