Відрядження за кордон в 2018 році - добові, тривалість закордонного відрядження

1. Нормативна база відряджень за кордон
2. Групи співробітників, які не допускаються до відправлення у відрядження за кордон у 2018 році
3. Нововведення законодавства при відрядженнях за кордон в добових 2018 року
4. Витрати підприємства на відрядження за кордон співробітника
5. Документальне оформлення закордонного відрядження
6. Тривалість закордонного відрядження
7. Порядок оформлення відрядження співробітника за кордон

Протягом здійснення своєї діяльності організації нерідко доводиться стикатися з необхідністю направляти своїх співробітників у закордонні відрядження . Подібна практика дозволяє підприємствам розширювати сферу свого впливу, а також підвищувати показники прибутковості за фактом укладення нових контрактів із зарубіжними контрагентами.

Нормативна база відряджень за кордон

Нормативна регулювання даного питання починається з трудового законодавства РФ. Зокрема, ст. 166 ТК РФ визначає поняття відрядження, а також порядок їх постанови.

Крім цього, законодавство гарантує працівникам будь-якої компанії, що:

• будуть збережені посаду, робоче місце співробітника, а також відшкодування з тимчасової непрацездатності громадянина. Крім цього за підлеглим закріплюється обсяг його середнього заробітку, який не може поменшати в період ділової поїздки суб'єкта. Ці положення регламентуються ст. 167 ТК РФ;
• коли посадові обов'язки підлеглого припускають роботу на виїзді, поїздки за межі офісу в межах міста не будуть вважатися відрядженням. Це фіксується в ПП № 749 від 13.10.2008г.

Крім ТК РФ для зарубіжних ділових поїздок також актуальні такі нормативні документи:

• НК РФ і ФЗ № 173 від 10.12.2013г. визначають порядок і умови направлення підлеглих в ділові поїздки за кордон;
• ПП РФ № 749 від 13.10.2008г. фіксує порядок виконання відряджання співробітників;
• порядок відшкодування грошових коштів, витрачених в поїздці, а також добових , Регламентується колективними угодами, особистим трудовим договором з підлеглим, плановими документами та ін.

Керівнику компанії, яка готується направити підлеглого в зарубіжну поїздку, слід розуміти, що юридичні та економічні відносини між країнами часто змінюються. Тому потрібно ознайомитися з системою в'їзду в конкретну країну з тією метою, щоб документи співробітника були оформлені правильно.

Групи співробітників, які не допускаються до відправлення у відрядження за кордон у 2018 році

Подібні категорії описуються в трудовому законодавстві. Так, керівникові слід знати, що в ділові поїздки за кордон не допускаються:

• жінки, які очікують появу дитини;
• суб'єкти з наявними забороною на в'їзд в конкретну країну або ж обмеженням виїзного характеру;
• працівники, які не досягли 18 років. Винятком є ​​співробітники культурного і творчого профілю. Наприклад, закордонне відрядження дозволяється неповнолітнім акторам на час зйомок;
• підлеглі на протязі їх студентського відпустки.

Крім цього, виділяють також групи осіб, які допускаються в закордонне відрядження тільки з їх особистої письмової згоди:

• матері малолітніх дітей, які не досягли 3 років;
• батьки-одинаки і матері-одиначки;
• самотні опікуни, чиїм нащадкам ще не виповнилося 5 років;
• батьки неповнолітніх інвалідів;
• опікуни малолітніх дітей;
• підлеглі, на яких лежить відповідальність за забезпечення догляду тяжкохворого родича з медичного приписом.

Нововведення законодавства при відрядженнях за кордон в добових 2018 року

Починаючи з 2014 року, законодавство в розрізі відряджень зазнавало коригування. Найбільш значними з них стали:

• з 2015 скасовано необхідність оформляти співробітнику посвідчення про відрядження і службове завдання. Однак до сих пір багато організацій закріплюють подібний стан в місцевих нормативних актах з огляду на інформативності та зручності зазначених документів;
• з 2017 року був істотно спрощений документообіг щодо ділових поїздок підлеглих. Так, подібні службові поїздки тепер грунтуються на наказі керівника, де відображається інформація про цілі відрядження і її тривалість;
• були змінені обсяги добових виплат співробітникам.

Про зміни добових слід розповісти докладніше. З 01.01.2017г. було встановлено, що обсяг добових буде ділитися на фіксовану частину і суму, що оподатковується податком, якщо вона перевищує норму. Так, максимально можливі обсяги добових виплат, які не оподатковуватимуть, являють собою:

• для ділових поїздок по території Росії - 700 руб .;
• для службових відряджень за кордон - 2500 руб.

Крім цього, ТК РФ не фіксує максимально можливий обсяг добових. Нововведення стосуються тільки допустимий розмір виплат без оподаткування.

Будь-яку суму, яка визначається на конкретному підприємстві як норма добових, слід оформити в локальному нормативному документі.

Витрати підприємства на відрядження за кордон співробітника

Кошти, витрачені для організації закордонного відрядження підлеглого, можна класифікувати наступним чином:

1. Витрати на проїзд. За фактом приїзду співробітника їм протягом перших трьох днів, складається авансовий звіт, до якого він прикладає виправдувальні документи. Серед них також присутні квитки на проїзд, включаючи громадський транспорт і авіаквитки.

Існують випадки, коли співробітник направляється в ділову поїздку особистим транспортом. Тоді до виправдувальним документам слід додати шляховий лист, а також чеки з заправок. На етапі оформлення відрядження співробітник повинен подати технічний паспорт транспорту, а також довіреність, якщо машина не належить йому.

Також нерідко використовується орендований транспорт. Для цього представник компанії направляється до відповідної організації. За фактом повернення співробітник надає орендну угоду, акт про повернення машини, а також чеки.

1. Витрати на проживання. Нерідко трапляється так, що іноземний опонент бере на себе витрати по проживанню суб'єкта. Однак якщо цього не сталося, про готельному номері, мотелі або квартирі слід подбати заздалегідь. На етапі планування відрядження підприємство має забронювати відповідну житлоплощу для працівника. Як докази співробітником надаються рахунки за проживання.
2. Витрати на оформлення закордонного паспорта в разі потреби. Якщо співробітник такого не має, то відрядження за кордон стає неможливою. Тому найчастіше роботодавці беруть на себе витрати з оформлення закордонного паспорта для підлеглого. Однак фактично цим займається особисто співробітник. Також йому надають право вибору: заздалегідь отримати аванс або отримати подальше відшкодування особистих витрат. Зокрема, подібними витратами є виплата державного мита та, при необхідності, оплата консультації юриста. Доказовими документами є квитанції банку.
3. Витрати на отримання візи. При цьому процесі також мається на увазі держмито. Без наявності обговорюваного документа відрядження також стає неможливою.
4. Додаткові витрати на закордонну ділову поїздку працівника. Грунтуючись на ст. 264 НК РФ, мається на увазі відшкодування витрат на консульські, аеродромні збори, а також збори за фактом транзиту автомобіля та інше.

Крім цього співробітнику також виплачуються добові при відрядженнях за кордон, як відшкодування кожного дня перебування в діловій поїздці.

Документальне оформлення закордонного відрядження

Оформлення відрядження полягає в публікації наказу роботодавця, в якому детально прописуються місце, час, а також реквізити приймаючої сторони.

Якщо на підприємстві передбачено використання посвідчення про відрядження і службового завдання, їх також необхідно оформити до від'їзду підлеглого. При закордонному відрядженні інформація, раніше проставляється у посвідченні про відрядження, тепер фіксується на митних пунктах, а саме - фактична дата виїзду та в'їзду людини.

За фактом приїзду суб'єкта йому дається три дні на оформлення авансового звіту. При цьому якщо день приїзду потрапляє на вихідний або свято, то три дні починають свій відлік з першого дня робочого тижня.

Нерідко виникають складнощі при закордонних відрядженнях. Так, відповідаючи на питання як оформити авансовий звіт при відрядженнях за кордон, необхідно в першу чергу уточнити, що, фактично, суб'єкту його потрібно не оформити, а заповнити. Уніфікована форма АТ-1 для подібних документів є у відділі кадрів. Кадровики заздалегідь готують папери, які потім передаються відрядженому працівникові для заповнення. Основним нюансом є необхідність докласти всіх виправдувальні документи, нічого не загубивши. Саме на підставі авансового звіту працівника будуть відшкодовані витрачені кошти.

Тривалість закордонного відрядження

Починаючи з 2017 року були скасовані обмеження по тривалості відряджень за кордон. Однак тривалість ділової поїздки повинна бути зафіксована в наказі. Крім цього, більшістю організацій оформляються спеціальні нормативні акти, в яких фіксуються нюанси напрямки співробітників в закордонні відрядження.

Тривалість відрядження обумовлюється:

• економічною доцільністю;
• наявністю документальних аргументів на підтвердження перевищення доходів над витратами з огляду на здійсненої поїздки.

Якщо співробітник пробув у відрядженнях за кордоном сумарно понад 183 днів за попередні поїздці 12 місяців, відсоток ПДФО стане 30%, а не 13%.

Порядок оформлення відрядження співробітника за кордон

Порядок оформлення зарубіжної ділової поїздки і відрядження по території країни істотно не відрізняються. Підставою для обох поїздок служить опублікований наказ керівника, за фактом якого співробітник направляється на іншу територію для виконання завдання. Однак подібні поїздки мають і відмінності, зокрема, це проявляється в нюансах і особливості оформлення документів для співробітника і порядку виплат грошових коштів.

Покрокова інструкція оформлення закордонної поїздки працівника в загальному вигляді полягає в наступному:

1. Роботодавець приймає рішення про направлення конкретного підлеглого у відрядження за кордон.
2. Публікується відповідний наказ, в якому будуть позначені цілі і завдання поїздки.
3. У разі якщо це передбачено локальними нормативними актами підприємства, видача посвідчення про відрядження.
4. Повідомлення працівника про наявність такого наказу керівника, ознайомлення підлеглого з ним.
5. Обчислення майбутніх витрат на проживання, харчування та дорогу, а також добових, виходячи з поточного курсу валют.
6. Здійснення авансових виплат.

Як зазначалося раніше, закордонна поїздка має безліч нюансів. Тому керівнику заздалегідь слід ознайомитися з пропозицією іноземної організації і визначити, чи бере на себе опонент частина витрат на відрядження. Крім цього, слід визначити наявність у підлеглого закордонного паспорта. Так, якщо даного документа немає в наявності, порядок оформлення зарубіжної ділової поїздки, фактично, починається з моменту отримання.

Також розрахунки по факту відрядження базуються на таких витратах:

1. Оформлення візи підлеглому, якщо така необхідність існує.
2. Бронювання номера готелю, хостелу або готелю. Також враховуються орендні витрати, якщо співробітнику знімається квартира.
3. Оформлення необхідної пакету документів для виконання співробітником своїх службових обов'язків.
4. Визначення обсягу авансових виплат, грунтуючись на попередніх розрахунках майбутніх витрат, а також покладених суб'єкту добових.
5. Обчислення усередненої заробітної плати підлеглого за кожен день ділової поїздки.
6. Оплата податків, зокрема, ПДФО та відповідних внесків

Також слід зазначити, що закордонне відрядження повинна проходити ті ж етапи оформлення, що і звичайна. Різниця полягає лише у виплаті добових. Так, відрядження за кордон на 1 день добові не передбачає. Тобто, якщо суб'єкту не доведеться ночувати не вдома, то добові не будуть виплачені. Однак інші витрати на подібну «мобільну» ділову поїздку будуть відшкодовані.

Таким чином, оформлення відрядження за кордон має безліч нюансів і особливостей. З огляду на коригування законодавства, керівникам підприємств необхідно ознайомитися з нововведеннями. Рекомендується слідувати наведеної покрокової інструкції, щоб уникнути неточностей і помилок в подібному процесі.