Школа бухгалтера № 03 :: Документальне оформлення перевезення вантажів

Школа бухгалтера № 1 (21.1.2008)
Практика

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.

Послідовність здійснення операцій і заповнення ТТН

У минулій публікації ми почали розглядати порядок оформлення товарно-транспортної накладної (далі - ТТН) та інших документів по операції доставки вантажів. Оскільки це було досить давно, то не зайвим буде коротко нагадати, що було сказано.

ТТН оформляється тільки в тому випадку, коли матеріальні активи (далі - товар або вантаж) доставляються від вантажовідправника до вантажоодержувача автотранспортом. В процесі доставки вантажу від вантажовідправника до вантажоодержувача можуть взяти участь два або три особи. Це вантажовідправник, вантажоодержувач і, якщо товар доставляється сторонній організації, то ще й автотранспортне підприємство (далі - перевізник).

Оформлення ТТН покладено на того, хто видає товар (вантаж), тобто на постачальника. Оформляється ТТН у чотирьох екземплярах. Вантажовідправник при первинному оформленні ТТН (до навантаження вантажу на автотранспорт) заповнює в ТТН такі реквізити:

1) ідентифікаційні коди відправника вантажу і вантажоодержувача;

2) серія і номер ТТН;

3) дата;

4) вид перевезення і встановлений для даного виду перевезення цифровий код;

5) замовник (платник) і його ідентифікаційний номер;

6) вантажовідправник і його ідентифікаційний номер;

7) вантажоодержувач і його ідентифікаційний номер;

8) пункт навантаження;

9) пункт розвантаження;

10) маршрут №;

11) у розділі ТТН «Дані про вантаж» графи з першої по десяту включно, а якщо вантажовідправник є і замовником транспортних послуг з перевезення вантажів, то і з 11-ї по 14-ю графи включно.

Після прибуття автомобіля під навантаження заповнюються такі реквізити ТТН:

1) до подорожнього листа №__;

2) автомобіль;

3) автопідприємство;

4) водій;

5) причіп (державний і гаражний номер);

6) в розділі ТТН «Дані про вантаж» з 11-ї по 14-ю графи включно.

Після заповнення зазначених реквізитів ТТН передаються на підпис посадовій особі підприємства, що має право підписувати видаткові товарні документи (реквізит: «Видачу дозволив»).

В процесі навантаження вантажу на автомобіль в ТТН у розділі «Вантажно-розвантажувальні операції» заповнюються графи з 15-ї по 23-у включно.

Після завершення навантаження здійснюється прийом-передача вантажу1 від матеріально-відповідальної особи вантажовідправника водієві-експедиторові або довіреній особі вантажоодержувача.

У процесі прийому-передачі вантажу водій автомобіля, відповідно до вимог наказу Мінтрансу України «Про затвердження Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні» від 14.10.1997 р № 363 (далі - Наказ № 363), зобов'язаний не тільки перевірити кількість прийнятого товару і відповідність його даним, зазначеним у ТТН (найменування, вид, сорт та інше) 2,

але і перевірити відповідність його кріплення і укладки на автомобілі вимогам правил безпеки руху. Якщо водієм будуть виявлені порушення кріплення та укладання вантажу на автомобілі, то на його вимогу вантажовідправник зобов'язаний усунути такі порушення. Якщо на вимогу замовника або перевізника здійснюється опломбування навантаженого на автомобіль груза3, то водій, якщо він виконує обов'язки експедитора, або довірена особа вантажоодержувача зобов'язані перевірити правильність навішування пломби і її цілісність. Після здійснення прийому-передачі вантажу в натурі, після підписання матеріально-відповідальною особою вантажовідправника і водієм-експедитором або довіреною особою вантажоодержувача всіх чотирьох примірників ТТН і після видачі водієві-експедиторові або довіреній особі вантажоодержувача трьох примірників ТТН (перший примірник залишається у вантажовідправника) видача товару і навантажувальні роботи вважаються закінченими. Час закінчення видачі товару і навантажувальних робіт відзначається в графі 19, а час простою під навантаженням - в графі 20 ТТН. Після цього водій автомобіля має право виїхати в пункт призначення вантажу.

1Передача оформляється підписами матеріально-відповідальної особи вантажу, що здає вантаж: «Зазначений вантаж ... Кількість місць ___ ... маса ... для перевезення здав ____», і приймає: «Прийняв водій-експедитор ___». Якщо товар приймає довірену особу вантажоодержувача, то там, де мав поставити свій підпис водій-експедитор ставиться прочерк, а заповнюється реквізит «За дорученням № ___ від _____. Виданої ________. Вантаж отримав ______________ », в якому вказується номер, дата і ким видана довіреність, а також прізвище, ім'я та по батькові довіреної особи вантажоодержувача. Після чого довірена особа вантажоодержувача ставить свій підпис.

2Еслі водій виконує ще й обов'язки експедитора.

3Опломбірованіе здійснюється тільки в тому випадку, коли для цього є технічні можливості. Наприклад, коли вантаж перевозиться в контейнері, цистерні, рефрижераторі та ін.

Якщо протягом часу проходження автомобіля ніяких непередбачених (надзвичайних) випадків не відбувається, то ніяких змін або доповнень до ТТН не вноситься.

До непередбачених (надзвичайних) випадків відносяться:

1) дорожньо-транспортна пригода (далі - ДТП);

2) поломка автомобіля в шляху;

3) часткова або повна втрата або псування товару;

4) зміна пункту призначення вантажу (переадресація);

5) інші (хвороба водія-експедитора або довіреної особи вантажоодержувача і його заміна з цієї причини, вилучення (арешт) автомобіля або вантажу, що перевозиться і т.д.).

На жаль, ні Наказ № 363, ні «Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів», затверджені наказом Мінфіну 10.01.2007 р № 2 (далі - Методрекомендації № 2), ні «Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю », затверджена постановою Держарбітражу при Раді міністрів СРСР від 15.06.1965 р № П-6 (далі - Інструкція про прийом продукції за кількістю) не містять докладної інформації про порядок документального оформлення таких випадків і відображення їх в обліку.

У разі доставки вантажу автотранспортом підприємства-вантажовідправника або підприємства-вантажоодержувача ніяких значних проблем при виникненні зазначених вище непередбачених (надзвичайних) ситуацій з оформленням їх наслідків не виникає. А ось при транспортуванні вантажу стороннім автотранспортним підприємством питання з оформленням наслідків непередбачених (надзвичайних) ситуацій виникають. Їх ми і розглянемо більш детально4.

4Дан нижче рекомендації про порядок оформлення автотранспортним підприємством наслідків непередбачених (надзвичайних) ситуації цілком прийнятні і для вантажовідправника і для вантажоодержувача у разі перевезення вантажів їх транспортом.

У перерахованих випадках перш за все необхідно розуміти, що відповідальність за доставку вантажу покладена на водія, як представника транспортної організації, а відповідальність за збереження вантажу може бути покладена як на водія, якщо на нього покладені обов'язки експедитора, так і на представника вантажоодержувача, який отримав і супроводжуючого вантаж в дорозі. Виходячи з цього і визначаються ті дії, які повинна здійснити автотранспортне підприємство, якому належить автомобіль, що перевозить вантаж, або вантажоодержувач у разі виникнення будь-якої із зазначених вище ситуацій.

Якщо обов'язки експедитора покладені на водія, тобто відповідальність за доставку і збереження вантажу покладена на транспортне підприємство, то воно повинно в разі ДТП і відсутності можливості продовжувати доставку вантажу на автомобілі, який потрапив в ДТП, вжити всіх необхідних заходів щодо заміни автомобіля і перевантаження вантажу , в тому числі і того, який був зіпсований (зробився непридатним) 1 в результаті ДТП, на новий автомобіль і доставці його за призначенням. При цьому роботи з перевантаження вантажу повинні здійснюватися в присутності комісії, призначеної керівником автотранспортного підприємства, і водіїв автомобілів (як того, що потрапив в ДТП, так і того, який продовжить доставку вантажу). Комісією складається акт довільної форми, в якому обов'язково вказується причина його складання, члени комісії, водії (здає і приймає) і їх автомобілі, а також кількість перевантаженого товару, в тому числі пошкодженого, і кількість безповоротно втраченого товару.

Один примірник такого акта прикріплюється до ТТН, оформленої відправником вантажу, і подорожнього листа автомобіля, який потрапив в ДТП, і разом з подорожнім листом автомобіля, на якому продовжується здійснення доставки вантажу за призначенням, передається водієві цього автомобіля.

Якщо водій автомобіля, який потрапив в ДТП, загинув або госпіталізований і його автомобіль разом з вантажем органами ДАІ евакуйований на стоянку, то замість такого водія даний акт повинні підписати працівники ДАІ. При цьому в ТТН, оформленої відправником вантажу, головою комісії в реквізити «Автомобіль», «Водій» і «до подорожнього листа №» вписуються нові данние2, а в реквізиті «Позначки про складені Акти» вказуються дані (номер і дата) акта, складеного комісією .

Якщо в результаті ДТП водій і автомобіль, яким доставлявся вантаж, сильно не постраждали, то можна продовжувати доставку вантажу до місця призначення. Але якщо в результаті ДТП була зіпсована (прийшла в непридатність) частина перевезеного товара3, то водій такого автомобіля після оформлення всіх необхідних документів органами ДАІ про ДТП повинен повідомити керівництво свого автотранспортного підприємства про подію. Подальший хід подій залежить від того, яке рішення прийме керівництво автотранспортного підприємства.

1Якщо є така можливість і необхідність. Наприклад, немає сенсу збирати осколки розбилася посуду, але є сенс забрати пошкоджені металеві конструкції або побутову техніку, якщо вони підлягають ремонту (відновленню). Тим більше в разі, коли в договорі на надання автотранспортних послуг є така вимога.

2Ранее зазначені в даних реквізитах дані закреслюються однією рисою так, щоб їх можна було прочитати.

3Еслі зіпсований (зробився непридатним) весь товар, що перевозиться, то рішення про доцільність подальшого транспортування такого товару до пункту призначення залежить від того, який це товар, який ступінь його псування і які умови договору.

Варіант перший і найбільш ймовірний: водієві дається розпорядження продовжити доставку вантажу за призначенням. Ніяких додаткових документів в даному випадку не оформляється.

Варіант другий: відбувається заміна водія (порядок здійснення дивись нижче).

Варіант третій: відбувається заміна водія і автомобіля (порядок здійснення дивися вище).

У разі поломки автомобіля в шляху і відсутності можливості здійснювати доставку вантажу даним автомобілем відбувається заміна автомобіля і водія відповідно або буксирування вийшов з ладу, до місця призначення вантажу іншим автомобілем без перевантаження або з частковим перевантаженням вантажу на буксирує автомобіль.

При заміні автомобіля здійснення робіт з перевантаження вантажу повинні проводитися в розглянутому вище порядку в присутності комісії та водіїв автомобілів з складанням акту, один примірник якого прикріплюється до ТТН, оформленої відправником вантажу, і подорожнього листа, автомобіля, що вийшов з ладу, і разом з подорожнім листом автомобіля , на якому продовжується здійснення доставки вантажу за призначенням, передається водієві цього автомобіля. У ТТН, оформленої відправником вантажу, головою комісії в реквізиті «Автомобіль», «Водій» і «до подорожнього листа №» вписуються нові дані, а в реквізиті «Позначки про складені Акти» вказуються дані (номер і дата) акта, складеного комісією.

Під час буксирування вийшов з ладу, разом з вантажем до місця призначення вантажу немає необхідності в оформленні додаткових документів, навіть в тому випадку, коли частина вантажу перевантажується на буксирує автомобіль1. Але це тільки в тому випадку, коли водій-експедитор вийшов з ладу, супроводжує буксируваний автомобіль. В іншому випадку відбувається прийом-передача вантажу від водія-експедитора вийшов з ладу, водієві експедитору буксирує автомобіля в присутності комісії зі складанням відповідного акта (порядок дивись вище).

При часткової або повної втрати товару внаслідок, наприклад, його крадіжки під час стоянки автомобіля, грабежу, самозаймання вантажу та іншого, водій-експедитор зобов'язаний про таку подію повідомити у відповідні органи (міліція, ДАІ, пожежникам і т.д.) і керівництву свого автопідприємства. Після оформлення необхідних документів про дану подію відповідними органами за рішенням керівництва автотранспортного підприємства водій-експедитор повинен або продовжити доставку залишився вантажу (того, що від нього залишилося) до місця призначення, або чекати на місці події прибуття комісії підприємства.

Переадресація вантажу (зміна місця його призначення) може відбутися тільки у випадку, визначеному договором між вантажовідправником і вантажоодержувачем, і може бути здійснена тільки в тому випадку, якщо таке передбачено між замовником перевезень і автотранспортним підприємством. У цих випадках визначається, хто має право прийняти рішення про переадресації, як таке рішення доводиться до автотранспортного підприємства, а їм відповідно до водія, і хто має право вносити зміни в дорожній лист автомобіля і ТТН. До відправлення автомобіля до місця призначення переадресація вантажу в уже оформлених ТТН відбивається вантажовідправником, а в шляховому листі - автотранспортним підприємством. Під час проходження автомобіля з вантажем до місця призначення зміни в ТТН і дорожньому листі може зробити за розпорядженням автотранспортного підприємства водій-експедитор. Після прибуття його на місце розвантаження зроблені водієм-експедитором зміни в ТТН запевняє вантажоодержувач, а після повернення його на автотранспортне підприємство зроблені ним зміни в дорожньому листі запевняє автотранспортне підприємство. Переадресація вантажу зазначається на титулі ТТН у спеціальному реквізиті «переадресація» (див. Зразок у «ШБ» № 21/2007 стор. 24), а в шляховому листі - в графах 19, 30 та 31 (див. Зразок у «ШБ» № 22/2007 стор. 23).

В інших непередбачених випадках, коли необхідно замінити водія автомобіля, на якому перевозиться вантаж і сам автомобіль, порядок здійснення такої заміни і її оформлення такої ж, як зазначено вище. Якщо ж необхідна тільки заміна водія, то відбувається прийом-передача новому водієві не тільки вантажу, а й автомобіля.

Прийом-передача здійснюється в присутності комісії, призначеної керівником автотранспортного підприємства, і оформляється актом. В акті вказується: причина його складання, члени комісії, водії (здає і приймає) і кількість товару. Один примірник такого акта прикріплюється до ТТН, оформленої відправником вантажу, і подорожнього листа автомобіля, що перевозить вантаж. При цьому в ТТН і в дорожньому листі головою комісії в реквізиті «Водій» вписуються дані нового водія, а в ТТН у реквізиті «Позначки про складені Акти» вказуються дані (номер і дата) акта, складеного комісією.

Якщо обов'язки експедитора покладені на представника (довірену особу) вантажоодержувача, тобто відповідальність за доставку вантажу покладена на водія (автотранспортне підприємство), а відповідальність за збереження вантажу - на представника вантажоодержувача. У разі ДТП і відсутності можливості продовжувати доставку вантажу на автомобілі, який потрапив в ДТП, автотранспортне підприємство зобов'язане вжити всіх необхідних заходів щодо заміни автомобіля і перевантаження вантажу, в тому числі і того, який був зіпсований (зробився непридатним) 2 в результаті ДТП, на новий автомобіль і доставці його за призначенням. При цьому роботи з перевантаження вантажу повинні здійснюватися в присутності комісії, призначеної керівником автотранспортного підприємства, водіїв автомобілів (як того, що потрапив в ДТП, так і того, який продовжить доставку вантажу) і представника вантажоодержувача. Комісією складається акт довільної форми, в якому обов'язково вказується причина його складання, члени комісії (в тому числі обов'язково - водії (здає і приймає), і представник вантажоодержувача), а також кількість перевантаженого товару, в тому числі пошкодженого і кількість безповоротно втраченого. Один примірник такого акта передається представнику вантажоодержувача.

1Буксірующій автомобіль не розглядається в даному випадку як автомобіль, який здійснює доставку вантажу, і його шляховий лист не додається до ТТН.

2Еслі є така можлівість и необходимость. Например, немає СЕНС збіраті оскільки розбили посуд, но є сенс забрати пошкоджені металеві конструкції або побутову техніку, если смороду підлягають ремонту (відновленню). Тим більше в разі, коли в договорі на надання автотранспортних послуг є така вимога.

Якщо представник вантажоодержувача в результаті ДТП загинув або госпіталізований, то замість нього акт повинен підписати інший представник вантажоодержувача або члени комісії вантажоодержувача, призначені керівником вантажоодержувача. При цьому в ТТН, оформленої відправником вантажу, головою комісії в реквізиті «Автомобіль», «Водій» і «до подорожнього листа №» вписуються нові данние1, а в реквізиті «Позначки про складені Акти» вказуються дані (номер і дата) акта, складеного комісією . Такі записи в ТТН засвідчуються підписами голів комісій автотранспортного підприємства і вантажоодержувача і представником вантажоодержувача, який далі буде супроводжувати вантаж до місця його призначення.

Якщо в результаті ДТП водій і автомобіль, яким доставлявся вантаж, сильно не постраждали і можна продовжувати доставку вантажу до місця призначення, але в результаті ДТП був зіпсована (прийшла в непридатність) частина перевезеного товара2, то водій такого автомобіля, після оформлення всіх необхідних документів органами ДАІ про ДТП, повинен повідомити про подію керівництво свого автотранспортного підприємства, а представник вантажоодержувача - керівництво свого підприємства.

1Ранее зазначені в цих реквізитах дані закреслюються однією рисою так, щоб їх можна було прочитати.

2Еслі зіпсований (зробився непридатним) весь товар, що перевозиться, то рішення про доцільність подальшого транспортування такого товару до пункту призначення залежить від того, який це товар і який ступінь його псування, і від рішення керівника підприємства-вантажоодержувача.

Подальший хід подій залежить від того, яке рішення прийме керівництво автотранспортного підприємства і керівництво вантажоодержувача. Найбільш правильною дією в даному випадку буде створення двосторонньої (за участю автотранспортного підприємства і вантажоодержувача) комісії і фіксації в акті даних про подію і його наслідки. Після цього доставка вантажу здійснюється тим же автомобілем до місця його призначення.

У разі поломки автомобіля в шляху і відсутності можливості здійснювати даним автомобілем доставку вантажу відбувається заміна автомобіля і водія відповідно або буксирування вийшов з ладу, до місця призначення вантажу іншим автомобілем без перевантаження або з частковим перевантаженням вантажу на буксирує автомобіль.

При заміні автомобіля здійснення робіт з перевантаження вантажу повинні проводитися в присутності представника вантажоодержувача без оформлення будь-якого додаткового документа. Чи не оформляються додаткові документи і при буксируванні вийшов з ладу, разом з вантажем до місця призначення вантажу. У ТТН, оформленої відправником вантажу, водієм нового автомобіля в реквізиті «Автомобіль», «Водій» і «до подорожнього листа №» вписуються нові дані.

При часткової або повної втрати товару внаслідок, наприклад, його крадіжки під час стоянки автомобіля, грабежу, самозаймання вантажу та іншого представник вантажоодержувача зобов'язаний про таку подію повідомити у відповідні органи (в міліцію, ДАІ, пожежникам і т.д.) і керівництву підприємства -грузополучателя. Після оформлення необхідних документів про дану подію відповідними органами за рішенням керівництва підприємства-вантажоодержувача триває доставка залишився вантажу (того, що від нього залишилося) до місця призначення або доставка вантажу припиняється до прибуття на місце події комісії підприємства-вантажоодержувача.

Переадресація вантажу (зміна місця його призначення), а також в інших непередбачених випадках, коли необхідно замінити водія автомобіля, на якому перевозиться вантаж, або сам автомобіль, або перше і друге одночасно, порядок здійснення такої заміни і її оформлення такої ж, як зазначено вище .

Далі буде

Микола Мартинов

Оформлення облікових регістрів за податковими різницями
Практика
Продовження. Початок див. У «ШБ» №№ 10 - 23/2007 р.Відомість 8-п аналітичного обліку витрат майбутніх періодів (рахунок 39) Причина виникнення податкових різниць за витратами майбутніх періодів така сама, що і за авансами виданими, а також за авансами отриманим ...

Не у відпустку - у відрядження - на конференцію за кордон
№ 22 (2.6.2008) :: Практика
З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв'язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність».
Службова ...

Доставка товару покупцям
№ 22 (2.6.2008) :: Практика
Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому...