Складаємо графік відпусток на наступний календарний рік

Графік відпусток є одним з тих документів, без яких неможливо, в прямому сенсі цього слова, спланувати злагоджену роботу будь-якої організації, тому його складання необхідно приділити особливу увагу.

Для створення графіка відпусток і раніше можна користуватися уніфікованої формою № Т-7, затвердженої Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати». Затвердити графік відпусток необхідно за 2 тижні до закінчення поточного року (а саме, не пізніше 17 грудня).

Відповідно до частини 2 статті 123 Трудового кодексу Російської Федерації графік відпусток обов'язковий як для роботодавця, так і для працівника. На практиці це означає, що після затвердження графіка ні роботодавець, ні працівник не можуть в односторонньому порядку нічого в ньому міняти.

За відсутність графіка відпусток передбачена адміністративна відповідальність згідно зі статтею 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ.

У цьому пості ми розглянемо основні питання, які можуть виникнути у HR-фахівця при складанні цього документа.

Для того щоб скласти графік відпусток, необхідно спочатку зібрати для нього дані. Керівники структурних підрозділів, начальники департаментів та відділів опитують працівників (доцільно це робити письмово, наприклад, за допомогою заяв або спеціальних шаблонів - анкет) і надають інформацію до відділу кадрів, як правило, вже в кінці листопада поточного року. Для систематизації процесу збору і дотримання термінів надання даних від підрозділів доцільно видати наказ по підприємству в довільній формі про підготовку графіка відпусток на наступний календарний рік.

При плануванні відпусток працівникам необхідно врахувати, що хоча б одна з частин щорічної відпустки повинна бути не менше 14 календарних днів (частина 1 статті 125 ТК РФ). Решта частини відпустки можуть бути розділені на частини довільно, виходячи з угоди між працівником і роботодавцем. Оскільки мінімальна тривалість щорічної відпустки трудовим законодавством не визначена, на практиці вона може становити і 1 календарний день. У деяких компаніях, щоб уникнути розбіжностей між працівниками і роботодавцем норма про мінімальну кількість днів щорічної відпустки закріплюється в Правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Після того, як дані в повному обсязі надійшли в кадрову службу, HR-фахівець повинен відповісти на наступні питання:

- За всіма співробітникам є інформація? Необхідно проконтролювати, щоб всі співробітники, окрім працюючих за договорами цивільно-правового характеру, були включені в графік відпусток.

- Включати чи не включати в графік відпусток співробітниць, які в наступному році збираються вийти з відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею віку 3-х років, і мають право на відпустку? Як показує практика, працівниці часто повідомляють роботодавця про своє бажання перервати відпустку по догляду за дитиною за все за день-два до передбачуваної дати виходу на роботу (що не є порушенням). У подібній ситуації роботодавець не має змоги планувати відпустки даної категорії працівників, тому їм доцільніше оформляти відпустку на підставі заяви.

- У HR-фахівців часто виникають труднощі при вирішенні питання про те, чи можна надати щорічну відпустку жінці, яка перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею віку 3-х років і працює в режимі неповного робочого часу або вдома (право передбачено статтею 256 ТК РФ). Пленум Верховного Суду РФ у своїй Постанові від 28.01.2014 № 1 «Про застосування законодавства, що регулює працю жінок, осіб з сімейними обов'язками і неповнолітніх» дав відповідь на це питання:

«Жінці, яка перебуває у відпустці по догляду за дитиною із збереженням права на одержання допомоги по обов'язковому соціальному страхуванню і при цьому працює на умовах неповного робочого часу або вдома, щорічна оплачувана відпустка не надається, оскільки використання двох і більше відпусток одночасно Трудовий кодекс Російської Федерації не передбачає".

- Як врахувати відпустки співробітників, прийнятих на роботу після затвердження графіка відпусток? Відповідно до частини 2 статті 122 ТК РФ такі співробітники отримають право на відпустку після закінчення 6 місяців безперервної роботи у даного роботодавця і зможуть оформити відпустку на підставі заяви. На практиці HR-фахівці також часто використовують доповнення до графіка відпусток (таблицю, що зовні нагадує форму T-7, в яку вносяться дані нових співробітників), яку затверджує роботодавець наказом по підприємству.

- Чи є в організації працівники, які мають право на надання щорічної відпустки до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи в організації? Відповідно до частини 3 статті 122 ТК РФ право на дострокове надання щорічної відпустки мають, наприклад, співробітники у віці до 18 років; жінки - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього. Cовместітелям відпустка надається в ті ж терміни, що і по основній роботі (стаття 286 ТК РФ) (в разі якщо відпустка по основній роботі запланований на більш тривалий термін, ніж відпустку на роботі за сумісництвом, роботодавець на прохання працівника повинен надати йому відпустку без збереження заробітної плати відповідної тривалості). .

- Чи всі види відпусток включені в графік? У графік повинні включатися всі щорічні оплачувані відпустки (як основний, так і додаткові). Часто виникає питання, чи потрібно включати в графік інші види оплачуваних відпусток, наприклад, навчальні? На це запитання можна відповісти наступним чином: навчальний відпустку є цільовим, тому до графіка відпусток відношення не має.

- Чи враховані подовжені щорічні основні відпустки? Для неповнолітніх співробітників тривалість основної відпустки становить 31 календарний день відповідно до статті 267 ТК РФ. Для співробітників, які мають інвалідність, тривалість основної відпустки становить не менше 30 календарних днів відповідно до ст. 23 Федерального закону від 24.11.95 № 181-ФЗ «Про соціальний захист інвалідів в Російській Федерації»

- Деяким категоріям працівників покладені додаткові оплачувані відпустки (право передбачено статтями 116-119 ТК РФ), наприклад: за ненормований робочий день; за роботу в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях; працівникам, зайнятим на роботах c шкідливими і (або) небезпечними умовами праці і т.д. При складанні графіка відпусток тривалість основної та додаткової відпусток потрібно підсумовувати.

- Чи є в компанії співробітники, які мають право на надання відпустки в зручний для них час? Нагадаємо, що до даної категорії відносяться, наприклад: співробітники у віці до 18 років (стаття 267 ТК РФ); сумісники (стаття 286 ТК РФ); чоловіки в період відпустки їх дружин у зв'язку з вагітністю та пологами (стаття 123 ТК РФ); громадяни, нагороджені знаком «Почесний донор Росії» (стаття 11 Закону РФ від 09.06.1993 р № 5142-I «Про донорство крові та її компонентів») і ін.

- Чи слід включати в графік відпусток залишки відпусток за минулі робочі роки? Весь відпустку або його частини, з тих чи інших причин не використані працівником в попередньому робочому році, наприклад, у зв'язку з відкликанням з відпустки (частина 2 статті 125 ТК РФ) або перенесенням на наступний робочий рік (частина 3 статті 124 ТК РФ), повинні бути ним використані протягом 12 місяців після закінчення того робочого року, за який вони надаються.

Коли графік відпусток складено, його повинен підписати керівник кадрової служби та затвердити керівник організації. Чи потрібно ознайомити з графіком відпусток працівників? Хоча це законодавством не передбачено, HR-фахівці, як правило, додають до графіку відпусток листи ознайомлення, які готуються в довільній формі.

Отже, графік відпусток затверджений, співробітники з ним ознайомлені. Тепер можна починати за ним працювати, пам'ятаючи про те, що про дату виходу у відпустку кожен працівник повинен бути повідомлений під розпис не пізніше, ніж за 2 тижні до його початку.