Тайм менеджмент

1. Керування часом
2. Принципи тайм-менеджменту
3. Методи тайм-менеджменту
4. Мета тайм-менеджменту
5. Інструменти тайм-менеджменту
6. Організація годині в течение робочі дні
7. Правила тайм-менеджменту
8. Висновки

Автор: Андрій Нестеров ✔ 10.03.2018

Нестеров А.К. Тайм-менеджмент // Енциклопедія Нестеровим

Особисту роботу, робочий час необхідно доцільно планувати для досягнення максимальної ефективності і інтенсивності використання свого часу. Тайм-менеджмент - це технологія ефективного використання часу на принципах раціонального планування, що є важливим чинником особистого успіху.

Керування часом

- це концепція планування особистої роботи, яка дозволяє організувати робочий час і підвищити ефективність управлінської діяльності за рахунок його раціонального використання.

Необхідність раціонального використання об'єктивно обмеженого ресурсу робочого часу, яким людина має для виконання поставлених перед ним завдань. Для досягнення максимальної ефективності і інтенсивності використання робочого часу доцільно планувати свою особисту роботу.

Основною сферою застосування концепції управління часом є творча, інтелектуальна і управлінська діяльність, але тайм-менеджмент може застосовувати будь-яка людина, діяльність якого вимагає особистої самоорганізації.

У таблиці наведено основні підходи до поняття тайм-менеджменту, управління часом.

Тайм менеджмент

№

Автор

визначення

коментар

1.

С.І. Калінін [1]

Управління часом - це міждисциплінарний розділ науки і практики, присвячений вивченню проблем і методів оптимізації витрат часу в різних сферах і галузях людської життєдіяльності.

Даний підхід зосереджений на науково-прикладної стороні даної категорії.

2.

Л. Зайверт [2]

Управління часом - це управління собою і активне формування власного способу життя або лідерство.

Такий підхід передбачає орієнтацію на результативність планування особистої роботи менеджера, виходячи з наявних у нього тимчасових ресурсів.

Прихильники практичних методик управління особистим часом пропонують трактувати управління часом, роблячи основний упор на результати даного процесу.

3.

Г.А. Архангельський [3]

Тайм-менеджмент - це методика планування особистої роботи менеджера, яка дозволяє перетворити персональне управління часом в інструмент підвищення корпоративної ефективності.

Це корпоративний підхід до управління часом, основу становить ефективна організація управлінської діяльності.

З точки зору даного підходу, в організації повинна існувати система управління працею керівних працівників. Така система, спрямована на підвищення ефективності використання їх робочого часу в інтересах компанії, дозволяє оптимізувати управлінську діяльність в умовах обмежених природними причинами тимчасових ресурсів.

4.

О.М. Шканова [4]

Тайм-менеджмент - це ефективне планування робочого часу для виконання управлінських функцій, що досягається через раціоналізацію визначення пріоритетних заходів, а також контроль виконання справ, запланованих на певний проміжок часу.

Даний підхід передбачає орієнтацію на конкретні види діяльності. Отже, слід погодитися, що такий підхід до планування особистої роботи менеджера в організації видається більш доцільним, так як він спрямований на підвищення раціональності та продуктивності використання робочого часу керівників в інтересах підприємства і орієнтований на ефективне виконання ними управлінських функцій.

У зв'язку з цим слід зазначити, що поняття робочого часу включає в себе "час, що витрачається на виконання роботи, або час активного перебування на роботі, присвячене виконанню прямих службових обов'язків" [5]. Отже, за допомогою системи управління працею керівних працівників можна аналізувати використання робочого часу менеджерами в організації.

Аналіз використання робочого часу може бути здійснений за допомогою наступних коефіцієнтів:

Аналіз робочого часу в тайм-менеджменті

№

коефіцієнт

спосіб розрахунку

позначення

1.

Коефіцієнт екстенсивного використання робочого часу

Керв = (Ф - Р) / Ф

Ф - фонд робочого часу, хв;

Р - регламентовані і нерегламентовані перерви в роботі, хв.

2.

Коефіцієнт втрат робочого часу, які залежать від працівників

Кпрв = Пр / Ф

Пр - втрати робочого часу, що залежать від працівника, хв;

Ф - фонд робочого часу, хв.

3.

Коефіцієнт втрат робочого часу з організаційно-технічних причин, не залежних від працівника

Копрв = По / Ф

За - втрати робочого часу з організаційно-технічних причин, не залежних від працівника, хв;

Ф - фонд робочого часу, хв.

4.

Коефіцієнт особистих витрат робочого часу працівників (на відпочинок і / або особисті потреби)

КЛЗ = ЛЗ / Ф

ЛЗ - особисті витрати робочого часу працівників на обідню перерву, перерви і т.п., хв.

Ф - фонд робочого часу, хв.

5.

Коефіцієнт співвідношення виконання менеджером властивих і невластивих йому функцій

Кф = ФСВ / Фнсв

ФСВ - час на виконання менеджером властивих йому функцій (закріплених за його посадою), хв;

Фнсв - час на виконання менеджером невластивих йому функцій (які не закріплені за його посадою, обов'язки інших співробітників і т.п.), хв.

Принципи тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент має дихотомічне природу і включає в себе два аспекти:

• Організація свого робочого часу
• Упорядкування планів особистої роботи

Організація робочого часу грунтується на 7 базових принципах:

Принципи тайм-менеджменту

№

Принцип тайм-менеджменту

характеристика

1.

резервування часу

Потрібно враховувати необхідність взаємодії з людьми, обміну інформацією, при цьому зберігається можливість появи важливих незапланованих справ, несподіваних відвідувачів, телефонних розмов та інших екстрених випадків. Тому слід жорстко планувати лише частину робочого часу, в залежності від сфери діяльності і рівня посаду слід підтримувати співвідношення 60-70% на планові завдання і 40-30% залишати в резерві.

2.

Системність планування робочого часу

Організація робочого часу повинна здійснюватися на регулярній і послідовній основі, а також враховувати необхідність доведення всіх запланованих справ до кінця.

3.

реалістичність планування

При організації робочого часу необхідно закладати тільки той обсяг справ і конкретних завдань, які дійсно можуть бути виконані за відведений час.

4.

Ліквідація втрат робочого часу

Здійснюється в тому випадку, якщо в силу організаційно-технічних або особистих причин менеджер не виконав поставлені завдання відповідно до свого організаційним планом. При цьому даний принцип передбачає, що заповнювати втрати часу необхідно відразу, а не відкладати на наступний робочий день, так як тоді матиме місце циклічність втрат і порушення організаційного порядку робочого часу.

5.

Орієнтація на результати

При організації робочого часу потрібно фіксувати непоодинокі дії, а кінцеві цілі і результати. За рахунок цього буде досягатися цілеспрямована діяльність, що виключає позапланові завдання.

6.

Термін виконання

Зводиться до ліквідації можливих зволікань або відкладання запланованих справ, для чого слід встановлювати точні терміни реалізації поставлених завдань для будь-якої діяльності, як професійного працівника.

7.

Узгодження планів в часі

При організації свого робочого часу потрібно враховувати і плани інших людей: свого безпосереднього керівника, своїх колег і підлеглих.

Методи тайм-менеджменту

Управління часом і упорядкування планів особистої роботи може здійснюватися за допомогою різних підходів. У тайм-менеджменті найбільш поширені три методи:

• метод "Альпи";
• метод "ABC";
• метод Ейзенхауера.

Планування особистої роботи за методом "Альпи" включає в себе п'ять послідовних стадій, які виконуються циклічно:

1. Перша стадія полягає в структуризації і сортування завдань.
2. На другій стадії оцінюється тривалість необхідних дій.
3. Третя стадія передбачає розподіл наявного часу відповідно до принципів організації робочого часу, зокрема, резервування часу.
4. На четвертій стадії приймаються рішення в залежності від пріоритетів і передоручення.
5. П'ята стадія включає в себе контроль, облік виконаних завдань.

В Відповідно до даного методу, черговість запланованих завдань встановлюється за допомогою принципу Парето в співвідношенні 80:20. Комбінування методу "Альпи" і принципу Парето ґрунтується на тому, що в рамках значущої сукупності запланованих завдань лише мала частина окремих завдань є пріоритетні заходи. Іншими словами лише 20% запланованих справ принесуть 80% запланованого результату. Оперуючи цією методикою, можна істотно підвищити ефективність свого робочого часу і перерозподілити його на користь виконання більш істотних задач.

Метод аналізу ABC грунтується на тому, що процентне співвідношення справ за ступенем їх важливості в сумі залишається незмінним. Відповідно до методу ABC в тайм-менеджменті все плановані завдання розподіляються залежно від їх значущості на три категорії, які співвідносяться з трьома закономірностями даного методу.

Закономірності методу ABC включають в себе наступні:

• найбільш значущі завдання становить 15% від загальної кількості завдань, які має вирішити менеджер, тоді як результат від їх вирішення становить близько 65% в досягненні поставлених цілей;
• важливі завдання становлять 20% від їх загальної кількості, і їх внесок в досягнення поставлених цілей також становить 20%;
• найменш важливі завдання займають в загальній сукупності 65%, тоді як їх внесок в досягнення поставлених перед менеджером цілей становить всього 15%.

Закономірності ABC-аналізу

Методика планування особистої роботи за допомогою аналізу ABC полягає в тому, що необхідно скласти перелік запланованих завдань, систематизувати їх, визначити черговість виконання, ступінь їх важливості і розподілити заплановані завдання по категоріях A, B і C. У результаті застосування даної техніки, ви вирішуєте завдання категорії A, 15% від загальної кількості запланованих завдань. Разом з тим, 20% задач, які віднесені до категорії B, можуть бути передоручені, а 65% завдань категорії C підлягають обов'язковому передоручення в силу їх меншовартості. В результаті, ви найбільш ефективно вирішуєте найважливіші завдання, що позитивно позначається на результативності управління вашим часом.

Метод Ейзенхауера є прискорений аналіз завдань і є допоміжним у таких випадках, коли потрібно швидко прийняти рішення про пріоритетність завдань, які нею. З метою підвищення ефективності тайм-менеджменту пріоритети встановлюються за двома критеріями: терміновість і важливість завдання. В результаті всі завдання, які стоять перед менеджером, розподіляються на чотири групи:

1. Термінові і важливі завдання;
2. Менш термінові, але одночасно важливі завдання;
3. Термінові, але менш важливі завдання;
4. Менш термінові і менш важливі завдання.

Відповідно до цією методикою організацією часу ви повинні самостійно вирішити завдання першої та другої групи, однак рішення задач другої групи необов'язково здійснювати відразу, це можна зробити після рішення задач першої групи. Рішення задач третьої групи потрібно в екстреному порядку передоручити іншим особам. Рішення задач четвертої групи слід передоручити іншим особам з урахуванням ступеня терміновості і важливості їх виконання.

Мета тайм-менеджменту

Формування оптимального режиму роботи - основна мета тайм-менеджменту

У відповідності з корпоративним підходом до поняття тайм-менеджменту, основним завданням управління робочим часом є досягнення максимальної ефективності його використання шляхом збалансованого планування особистої роботи в організації. Це справедливо і для управління своїм робочим часом поза організації, якщо ви, наприклад, вільний художник.

Фундаментальними детермінантами оптимального режиму особистої роботи є регулярне оперативне планування і систематичність контролю виконання управлінських завдань.

Режим особистої роботи повинен включати з себе чітку регламентацію використання робочого часу на вирішення завдань, пов'язаних з документами, прийомом відвідувачів, участь в нарадах і т.д. Безпосереднє складання плану особистої роботи передбачає на меті створення нормального ритму робота апарату управління в масштабах всієї організації, так як, в кінцевому рахунку, це забезпечує оптимальну черговість виконання управлінських завдань, дає можливість виділити час для інноваційної діяльності, підвищення кваліфікації управлінських кадрів, а також визначити стратегічні перспективи.

Якщо режим роботи незбалансований, то, відповідно до концепції тайм-менеджменту і планування особистої роботи менеджера, створюються критичні ситуації, приймаються непродумані рішення, знижується результативність праці.

Формування оптимального режиму роботи передбачає, що планування робочого часу має враховувати завдання, які повторюються періодично, і раптово виникаючі завдання, які неможливо запланувати заздалегідь.

Об'єктивно, плануючи свій режим роботи, ви не можете ігнорувати необхідність виконання регулярних завдань, які повторюються з певною періодичністю: щодня, щотижня або щомісяця. До таких завдань можна віднести, наприклад, роботу з документами. Очевидно, що час виконання періодичних робіт повинно бути чітко визначено при організації особистої роботи, так як всі вони відносяться до обов'язкових завдань і невиконання їх може спричинити проблеми в роботі та зниження темпів досягнення поставлених перед вами цілей. Окремо також можна виділяти нерегулярні повторювані роботи, які плануються заздалегідь, наприклад, службові відрядження, переговори, наради тощо

Раптово виникаючі завдання, об'єктивно не надають можливості запланувати їх заздалегідь, не можуть бути передбачені при плануванні особистої роботи, отже, для цього необхідно резервувати робочий час, яке може бути використане вами для їх виконання. Відповідно до принципів тайм-менеджменту рішення раптово виниклих завдань або перепоручается, або переноситься на інший час, або ж виконується за рахунок скорочення витрат часу на заплановані роботи.

має на меті сформувати оптимальний режим роботи, а не просто скласти порядок виконання завдань. Важливим аспектом виступає розподіл часу на вирішення поставлених перед вами завдань відповідно до їх важливості, терміновістю виконання, а також з урахуванням можливих термінів їх виконання.

Оптимальний режим управління часом повинен максимально враховувати всі майбутні види робіт, при цьому необхідно зіставляти необхідний обсяг робочого часу для виконання поставлених завдань з плановим фондом робочого часу, щоб він відповідав загальному бюджету робочого часу, яким ви володієте.

Однак, не менш важливим аспектом тайм-менеджменту виступає виконання плану особистої роботи. Вам необхідно не тільки раціонально розподілити свій робочий час, а й слідувати йому, проявити послідовність і системність виконання запланованих завдань, а згодом забезпечити контроль виконаних завдань. При цьому контроль в плануванні свого часу повинен бути регулярним і надавати можливість оцінки обліку вирішених завдань, термінів і ступеня їх виконання.

Інструменти тайм-менеджменту

Дисципліна виконання запланованих завдань сприяє ефективному використанню робочого часу, що відповідно до принципів тайм-менеджменту підвищує якість роботи. Хоча організація і управління часом здійснюється на довгостроковий, середньостроковий і короткостроковий період, формування оптимального режиму роботи в організаційно-технічному плані досягається через оперативне планування використання робочого часу.

Оперативне планування особистої роботи здійснюється регулярно, на кожного тижня ви повинні мати оперативний план, який являє собою план особистої роботи на поточний і майбутній робочий день і містить перелік завдань, які слід оперативно виконувати в певний термін.

Тайм-менеджмент передбачає використання план-графіка на тиждень і ряду організаційних інструментів.

План-графік на тиждень

Організаційні інструменти тайм-менеджменту

Використання організаційних інструментів для підвищення ефективності управління часом дозволить вам встановити чіткий розпорядок використання робочого часу в залежності від планованого періоду: день, тиждень, місяць.

В кінцевому рахунку, згідно з принципами тайм-менеджменту, ви повинні враховувати необхідність координації з робочими планами колег і партнерів.

Організація годині в течение робочі дні

Раціональне використання робочого часу пов'язано з тривалістю робочого дня, від якої залежить ваша працездатність. Довготривалий робочий день, який може тривати по 10-15 годин, не допускають положення науки управління: збільшення тривалості робочого тягне зниження рівня інтенсивності праці і навпаки. При цьому в сучасних умовах невпорядковане використання робочого часу протягом дня веде до зниження ефективності будь-якої професійної діяльності. У свою чергу, це зумовлює виникнення таких втрат в діяльності, які не можуть бути компенсовані.

Нераціональний підхід до використання робочого часу протягом дня веде до негативних тенденцій в цілому. Ви будете витрачати на оперативні завдання більш 60% свого річного робочого часу, тому організація часу повинна бути такою, що в рік на оперативні завдання ви витрачаєте не більше 30% свого робочого часу. Паралельно потрібно скоротити витрати робочого часу на невластиві вам роботи до мінімуму.

Таким чином, очевидно, що раціоналізація робочого дня представляється обов'язковим елементом тайм-менеджменту з точки зору організації часу.

Працездатність людей протягом робочого дня змінюється за стадіями.

Стадії робочого дня в залежності від працездатності людини

Залежно від стадії робочого дня вам потрібно планувати виконання окремих завдань. Найбільш складні завдання, творчу роботу, вирішення важливих питань, прийняття стратегічних рішень і т.п. слід планувати на другу стадію робочого дня, на період найбільшої працездатності.

Прості правила організації часу:

1. Складні завдання потрібно планувати на першу половину дня;
2. Приступати до них потрібно не раніше, ніж через годину після початку робочого дня;
3. У другій половині дня слід виконувати завдання, що вимагають меншої віддачі;
4. Детальний перелік завдань на день визначайте завжди самостійно в рамках того, що потрібно зробити.

Термін найбільшої працездатності залежить від наступних факторів:

• складність і інтенсивність праці;
• стан здоров'я;
• умови праці;
• психологічний клімат;
• перерви протягом робочого дня і ін.

На загальний рівень працездатності впливає річний режим праці і відпочинку, який характеризується загальною кількістю робочих днів, співвідношенням робочих і вихідних днів, їх регулярністю, тривалістю відпустки.

Для тривалого підтримки високого рівня працездатності важливе значення також має безпосередньо тривалість вашого робочого дня і режим використання робочого часу. У зв'язку з цим слід виділити два аспекти, характерних для тих, хто зайнятий розумовою працею:

1. По-перше, вам потрібно мати можливість активно відпочивати протягом дня не менше 1-2 годин. Це час слід використовувати для занять спортом, прогулянок, культурних заходів тощо, на що у вас повинно залишатися час після закінчення робочого дня. Крім цього, вам потрібно мати час для сім'ї та пасивного відпочинку, наприклад, читання книг. Сон повинен займати 7-8 годин, а в періоди підвищеної напруги нічний сон доповнюється ще однією годиною.

2. По-друге, ви повинні раціонально використовувати свій робочий час і не перевищувати тривалість робочого дня, оптимально, не більше 8-9 годин.

У зв'язку з цим, можна визначити, що, з огляду на супутні витрати часу і невиробничі времязатрати, ви повинні дотримуватися оптимальне співвідношення робочого часу і відпочинку. На 9 годину робочого дня має припадати близько 12-13 годин відпочинку.

Як змусити себе працювати

Правила тайм-менеджменту

Відповідно до принципів тайм-менеджменту необхідна реалізація системи організації свого робочого дня, що дозволяє регламентувати виконання конкретних завдань в рамках робочого дня. Застосування методик тайм-менеджменту в системі планування робочого часу, незалежно від конкретних методів їх реалізації, має грунтуватися на розглянутій системі управління часом.

Такий підхід допускає складання плану особистої роботи з урахуванням розпорядку дня і організацію роботи виключно з метою виконання поставлених завдань.

Ефективний принцип організації робочого дня: "Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки". Він повинен постулювати вами постійно.

Відповідно до методики реалізації такого підходу, виділяється три групи правил ефективного тайм-менеджменту. Кожна з цих груп правил відповідає початку, основної частини і завершення робочого дня.

Правила тайм-менеджменту, яким ви повинні слідувати на початку дня:

• починати кожен робочий день з позитивним настроєм;
• починати робочий день в один і той же час;
• завжди уточнювати план особистої роботи на день, складений напередодні;
• в першу чергу, виділяти ключові завдання;
• приступати до виконання поставлених завдань без попереднього розгойдування;
• при необхідності погоджувати план виконання поставлених завдань з колегами і партнерами;
• вранці слід виконати найбільш складні і важливі завдання, так як пізніше найчастіше ви будете зайняті поточними справами.

Таким чином, вранці повинен задаватися темп роботи на цілий день, завдяки якому ви зможете ефективно виконати поставлені перед вами завдання і найбільш інтенсивно використовувати свій робочий час.

Правила тайм-менеджменту в основній частині робочого дня:

• підготовка роботи повинна бути логічною і не порушувати внутрішню організацію робочого часу;
• фіксуйте терміни і, по можливості, впливайте на результат виконання завдання, що дозволить вам підвищити власну ефективність;
• після обов'язкової перевірки корегуйте поставлені завдання з точки зору необхідності окремих робіт;
• відхиляйте додаткові проблеми, які можуть бути відкладені або передоручені;
• уникайте незапланованих імпульсивних дій;
• дотримуйтесь розмірений темп робочого дня;
• невеликі однорідні завдання слід виконувати серіями, щоб за рахунок скорочення часу на підготовку і безперервного виконання завдань концентруватися на процесі і економити робочий час;
• раціонально завершуйте виконання кожного завдання, щоб уникати зайвих времязатрат на повернення до її виконання;
• в разі появи незапланованого вільного часу використовуйте його для рутинної діяльності;
• дотримуйтесь принцип антициклічності і займайтеся на початку робочого дня найбільш важливими завданнями, а менш важливі питання відкладіть на другу половину дня;
• робіть короткочасні перерви для відновлення сил;
• контролюйте терміни, час виконання завдань і плани.

Таким чином, ви зможете досягти найбільшої ефективності використання свого робочого часу, якщо дотримуватися єдиний підхід до управління часом. Результативність використання свого робочого часу це ваше основне завдання.

Правила тайм-менеджменту для завершення робочого дня:

• завершити виконання всіх розпочатих невеликих і / або незначних, незначних завдань;
• проконтролювати і оцінити досягнуті результати;
• скласти план на наступний робочий день.

Не намагайтеся практикувати негативну систему регулярних понаднормових робіт, що так чи інакше викличе зниження інтенсивності та ефективності вашої роботи, так як знизиться працездатність. Закінчення робочого дня має логічно підводити риску під всією виконану за день роботою і стимулювати вас на підготовку до наступного робочого дня.

Висновки

Планування цілей і завдань відповідно до принципів тайм-менеджменту передбачає досягнення максимально раціонального використання робочого часу з метою підвищення ефективності своєї діяльності. Визначаючи порядок і пріоритети виконання поставлених перед вами завдань, потрібно дотримуватися принципів організації свого робочого часу, в іншому випадку неможливо досягти об'єктивного упорядкування планованої на майбутній період роботи. Використовуючи методи визначення термінів і важливості виконання завдань, слід структурувати свою діяльність.

Управління часом спирається на досягнення наукової організації праці, формування оптимального режиму використання робочого часу та дотримання умов раціонального виконання завдань. У зв'язку з цим слід планувати свій робочий час таким чином, щоб досягати оптимального балансу між виконанням пріоритетних завдань, вирішенням питань середнього ступеня важливості і особистим відпочинком, в якому потребує кожна людина.

література

1. Калінін С.І. Тайм менеджмент. - СПб .: Пітер, 2013.
2. Зайверт Л. Ведмежа стратегія. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2012.
3. Архангельський Г.А. Тайм менеджмент. - М .: Паблішер, 2013.
4. Шканова О.М. Ефективна організація праці менеджера. - М .: Инфра-М, 2012.
5. Райзберг Б. А., Лозівський Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Сучасний економічний словник. - М .: Инфра-му, 2006

Дивіться також