Важливі фактори при виборі ЄСМ

Думка розробника системи управління документами, завданнями і бізнес-процесами ТЕЗА.

Середні і великі організації при виборі сучасної ЄСМ-системи, як правило, виходять з широкого списку вимог, що пред'являються до функціональності. Потреби таких компаній не обмежуються "класичної" автоматизацією документообігу, з'являються плани по автоматизації унікальних бізнес-процесів, що підтверджує значущість широких функціональних можливостей майбутньої системи. Але мислячи в короткостроковій перспективі, замовники часто не беруть до уваги такі важливі фактори, як можливість отримання своєчасного і швидкого оновлення системи, взаємодія з вендором з розвитку системи, якісна технічна підтримка і інші "малозначущі" в процесі вибору ЄСМ чинники, які згодом впливають на довгостроковий успіх експлуатації системи. Адже ЄСМ-системи в організації купуються не щороку, а надовго. Розробники системи документообігу ТЕЗІС мають свою думку про те, на що варто ще звертати увагу при виборі ЄСМ системи.

Визначаючись з вибором ЄСМ, більшість організацій керуються схожими критеріями вибору, а саме - набором завдань і процесів, які може автоматизувати система, інтерфейсом, швидкістю впровадження та вартістю рішення. Однак, якщо компанія потребує автоматизації специфічних бізнес-процесів, то покупкою готового рішення найчастіше не обійтися - необхідна кастомизация і доопрацювання системи.

«Ми вважаємо за необхідне, щоб при замовленні послуг з кастомізації системи була можливість вибору - розвивати рішення за допомогою вендора, інтегратора або самостійно», - розповідає Ласкін Іван, керівник електронного документообігу компанії Haulmont.

За російською традицією, більшість розробників ЄСМ є і інтеграторами своїх рішень. Звертаючись безпосередньо до вендору або його партнеру, компанія може отримати комплекс послуг з перших рук. Це розумний вибір, особливо при великому обсязі робіт з модифікації системи. Але залишається позаду етап впровадження і в ході експлуатації у компанії виникають нові побажання щодо розвитку рішення. Доводиться знову звертатися до вендору, підлаштовуватися під його умови і терміни, або шукати системного інтегратора, що спеціалізується на даній платформі і платити вже йому.

«Є ще один варіант, - уточнює Ласкін Іван, - це розвиток системи власними силами, при цьому буває досить в штаті одиничного персоналу з навичками програмування. Але це стосується лише ЄСМ з відкритим вихідним кодом ».

На ринку Росії таких систем не багато, тому не можна не відзначити успішний досвід повністю самостійного розвитку системи ТЕЗІС замовниками компанії Haulmont. У BLS CustosGroup - юридичному підрозділі компанії PEGASTouristik, пішли по шляху самостійного розвитку системи ТЕЗІС під свої специфічні процеси руху документів і взаємодії між відділами. І цілком успішно впоралися з цим завданням силами одного системного адміністратора. Описаний випадок можливий в першу чергу за рахунок відкритого програмного коду ЄСМ ТЕЗІС і використання загальнодоступного мови програмування Java. Це дає можливість замовнику самостійно, без додаткового звернення до вендору автоматизувати свої унікальні бізнес-процеси на основі системи, тим самим скорочуючи фінансові витрати.

Як легко ви зможете оновлювати свою СЕД / ЄСМ?

ЄСМ - це не програмний продукт, це ціла стратегія ефективного управління інформаційними ресурсами підприємства, включаючи ту інфраструктуру, власне програмне забезпечення, на якій ця стратегія ґрунтується. ЄСМ-система впроваджується не для того, щоб вирішити нагальну миттєву проблему, а щоб оптимізувати бізнес-процеси на підприємстві з прицілом на майбутнє. Але одна з проблем, з якою замовники стикаються через якийсь час після впровадження продукту - це складність і витратність оновлення системи, модифікованої за допомогою інтегратора або власними силами і складність переходу на нову версію без відкату всіх модифікацій.

При цьому колись витрачені значні зусилля на адаптацію системи під потреби конкретної організації, по суті, заганяють компанію зі своєю системою на тупикову гілку розвитку. Так, якщо компанія надалі забажає оновити ЄСМ до нового релізу, їй доведеться знову витрачати додаткові кошти і час на адаптацію модифікованої системи. Ці проблеми закладені в архітектурі багатьох ЄСМ. Тому, вибираючи систему, варто звертати увагу на можливості платформи майбутньої системи.

«Один з наших замовників, - ділиться досвідом Іван Ласкін, - нафтова компанія" Альянс ", пред'являла як критерій при виборі системи можливість швидкого переходу на нові версії. Раніше при роботі з іншою системою їм доводилося підлаштовуватися під терміни, запропоновані розробником, втрачати час, щоб продовжити розвиток своєї системи або поширити її на філії ».

В основі системи ТЕЗІС використовується унікальний механізм швидкого переходу на нові версії зі збереженням внесених у вихідний код змін, навіть якщо система була серйозно перероблена. Ця можливість визначається архітектурою платформи, на якій розроблено систему. Що, в свою чергу, дозволяє компаніям з модифікованими системами під індивідуальні бізнес-процеси легко переходити на нові версії, користуючись усіма перевагами нових релізів. Всі архітектурні особливості системи ТЕЗА - кроссплатформенность, гнучкість, масштабованість закладені на рівні платформи, що спрощує процес впровадження і знімає багато технологічні труднощі. В першу чергу, це стосується розробки проектів розширення і подальшого отримання оновлених версій замовником.

Сучасні ЄСМ-системи: випереджаючи тренди

Ринок СЕД і ЄСМ розвивається дуже активно, і система, встановлена ​​у вашій організації теж не повинна стояти на місці. Щоб залишатися в тренді необхідно звернути увагу не тільки на можливість оперативного переходу на нові версії системи, але і відповідність обраної ЄСМ поточному розвитку галузі.

На думку розробників ЄСМ ТЕЗА, при виборі рішення слід віддавати перевагу сучасним системам, побудованим на актуальних технологіях. Дайте відповідь на питання - чи буде обрана вами система відповідати сучасним ІТ-трендам через 3-5 років?

Інтернет активно використовується у всіх компаніях і став невід'ємною частиною життя сучасної людини, тому web-доступ до систем автоматизації бізнесу є затребуваним.

Багато великих розробники ЄСМ замислюються про створення веб-доступу до своїх продуктів або вже надають таку послугу. Однак доступ через браузер ще не означає доступ до повної функціональності системи, веб-клієнт багатьох систем являє собою сильно урізану версію основного продукту.

Однією з перших систем на російському ринку з повнофункціональним web-доступом стала розробка компанії Haulmont ЄСМ ТЕЗА, в якій реалізовані всі можливості роботи з документами і завданнями через Інтернет. Крім зручності використання, наявність повноцінного web-клієнта економить також час і матеріальні ресурси на встановлення робочих місць.

Мобільність вирішує все

Крім розвитку інтернет-технологій, іншим трендом ІТ-ринку і бізнес-середовища в цілому відноситься робота на персональних мобільних пристроях - Bring Your Own Device ( "принеси свій пристрій"). У числі перших перевага даного тренду оцінили вищі керівники компаній, але за оцінками Gartner до 2017 року приблизно половина світових компаній переведе співробітників на особисті пристрої і відмовиться від закупівлі робочих комп'ютерів.

Тісно з BYOD пов'язана інша тенденція - необхідність працювати з будь-якої точки світу і пов'язана з нею потреба керівників в мобільності ЄСМ-систем.

Проте, відзначають розробники Haulmont, тут таїться технологічна проблема, яка часто спливає тільки на стадії експлуатації системи. Багато розробники СЕД або ЄСМ йдуть по шляху створення нативних клієнтів під платформи iOS, Android і ін. Ця пропозиція підходить організаціям, у яких встановлюється стандартна система. Але великі і середні компанії часто значно модифікують стандартну функціональність під свої бізнес-процеси. При цьому для роботи з мобільним пристроєм доводиться або модифікувати нативні додатки під всі платформи або відмовитися від роботи на особистому пристрої на користь підтримки однієї платформи. Це не завжди зручно: важко уявити керівника, який був змушений використовувати корпоративний планшет на Android, а не свій особистий iPad.

На російському ринку представлені сучасні ЄСМ з можливістю адаптації інтерфейсу системи під різні типи пристроїв і спеціально розробленими мобільними інтерфейсами для телефонів і планшетів. До числа таких систем відноситься система ТЕЗА. У ній реалізована мобільна версія, що підтримує різні типи пристроїв, крім того, вона може повноцінно працювати через звичайний web-інтерфейс, доступний на всіх пристроях. У разі модифікації ЄСМ будуть потрібні лише невеликі доопрацювання мобільної версії, які значно менш трудомісткі, ніж модифікація будь-якого нативного клієнта. При цьому мобільний інтерфейс стає доступним на всіх браузерах і пристроях, без обмежень у виборі гаджета для роботи в системі.

Крім того, зараз затребувані портальні рішення для спільної роботи з інформаційними ресурсами компанії. Замовники все більше зацікавлені в організації єдиної точки доступу до документів та корпоративної інформації, тому на ринок виходять рішення по інтеграції систем електронного документообігу з портальними рішеннями, до числа яких належить розробка компанії Haulmont - ТЕЗА Портал.

Фактори, що впливають на довгостроковий успіх впровадження ЕСМ

Вибір ЄСМ є дуже важливою і відповідальною подією в житті будь-якої організації. Щоб даний вибір був правильним і давав потрібні конкурентні переваги слід ретельніше підходити до обирається рішенням, розглядаючи його в довгостроковій перспективі. Як при покупці машини грамотний покупець дивиться не тільки на зовнішній вигляд і вартість, а враховує вартість експлуатації, обслуговування і багато інших чинників, так і при виборі ЄСМ не варто забувати про питання підтримки та подальшого розвитку системи. Зробити вибір допоможе оцінка технологій, що лежать в основі ЕСМ-системи, так як саме вони визначають ступінь мобільності і масштабованості системи.

Необхідно вже на етапі вибору системи звертати увагу на актуальність ЄСМ основним технологічним трендам. Якщо система не підтримує їх зараз, то наскільки архаїчної вона стане через кілька років? Вибирайте системи орієнтовані на інтернет-технології, це дозволить створювати віддалені робочі місця для роботи з єдиною корпоративною інформацією і отримувати переваги від загальної тенденції використання мобільних пристроїв.

Подумайте, наскільки ви будете залежні від вендора, його технологій та взаємовідносин з ним після впровадження ЕСМ. Чи надає розробник ЄСМ можливість вибору взаємодії при розвитку рішення? Системи з відкритим програмним кодом, побудовані на технологіях Java дозволять організаціям без додаткового звернення до розробника створювати унікальні рішення на основі ЕСМ своїми власними силами, тим самим скорочуючи фінансові витрати.

джерело