Списання дебіторської заборгованості - зі строком давності, безнадійною, як оформити, терміни, порядок, в зв'язку з ліквідацією боржника, проводки, доходи мінус витрати, в бухгалтерському обліку

1. Які борги можна списати
2. У бухгалтерському обліку
3. У податковому обліку
4. Документальне підтвердження
5. складні варіанти
6. підтвердження права

Діяльність підприємств нерозривно пов'язана з процесом звітності. Це дозволяє проаналізувати їх ефективність, зробити кроки до вдосконалення методів діяльності, скоротити витрати, відмовитися від факторів, які приносять збитки. Однією з важливих гарантій успішної діяльності підприємства є правильний контроль за дебіторською заборгованістю , Відстеження її погашення.

При цьому найчастіше виникають ситуації, коли борги на користь підприємства неможливо стягнути, в цьому випадку вони підлягають списанню з тих чи інших причин, включаючи списання дебіторської заборгованості зі строком давності подання позову.

Дебіторська заборгованість або «дебіторка» - це сукупність всіх боргів на користь підприємства з боку його контрагентів (комерційних організацій, фізичних осіб). Простіше кажучи, це активи, які виведені з обороту фірми.

Визнавати дебіторку безнадійної потрібно для наступного: чи не списані борги постійно фігурують у звітності, що впливає на податки, а також для достовірного аналізу діяльності підприємства необхідно визначитися, вживати заходів щодо стягнення боргів і далі або ж списати їх.

Законодавством передбачена можливість списання боргів, віднісши їх до результатів фінансової діяльності підприємства, списання за рахунок резерву, підвищення витрат у некомерційних організаціях, на позареалізаційні витрати.

Безнадійною дебіторською заборгованістю вважають ту, по відношенню до якої є всі передумови вважати, що її неможливого погасити. Тобто коли всі можливі заходи до погашення прийняті, але не дали результату і її неможливо утримати з боржника, або ж, коли по ній минули всі терміни для подачі позову. На підставі цього виділяють дві групи причин, коли в бухобліку дебіторка визначається як безнадійна: закінчення строків для подачі позовів і причини, що дає підстави вважати, що її неможливо повернути.

Більш розширене ці групи відображені в законодавстві (п. 2 ст. 266 НК РФ), а саме:

• закінчення строків для подачі позовів (ст. 196 ЦК України);
• припинення зобов'язань, при неможливості їх виконання (ст. 416 ЦК України) або на основі актів держорганів (ст. 417 ЦК України);
• ліквідація, банкрутство (ст. 419 ЦК України).

Зазначені обставини є вичерпними, з інших причин дебіторка не може визнаватися безнадійної. Порядок її ліквідації регламентується ст. 265 НК. Збитки за звітний період, включаючи борги, нереальні до погашення, а якщо на фірмі створено резерв сумнівних боргів, то і борги, що не покриваються ним, включають у позареалізаційні витрати.

Бухгалтерським обліком (БУ) не дається визначення, що таке «безнадійність» для боргів, а також там не дається визначення «боргів, які неможливо стягнути».

Підприємство має право сама визначати і затверджувати заборгованість такого виду в своєму обліку, але тільки в рамках нормативних актів - заборгованість повинна мати перелічені вище причини і самих критеріїв у всіх обліках

Які борги можна списати

Для того щоб розібратися поглиблено, про те, яку заборгованість можна списати, необхідно охарактеризувати чотири види дебіторки згідно причинами її виникнення:

Перший вид - борги, що виникли внаслідок закінчення строку давності для подачі позову

• Він обмежений трьома роками і відлічується з дня, коли підприємству стало відомо або воно повинно було дізнатися про виникнення боргів. У спеціальних випадках Цивільний кодекс передбачає також інші терміни, наприклад, 1 рік для вимог, якщо робота не виконана підрядником або для відносин, що виникли внаслідок перевезень вантажів.
• Контролюючі органи можуть витребувати докази від платників податків про вжиті заходи щодо стягнення, але такі дії не ґрунтуються на НК РФ. Правило судової практики в цьому випадку таке: списання дебіторської заборгованості зі строком давності відносять до позареалізаційних витрат, і це не залежить від того, чи приймалися заходи по стягненню.

• Перші: форс-мажор, стихійні лиха (наприклад, згорів об'єкт оренди), смерть боржника, якщо виконання вимагає його особистої участі або нерозривно пов'язане з ним.
• Другі - припинення обов'язків державним актом, включаючи документи місцевого самоврядування (видання законодавчих, нормативних правових актів). Але якщо видання акту є наслідком неправомірних дій боржника, то такі зобов'язання не можуть вважатися припиненими.

Часто виникають ситуації з втратою ліцензій і дозвільних документів. Борг можна визнати безнадійним, якщо відносини припинилися внаслідок відкликання дозвільного документа, але при цьому вина його власника має бути відсутня.

Четвертий випадок - ліквідація фірми рішенням засновників, шляхом банкрутства, ліквідація судом, якщо підприємством порушений закон (порушення при створенні фірми, веденні діяльності без дозволу та ін.)

• Завершення виконавчого провадження не є причиною для визнання заборгованості безнадійною, але в судовій практиці спостерігається протилежна картина.
• Засоби підлягають списанню по кожному випадку на основі інвентаризаційних дій, письмового обгрунтування та наказу керівництва. Ці кошти належать до резерву, на фінансову діяльність або на підвищення витрат у некомерційних організацій.
• Ліквідація дебіторки з простроченим в попередній звітності термінами для подачі позовів є порушенням. Цей витрата слід зафіксувати в останній день звітності, коли виникло обставина-причина для визначення боргу як безнадійного. Якщо це не зроблено своєчасно, подають уточнену декларацію - перераховується податкова база за певний час і зменшується податок на прибуток.
• Організація може подавати уточнені декларації, записавши туди позареалізаційні витрати на суму боргів.

Довідка про відсутність заборгованості може бути необхідна в багатьох випадках, наприклад, при оформленні документів для виїзду за кордон.

Як повинен виглядати зразок гарантійного листа про оплату заборгованості, можна дізнатися зі статті по засланні .

У бухгалтерському обліку

Порядок списання дебіторської заборгованості для цілей БО визначається наявністю резерву сумнівних боргів.

При наявності резерву:

• інформація фіксується записом у Дт 63 Кт 62 (76 або інші рахунки, що враховують борги на користь фірми) - списання з резерву;
• при перевищенні боргом резерву, різницю записують до інших витрат - Дт 91.2 Кт 62 (або інші дебіторські рахунки);
• по списаному ведуть облік протягом 5 років по дебету 007 повністю. Засоби списують остаточно тільки після закінчення цього терміну.

При відсутності резерву:

• Дт 91.2 Кт 62 (або інші позиції для дебіторки) - як витрати або борги, нереальні до стягнення;
• Дт 007 - списане враховується за балансом.

Етапи списання:

• інвентаризація (акт інвентаризації інв №17);
• наказ керівництва про списання;
• довідка-розрахунок бухгалтера;
• відображення в обліку.

Акт інвентаризації інв №17

Документація, про списання підлягає зберіганню для цілей БО не менш 5 років, Цей термін рахується з дня списання. На рахунку 007 ведеться аналіз по кожному контрагенту.

У податковому обліку

Дебіторка може підлягати до списання як витрати. Але таку можливість мають лише підприємства, у яких проводиться нарахування методом ПДВ. Саме з цієї причини ті, які платять ЕНВД і на спрощеній системі не можуть враховувати безнадійну заборгованість у витратах. Це ж стосується ІП на ОСНО - вони не мають права проводити списання безнадійної дебіторки.

Порядок списання для оподаткування, так само як і для БО, знаходиться в залежності від наявності резерву сумнівної заборгованості.

Нюанси при цьому такі:

• при його наявності списання проводиться за рахунок резерву;
• якщо його немає, списане відносять на позареалізаційні витрати;
• непокритий резервом обсяг боргів відносять до позареалізаційних витрат.

Визнання списаного витратами здійснюється в міру появи самого раннього обставини:

• витікання терміну для подачі позову;
• появи в ЕГРЮЛ даних про припинення діяльності боржника;
• надходження документації по виконавчому провадженню;

Документи про списання для обліку податків потрібно зберігати від 4 років

Документальне підтвердження

Безнадія дебіторки підтверджується документально в обов'язковому порядку, наприклад, такими документами:

• судовим позовом до боржника;
• документами, що підтверджують завершення виконавчого провадження або про повернення виконавчих документів без виконання з актом про неможливість стягнути борг;
• документами про сплив позовної давності, про банкрутство (ухвалу суду), виключення з ЕГРЮЛ (довідками або виписками), визнання недійсною угоди з стягненням всього отриманого в бюджет;
• інші підтвердження, включаючи листування з вимогою оплатити борги.

При цьому підтвердженням дати виникнення і обсягу дебіторки служать такі документи:

• договори, накладні;
• акти робіт, прийому-передачі, звірки з котрагентами;
• інвентаризаційна документація про борги на кінець звітного періоду;
• накази керівництва про списання заборгованості як безнадійної.

Важливий момент: згідно судової практики акт звірки при оформленні підсумків інвентаризації не обов'язковий. Якщо документація вилучена, то замість них використовуються їх копії з актом про вилучення. На організацію покладається обов'язок здійснювати інвентаризацію перед річним бухгалтерським звітом (п.12 ФЗ «Про бухгалтерський облік»).

Важливі особливості:

• Списання боргів в збиток, при неплатоспроможності контрагента не рахується їх анулюванням. Такі суми враховуються в балансі протягом 5 років з моменту списання для аналізу можливостей стягнення, якщо зміниться платоспроможність боржника.
• Термін зберігання документів по дебіторки: для БО - 5 років, для НУ - 4 роки з моменту її списання (не освіта), а при виникненні в НУ збитків - з моменту, коли податкова база зменшилася на суму збитків.
• Застосовується також критерій визначення безнадійності боргів - оцінка самої організації.

Ним користуються тільки для цілей БО в тих випадках, коли на користь організації є багато незначних боргів, стягнення яких через суд дуже витратне, витрати можуть перевищити сам обсяг боргів і якщо немає впевненості в позитивному результаті процесу стягнення. Для оптимізації облікової таку заборгованість списують після інвентаризаційної процедури за рахунок чистого прибутку фірми.

складні варіанти

Вплив списання боргів на податковий облік (податок на прибуток, ПДВ, ССО) відображено в таблиці:

БоргиПодаток на прибутокПДВССО

За товари і послуги Визнають повністю витратами, враховуючи ПДВ. Ці кошти зменшують обсяг резерву, якщо вони більше його, то включаються у позареалізаційні витрати (в перевищує частини). Якщо резерв відсутній, то списане вважають позареалізаційними витратами. ПДВ не коригується, так як він формується на дату реалізації. Не враховується у витратах, так як кошти від продажу не відносили перед цим в доходи, тому що не були оплачені. Заборгованість реалізаторів за авансом або передоплатою відносять до позареалізаційних витрат, незалежно від наявності резерву, оскільки ці суми не сумнівні для НУ і не беруть участь у створенні резерву. ПДВ з авансу відновлюється в періоді списання дебіторки. Не враховується у витратах.

При наявності резерву дебіторку ліквідують за його рахунок, при цьому, не відносячи її до позареалізаційних витрат. Участь її у формуванні резерву не має значення для НУ.

Для БО її відносять до витрат на дату інвентаризації та вказують на позиціях 91 і 91-2. Борги, якщо контрагент неплатоспроможний і якщо закінчився термін для подачі позову, враховуються на позабалансові позиції 007 на протязі 5 років.

Формування резерву сумнівних боргів при їх наявності для БО - обов'язкове, на відміну від НУ, тому дебіторку списують за його рахунок, не відносячи до витрат. У БО можна списати лише заборгованість, яка врахована при створенні резерву.

При сплаті постачальнику авансу, і визнання його потім безнадійним боргом, ПДВ відновлюється, якщо він був віднято. Якщо прийнято рішення визнати заборгованість фізичної особи безнадійної і зробити списання дебіторки, віднісши її на витрати, необхідно з її суми перерахувати податок на доходи фізосіб. Якщо така особа - працівник підприємства, то крім сплати ПДФО за нього, фірма зобов'язана перерахувати зі списаної заборгованості страхові внески.

Для БО проводки виглядають наступним чином:

Резерву немає або заборгованість не враховувалася при його створенні 91-2 62, 60, 76 та ін. Інші витрати 007 Відображається за балансом Резерв є або якщо списується дебіторка прийнята до уваги при його створенні 63 62, 60, 76 та ін. за рахунок резерву 007 Відображається за балансом

підтвердження права

Про документальних підтверджень списання безнадійної заборгованості розказано вище. Ними є документи про суму та дату виникнення боргів (накладні, акти виконавчого провадження, акти звірки, судові документи та ін.).

Після собору всіх необхідних документів потрібно правильно оформити списання, підтвердивши право це зробити.

При оформленні списання бухгалтером і керівництвом фірми складаються такі документи:

• інвентаризаційний акт, який складається після інвентаризації заборгованості, фіксує її результати;
• довідка про дебіторки, де вказується її сума і інші параметри;
• письмове обгрунтування з зазначенням причин, чому необхідно провести списання;
• керівник розглядає зазначені вище документи і приймає рішення списати заборгованість, про що видає наказ.

Бухгалтер при оформленні списання докладає до наказу керівника такі документи: що підтверджують наявність боргів, про їх витребування з боржників, що підтверджують їх неплатоспроможність.

Отже, сам порядок списання дебіторської заборгованості не дуже складний і проходить в три етапи: інвентаризація, збір документів-підстав для визнання боргів безнадійними, оформлення (акт інвентаризації, довідка, наказ), відображення у обліку.

Скасування судового наказу про стягнення заборгованості повинна бути оформлена належним чином, щоб уникнути можливих конфліктних ситуацій з виконавчою службою.

В яких випадках може знадобитися довідка з податкової про відсутність заборгованості, читайте тут .

Детально про формулу оборотності кредиторської заборгованості можна прочитати в цієї статті .