Управління бізнес-процесами

Система Business Studio

Система бізнес-моделювання Business Studio розроблена спеціально для максимально легкого створення бізнес-архітектури. Крім цього, вона забезпечує вирішення суміжних завдань, необхідних для забезпечення безперервного розвитку компанії. Можливості Business Studio можна наочно продемонструвати за допомогою діаграми, яка б показала цикл вдосконалення компанії:

Застосування Business Studio
•

Система Business Studio успішно застосовується в таких проектах як:
• Моделювання та оптимізація бізнес-процесів
• Створення нової компанії
• Впровадження системи менеджменту якості
• Впровадження інформаційних систем

Ключові користувачі
• Керівники
• Фахівці з організаційного розвитку
• Консультанти в галузі управління та інформаційних технологій
• Бізнес-аналітики
• Фахівці в області якості
• Всі співробітники компанії

поставка цілей

Важливо розуміти, що стратегія може бути успішно реалізована тільки тоді, коли її розуміють керівники і співробітники компанії. Описуючи стратегію в упорядкованій формі, ми підвищуємо ймовірність її успішної реалізації. Добре зарекомендували себе інструментом представлення стратегії компанії в зручному вигляді є збалансована система показників ССП (Balanced ScoreCard, BSC), розроблена Робертом Капланом і Дейвідом Нортоном.

Збалансована система показників - це система стратегічного управління компанією на основі вимірювання та оцінки її ефективності по набору оптимально підібраних цілей і показників, що відображають всі аспекти діяльності організації, як фінансові, так і нефінансові.

Business Studio дозволяє компаніям провести формалізацію стратегії, виділити і зафіксувати на стратегічній карті дерево цілей компанії, розробити показники досягнення цих цілей. Показники для наочності можуть бути розміщені на діаграмі стратегічної карти. Для кожного показника задаються цільове значення і цільова дата його досягнення, а також план руху до цільового значення в розбивці по обраному періоду вимірювання. Можна призначити співробітників, які будуть мати право на контроль значень конкретного показника, а також визначити особу, відповідальну за внесення значень.

Проектування бізнес-процесів

Маючи формалізовані цілі, можна приступити до проектування бізнес-процесів компанії, тобто визначити ту діяльність, яку співробітники компанії повинні здійснювати для реалізації стратегії і досягнення поставлених цілей.
BUSINESS STUDIO дозволяє як побудувати комплексну ієрархічну модель діяльності компанії, так і описати ряд окремих процесів. Для цього в розпорядження бізнес-аналітика надаються найбільш популярні і зручні нотації моделювання:
• IDEFO
• Процедура (Cross Functional Flowchart)
• BPMN 2.0
• Процес (Basic Flowchart)
• EPC (Event Driven Process Chain)
Нотацію IDEFO доцільно використовувати для побудови ієрархічної моделі бізнес-процесів верхнього рівня, а нотації Процедура, BPMN, Процес і ЕРС - для моделювання процесів нижнього (операційного) рівня. BUSINESS STUDIO дозволяє змінювати нотацію моделювання при переході з опису процесів верхнього рівня до опису процесів нижнього рівня.
Згідно з принципами процесного підходу для процесу задаються: Власник процесу, Виконавці процесу, Входи і Виходи, Вимоги до термінів виконання і ряд інших параметрів. Поєднання наочних графічних нотацій і параметрів процесів забезпечує необхідну повноту опису бізнес-процесів і дозволяє випустити дійсно корисну регламентує документацію.

Для кожного процесу можна визначити набір ключових показників результативності (KPI). Як KPI можна використовувати показники з збалансованої системи показників або створити нові.
Правила виконання бізнес-процесів автоматично фіксуються в документі «Регламент бізнес-процесу».

Проектування організаційної структури

Імітаційне моделювання і функціонально-вартісний аналіз

Потреба в оптимізації діяльності виникає в компанії регулярно. Як правило, вона викликана недостатньою ефективністю бізнес-процесів: великим часом виконання або високими витратами. BUSINESS STUDIO дозволяє оптимізувати час і вартість виконання процесів, використовуючи методики імітаційного моделювання і функціонально-вартісного аналізу (ФВА).

BUSINESS STUDIO забезпечує імітацію виконання процесу або групи процесів в умовах, максимально наближених до реальних. В результаті проведення імітаційного моделювання і ФСА можна:

• оцінити середні значення і розкид ключових параметрів процесу;
• знайти найвитратніші або самі тривалі процеси;
• знайти «пляшкові горлечка» - перевантажені ресурси, до яких постійно вишиковується черга операцій, в результаті чого вони затримують виконання всіх процесів;
• отримати рекомендацію про необхідну кількість ресурсів;
• знайти ресурси з низьким завантаженням;
• проаналізувати виробництво і споживання матеріальних ресурсів.
Якщо отримані значення вартості і часу не влаштовують бізнес-аналітика або власника процесу, можна провести аналіз «Що, якщо?». Для цього необхідно перепроектувати бізнес-процеси або додати ресурси і знову провести імітацію. Всю отриману в результаті імітації статистичну інформацію можна зберегти і викликати на перегляд в будь-який момент, тому бізнес-аналітику залишається тільки вибрати версію бізнес-процесу з найкращими показниками.

Розробка ТЗ на впровадження інформаційних систем

На сьогоднішній день автоматизація є одним з найпоширеніших способів підвищення ефективності бізнес-процесів компанії. Автоматизація дозволяє кардинально знизити час виконання операцій, підвищити швидкість передачі інформації між виконавцями, а також зменшити кількість допускаються помилок.
Основне завдання при впровадженні інформаційних систем (ІС) - забезпечити найкращу відповідність застосовуваних систем бізнес-процесів компанії. BUSINESS STUDIO дозволяє спланувати автоматизацію бізнес-процесів: сформувати реєстр функцій інформаційних систем, вказати функції інформаційних систем, що підтримують виконання бізнес-процесів. Ті функції, які ще не реалізовані або відсутні в інформаційній системі, отримують спеціальну ознаку.
Вся інформація про необхідну автоматизації фіксується в документі «Технічне завдання на створення інформаційної системи». Воно включає в себе наступні розділи:
1. Опис автоматизованих бізнес-процесів організації, використовувані в них функції ІС
2. Перелік необхідної функціональності ІС
3. Перелік майбутніх робочих місць користувачів ІС
4. Перелік необхідних звітів, які повинні формуватися в ІС.
Технічне завдання, при необхідності, доповнюється іншими розділами і передається ІТ-службі.

Формування регламентуючої документації

Щоб втілити в життя ідеї, закладені в бізнес-архітектурі, необхідно донести їх до співробітників в зрозумілому для них вигляді. Це здійснюється за допомогою створення пакету регламентуючих документів, що містять в собі всю важливу інформацію для ефективного виконання співробітниками своєї роботи. BUSINESS STUDIO кардинально знижує трудомісткість цього кроку, автоматично формуючи всі необхідні регламентуючі документи і звіти:

• стратегічна карта

• регламенти бізнес-процесів;

• положення про підрозділи;

• посадові інструкції;

• документообіг.

Документи формуються на основі спроектованих елементів бізнес-архітектури: цілей, бізнес-процесів, організаційної структури та т.д. Будь-яка зміна в бізнес-архітектурі автоматично відображається в регламентуючих документах, тому комплект документації завжди підтримується в актуальному стані.

Використання в BUSINESS STUDIO стандартизованих шаблонів дозволяє оформити всю документацію в єдиному стандарті. Також передбачена зручна можливість створення власних форм документів за допомогою Майстра звітів. Майстер звітів дозволяє сформувати практично будь-які документи, відповідні звичкам і перевагам співробітників компанії.

Забезпечення співробітників базою знань

У розділі «Бізнес-модель компанії» співробітники можуть працювати з документами і звітами, розміщеними на порталі. Для зручного переміщення між документами підтримуються гіперпосилання, причому співробітник бачить тільки ті з них, за якими має право перейти.

Наявність повнотекстового пошуку дозволяє зручно шукати необхідну інформацію.
Портал дозволяє задавати в умовах пошуку:
• місце розташування пошукового запиту;
• тип збігу пошукового запиту;
• довідники, в яких буде здійснюватися пошук.
У результатах пошуку портал видає користувачеві тільки доступну йому з прав інформацію.

Портал BUSINESS STUDIO може бути розгорнутий як всередині компанії, так і на будь-якій зовнішній майданчику. Все необхідне для цього програмне забезпечення міститься в стандартному постачанні BUSINESS STUDIO.
Іншими способами надання співробітникам регламентів і звітів є:
• Формування пакету документів у форматі Microsoft Word, наприклад, для друку та ознайомлення співробітників під розпис.
• Формування HTML-публікації - пакета регламентуючих документів в форматі HTML. HTML-публіка-кація підтримує гіперпосилання між документами і дозволяє здійснювати повнотекстовий поіскв документах. HTML-публікацію можна розмістити в інтернеті або всередині компанії, а також передати зацікавленим особам у вигляді файлів.
Таким чином, при внесенні змін до бізнес-архитекту-ру, BUSINESS STUDIO надає широкий спектр можливостей для оновлення бази знань компанії. В результаті працювати за новими правилами можна практично відразу після їх затвердження.

Контроль показників і досягнення цілей
Регулярний контроль показників і досягнення цілей дозволяє компанії зрозуміти, яка ефективність її бізнес-процесів і в правильному напрямку вона рухається на шляху реалізації стратегії. Для цього необхідно забезпечити:
1. Регулярний збір значень показників.
2. Можливість зручного контролю показників і досягнення цілей.
BUSINESS STUDIO забезпечує своєчасний збір значень показників з відповідальних за їх заповнення співробітників наступними способами:
• BUSINESS STUDIO PORTAL Портал дозволяє вносити планові або фактичні значення показників в базу даних BUSINESS STUDIO через інтернет-браузер. Введені дані будуть відразу доступні на порталі для контролю і аналізу відповідальними особами.
• Файли Microsoft Excel Система автоматично розсилає співробітникам форми звітів в форматі Microsoft Excel по електронній пошті, а потім завантажує заповнені звіти в свою базу даних. Крім того, є можливість завантажувати і звіти у форматі Microsoft Excel, створені зовнішньої інформаційної системою.
Контроль показників здійснюється за допомогою BUSINESS STUDIO PORTAL. На порталі відповідальні особи наочно бачать поточний стан кожного з ключових показників діяльності компанії за допомогою колірного сигналізатора «Статус». Сигналізатор світиться зеленим, коли показник в межах заданої норми, жовтим - при виході в «тривожну» зону, і червоним - при попаданні в критичну зону значень. Також можна побачити положення показника щодо заданих меж. Керівнику демонструється тренд показника - зростання або зниження в порівнянні з попереднім періодом.
Можна зробити декомпозицію розраховується показника аж до самого нижнього рівня і знайти той показник, який викликав відхилення. Також в Порталі можна подивитися динаміку змін показників. Графіки покажуть стан показників по кожному періоду на тлі заданих для періодів кордонів нормальних і тривожних значень. Наочне уявлення трендів показників дозволяє передбачити, чи буде показник відповідати нормі в наступному періоді, або потрібно вжити запобіжних заходів.
Аналогічним чином контролюється і досягнення цілей компанії. Оцінка досягнення мети розраховується автоматично на основі значень показників, прив'язаних до неї. Також можна здійснювати контроль досягнення відразу всіх цілей за допомогою стратегічної карти.

для керівників

BUSINESS STUDIO дозволяє створити ефективну компанію, що працює як годинник. Всі елементи бізнес-архітектури, спроектованої за допомогою BUSINESS STUDIO, логічно пов'язані один з одним: від стратегічних цілей до посадових інструкцій конкретних виконавців.

Побудова бізнес-архітектури компанії за допомогою BUSINESS STUDIO дозволить:

Компанія має чітко сформульовану стратегію, з якою ознайомлені працівники. Завдяки регулярному контролю відхилення на шляху досягнення цілей фіксуються на ранній стадії, тому коригувальні заходи проводяться своєчасно.

Підвищити прозорість компанії

Після застосування BUSINESS STUDIO стає відомо, в чому полягає і як здійснюється діяльність компанії. Місце кожного підрозділу в організаційній структурі обгрунтовано. Правильність виконання процесів вимірюється за допомогою набору показників KPI, а відповідальність за їх виконання персоніфікована.

Знизити витрати і час виконання бізнес-процесів

Збільшується продуктивність праці і скорочуються збитки від неправильних дій співробітників за рахунок наявності формалізованих бізнес-процесів і чітких інструкцій: хто, що і коли повинен робити. А застосування сучасних методів оптимізації бізнес-процесів - імітаційного моделювання і функціонально - вартісного аналізу - дозволяє отримати бізнес-процеси з необхідними витратами і часом їх виконання.

Зберегти в компанії знання про правила виконання бізнес-процесів при втраті ключових співробітників

Якщо йде ключовий співробітник, а правила його роботи ніде не зафіксовані, то неминучі численні збої в роботі, поки новий працівник не освоїть його функціонал. За допомогою BUSINESS STUDIO створюється база знань про правила виконання бізнес-процесів, що дозволяє досить легко впоратися з цією ситуацією.

Мінімізувати час навчання нового персоналу

Для навчання нового персоналу більше не потрібні багатогодинний інструктаж і нагляд в перші тижні роботи. Всю необхідну інформацію про виконання своїх обов'язків новий співробітник отримує з бази знань, що знаходиться на BUSINESS STUDIO PORTAL

Розвантажити керівників від «текучки» і надати їм можливість займатися стратегічними завданнями

Як тільки в компанії з'являються формалізовані бізнес-процеси, керівнику більше не потрібно витрачати свій час на дозвіл стандартних ситуацій. По-перше, тому що дії співробітників в цих ситуаціях регламентовані, по-друге, тому що співробітники допускають в роботі менше помилок, для виправлення яких потрібна участь керівника.

Знизити трудомісткість робіт з проектування та вдосконалення бізнес-архітектури в 2-3 рази

BUSINESS STUDIO - зручний робочий інструмент побудови бізнес-архітектури. Проста середу моделювання, можливість автоматичного створення регламентуючих документів і формування бази знань компанії дозволяють значно економити ресурси компанії.
Для консультантів з управління

BUSINESS STUDIO дозволяє прискорити і підвищити якість виконання всіх етапів проекту по опису і реінжинірингу діяльності організації:

Моделювання бізнес-процесів

Зручне середовище моделювання, що дозволяє значно знизити трудомісткість робіт. Підтримувані нотації дозволяють наочно описати процеси верхнього і операційного рівнів. Отримані моделі зрозумілі фахівцям організації-клієнта.

Формування регламентуючих документів

Прискорення виконання робіт до 80% за рахунок автоматичного формування документів.

уточнення вимог

Оперативне узгодження документів з замовником завдяки наявності HTML-публікації.

переформування документів

Після внесення отриманих зауважень в BUSINESS STUDIO нові варіанти звітів і регламентуючих документів швидко переформовуються.
Консалтингові компанії можуть збільшити цінність своєї пропозиції, передаючи замовнику модель в форматі BUSINESS STUDIO для подальшого самостійного оновлення. При виконанні великої кількості проектів і значному штаті співробітників, в BUSINESS STUDIO можна створити базу референтних моделей бізнес-процесів, що дозволить істотно скоротити терміни аналогічних проектів.
Для ІТ-фахівців

Фахівцям, які займаються впровадженням інформаційних систем, BUSINESS STUDIO дозволяє.
• Описати автоматизує бізнес-процеси.
• Сформувати технічне завдання на створення та впровадження інформаційної системи:
• Сформувати інструкції для користувачів або включити опис роботи з інформаційною системою в посадові інструкції.
Таким чином, знижується трудомісткість розробки технічного завдання і інструкцій користувачів.
Для фахівців з якості

Розробка і впровадження системи управління якістю (СУЯ) передбачає формування пакета нормативної документації, що відповідає вимогам стандартів ISO 9000, використання даної документації в повсякденній діяльності співробітників організації, а також її безперервну актуалізацію.
Застосування BUSINESS STUDIO як єдиної інформаційної бази дозволяє значно скоротити тимчасові і трудові витрати по створенню системи менеджменту якості, дозволяючи:
• описати цілі та політику в області якості організації;
• виділити і описати бізнес-процеси і процедури;
• створити регламентуючі документи, що описують діяльність посадових осіб і підрозділів (посадові інструкції, положення про підрозділи) в рамках СМЯ;
• проводити аналіз невідповідностей вимогам якості, виявлених при аудиті СМК небудь виявлених на будь-якій стадії життєвого циклу продукту або послуги;
• контролювати стан процесів за допомогою контрольних карт;
• розробляти за результатами аналізу коригувальні та запобіжні заходи та контролювати їх виконання;
• підтримувати всю нормативну документацію СМЯ в актуальному стані за рахунок внесення необхідних змін до BUSINESS STUDIO і переформування необхідних документів;
• організувати оперативний доступ посадових осіб організації до всього пакету документації СМЯ і усунути тривалий пошук інформації в паперових документах за рахунок використання BUSINESS STUDIO PORTAL або HTML-публікації.