Види ділових паперів: Інформаційно-довідкові документи. акт

АКТ

Акт - документ, складений декількома особами і підтверджуючий встановлений факт, подія, дія.

Найчастіше акти складаються комісіями як постійно діючими, так і призначаються розпорядчим документом (зазвичай наказом) за вказівкою вищестоящої організації або керівника. В окремих випадках акт може бути складено одним або декількома посадовими особами.

Приводи для складання акта можуть бути різними, звідси і велике число різновидів актів: акти ліквідації (установ, підприємств, організацій); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т. д.); прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення справ, зіпсованих або відпрацювали свій термін матеріальних цінностей і т. п .; інвентаризації, нещасних випадків, аварій та ін. Для значної кількості повторюваних ситуацій розробляються уніфіковані трафаретні форми. Прикладом таких форм можуть бути форми актів про ліквідацію підприємства, актів, які складаються архівними установами при перевірці наявності і стану архівних справ, акти прийому-передачі матеріальних цінностей і т. П.

Незалежно від різновиду акти складаються за єдиною схемою. Акт, як правило, оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 з скороченим відтворенням постійних реквізитів, прапоровим методом, в кутовому варіанті виконання. Назва документа друкується від лівого поля формуляра з розрядкою (А До Т). В окремих випадках акт оформляють на загальному бланку організації. Як і у всякому документі, в акті перед текстом є заголовок, що починається з прийменника "Про" ( "ПРО") і формулюється за допомогою отглагольного іменника: "Про перевірку ...", "Про прийом-передачу ...", " Про списання ... "," Про знищення ... "

Дата і місце складання акту, зазначені в бланку, повинні відповідати даті і місцю актіруемого події. В акті відображаються тільки ті факти, які точно встановлені особами, що підписують документ.

Текст акту складається з трьох частин - вступної, констатуючої і висновків.

Вступна частина в більшості випадків формалізована і включає виклад підстави для складання акта та перелік осіб, що складають акт (можуть бути вказані і присутні при цьому особи). Деякі види актів вимагають затвердження. Наприклад, акт про виділення до знищення документів і справ затверджується керівником підприємства. У подібних випадках до складу реквізитів акта включається реквізит затвердження документа.

Починається вступна частина акта словом "Підстава", яке друкується через два-три інтервалу після заголовка, з абзацу. Після слова "Підстава" ставиться двокрапка і вказується найменування розпорядчого документа в називному відмінку, його дата, номер і заголовок. Наприклад: Підстава: наказ директора заводу від 22.04.2005 р № 189 "Про проведення інвентаризації матеріальних цінностей на складі готової продукції".

Далі з нового рядка з великої літери пишеться "Складено:" і перераховуються члени комісії (укладачі акту) із зазначенням посади (найменування підприємства вказується), прізвища та ініціалів, а також присутні особи. наприклад:

складено:
голова

Посада, ініціали, прізвище
Члени комісії: 1. Посада, ініціали, прізвище
2. Посада, ініціали, прізвище
3. Посада, ініціали, прізвище
4. Посада, ініціали, прізвище
Були присутні: 1. Посада, ініціали, прізвище
2. Посада, ініціали, прізвище

Реєстрація розірвання починається з абзацу. У ній викладаються цілі, завдання і істота роботи, виконаної укладачами акту, її результати. Результати роботи можуть бути представлені у вигляді таблиці.

У заключній частині акта робляться висновки або даються рекомендації. Ця частина тексту не обов'язкова - акт може закінчуватися і констатацією фактів.

Після тексту перед підписами при необхідності вказують кількість складених примірників акта і їх місцезнаходження (ця частина акта також не обов'язкова). наприклад:

Складено в 3 примірниках:
1-й прим. направлений в Мінекономіки Росії
2-й прим. направлений в МПС Росії
3-й прим. - в справу 05-24.

Завершують текст акту підпису. Акт підписують голова комісії і всі укладачі. Прізвища членів комісії і присутніх розташовуються в алфавітному порядку. При підписанні посади перед прізвищами не вказуються.

наприклад:

Голова комісії
Підпис Г.В. Сидоров Члени комісії: Підпис В.Л. Кирилов Підпис Г.Г. Михайлова Підпис І.М. Потапов Підпис Т.Ф. Юрченко

Приклади оформлення актів дано в розділі "Зразки ділових паперів".