Угода про використання особистого транспортного засобу працівника в службових цілях
Докладні трудові договори і додаткові угоди до них важливі не тільки для нормальних трудових відносин з працівниками, але також для кадрового та, як правило, бухгалтерського обліку. Прикладом такого документа може служити додаткову угоду про використання працівником особистого транспортного засобу.
Коли застосовується цей документ
При необхідності використовувати особистий транспортний засіб працівника у компанії є кілька способів оформити виникають правовідносини. Це може бути укладення договору оренди транспортного засобу (з екіпажем або без), так і укладення додаткової угоди до трудового договору. Найчастіше компанії використовують саме другий спосіб. При складанні такої додаткової угоди існують деякі складності, пов'язані з особливостями податкового обліку та компенсаціями працівника. Відповідно до ст. 188 Трудового кодексу РФ при використанні працівником за згодою або з відома роботодавця та в його інтересах особистого майна працівникові виплачується компенсація за використання, знос (амортизацію) особистого транспорту, а також відшкодовуються витрати, пов'язані з його використанням.
На що звернути увагу при складанні документа
Необхідно точна вказівка на трудовий договір, до якого укладається додаткова угода, оскільки обґрунтованість використання особистого транспорту саме цим працівником повинна бути документально підтверджена. Автомобіль повинен належати працівнику на праві власності. Довіреність на керування транспортним засобом не буде надано документом для податкової служби для цілей обгрунтування витрат роботодавця. Для цілей обліку при оподаткуванні компенсації працівникові за використання особистого транспорту роботодавцю необхідно мати підтвердження обгрунтованості використання цього транспорту і дійсне його цільове використання. Таким документом можуть служити посадова інструкція працівника, подорожні листи, видані працівникові. Передбачити виплату і розмір компенсації за використання особистого майна працівника, в даному випадку автомобіля, можна в окремому пункті додаткової угоди. Там же необхідно визначити і умови виплати компенсації. Наприклад, вказати, що компенсація виплачується щомісяця у твердій грошовій сумі незалежно від кількості календарних днів у місяці; за час, коли працівник перебував у відпустці, відрядженні або був непрацездатний, компенсація не виплачується.
Компенсація включає в себе і витрати на паливно-мастильні матеріали. Тому не можна одночасно виплачувати працівникові компенсацію за використання особистого автомобіля для службових поїздок, а також відшкодовувати йому витрати на паливно-мастильні матеріали (ПММ), запчастини та інші аксесуари ( лист УФНС Росії по м Москві від 22.02.0 2007 року № 20-12 / 016776 ) Розмір компенсації, відповідно до ст. 188 ТК РФ, встановлюється за згодою сторін. Однак у витратах роботодавця буде враховуватися тільки частина такої компенсації, яка встановлюється на певному рівні відповідно до постановою Уряду РФ від 08.02.2002 № 92 . У цьому підзаконному акті встановлено такі розміри компенсації:
- 1200 руб. по легкових автомобілях з об'ємом двигуна до 2000 куб. см включно;
- 1500 руб. по легкових автомобілях з об'ємом двигуна понад 2000 куб. см;
- 600 руб. по мотоциклам.
Компенсації за використання особистого вантажного автомобіля в податковому обліку не нормуються. Вони можуть бути враховані в складі інших витрат у повній сумі на підставі подп. 49 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу РФ ( лист Мінфіну Росії від 18.03.2010 № 03-03-06 / 1/150 ).
У разі перевищення зазначених сум компанія не зможе врахувати ці витрати при розрахунку податку на прибуток ( п. 38 ст. 270 НК РФ ). При укладанні додаткової угоди, а також для отримання компенсаційних виплат працівникові слід надати паспорт технічного засобу, свідоцтво про його реєстрацію. На підставі додаткової угоди, посадової інструкції (подорожніх листів або іншого), а також документів, що підтверджують приналежність працівникові транспортного засобу, роботодавцю необхідно буде видати наказ або розпорядження про виробництві компенсаційних виплат працівникові. згідно ст. 235 Трудового кодексу РФ при втраті або пошкодженні майна з вини роботодавця працівникові повинна бути відшкодована сума завданої їм матеріальної шкоди.
Зміна умов додаткової угоди можливо за допомогою укладення нової угоди.
У разі відмови працівника від його підписання або незгоди з його умовами, змінити встановлений порядок компенсації і залучення транспорту можна буде в відповідності зі ст. 74 Трудовим кодексом РФ, оскільки причиною для односторонньої зміни роботодавцем умов трудового договору з працівником може служити і усунення обставин, що вимагають використання особистого транспортного засобу.