Виправити або анулювати електронний документ. Що простіше ?. Synerdocs

1. виправляємо договір
2. Виправляємо первинний документ
3. Виправляємо рахунок-фактуру
4. Коли виправлення важливо

Всі ми люди, і кожен з нас, хоч раз в житті, допускав помилки. Працюючи з величезними обсягами інформації, великими числами, стосами паперів, увагу людини притупляється, і ніякі сучасні системи, сервіси та технології не гарантують недопущення прикрої помилки, яка може привести до неприємних наслідків. Будь-бухгалтер знає про це не з чуток.

Не секрет, що оформлення бухгалтерських документів має відповідати вимогам чинного законодавства, при цьому внесення виправлень в документи також підпорядковується певним правилам. На практиці, працюючи з паперовими документами, набагато простіше знищити некоректний оригінал і оформити замість нього новий, ніж вносити поправки. Відстежити це, практично, неможливо. Тим більше що такий механізм виправлення документів цілком себе виправдовує. Намагаючись правильно внести корективи, можна допустити нові помилки. Такий ризик не прийнятний.

Що змінилося з переходом на електронні документи ?!

виправляємо договір

Залежно від характеру неточності, внести виправлення в паперовий договір можна декількома способами:

• скласти новий документ, знищивши попередню версію договору;
• внести виправлення в текст договору від руки;
• скласти додаткову угоду до договору;
• скласти протокол розбіжностей.

Всі перераховані варіанти працюють незалежно від того, підписали ви документ зі свого боку чи ні, і, тим більше, вони не залежать від способу доставки: пошта або кур'єр.

На відміну від паперу, обмін електронними договорами має ряд особливостей.

Припустимо, ви склали електронний договір , Підписали його електронним підписом і відправили контрагенту по електронній пошті. Але контрагент висловив незгоду з деякими пунктами договору, що можна зробити ?! Як і раніше, просто вибрати один з можливих варіантів:

1. Скласти новий оригінал документа в електронному вигляді, анулювавши попередню версію, підписати документ електронним підписом і повторно відправити контрагенту електронкою.
2. Скласти додаткову угоду до договору в електронному вигляді.
3. Скласти електронний протокол розбіжностей і підписати договір з урахуванням даного протоколу.

Поправити документ «від руки», тобто просто внести зміни в наявний і відправити його повторно, не вийде, так як документ був підписаний електронним підписом, основним завданням якої є гарантія цілісності і незмінності документа.

Розглянемо інший кейс. Ви склали електронний договір, підписали електронним підписом і відправили через оператора електронного документообігу. У цьому випадку вибір варіанта виправлення договору буде обмежувати сервісу, яким ви користуєтеся. Якщо всі три варіанти вам доступні, то вибір залишається за вами.

Дізнайтеся докладніше про функціональність сервісу у вашого оператора.

Який спосіб доставки вибрати, електронну пошту або сервіс обміну оператора електронного документообігу також залежить від ваших уподобань, ніяких законодавчих обмежень тут немає.

Нагадуємо, можливість складання договору в електронному вигляді закріплена в Цивільному кодексі Росії ( ст. 160 і 434 ).

Виправляємо первинний документ

Виправлення первинного документа - окрема суперечлива історія. Порядок виправлення помилок в паперових первинних документах встановлено в Положенні про документи і документообіг в бухгалтерському обліку , Затвердженому Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105 та чинному на сьогоднішній момент в частині, що не суперечить Федеральним законом від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» .

Разом з цим Мінфін Росії вважає, що в первинні облікові документи (за винятком касових і банківських документів) вносити зміни можна тільки за погодженням з учасниками господарської операції, що має бути підтверджено їх підписами із зазначенням дати внесення виправлень ( Лист від 25.01.2012 № 07-02-06 / 9 ).

Багато експертів вважають інакше. Для уточнення даних в первинці до неї необхідно скласти акт за формою N ТОРГ-2 (Або N ТОРГ-3), а потім в первісної накладної зробити позначку про актування.

Знову, відштовхуючись від того, що може бути застосовано на папері, маємо кілька варіантів виправлення електронної первинки:

1. Складання нового електронного оригіналу з паралельним анулюванням неправильного варіанту.
2. Складання акту про встановлену розбіжність у будь-якій зручній для вас формі.
3. Складання додаткових первинних документів, наприклад, в разі надмірної поставки товарів.

З огляду на, нюанси транспорту для обміну електронними документами , Описані в частині про договори, вибираємо електронну пошту або сервіс оператора.

Виправляємо рахунок-фактуру

Здавалося б, виправлення рахунків-фактур має викликати найменше питань, так як для них жорстко визначено порядок. На практиці все навпаки. Внести виправлення в рахунок-фактуру можна двома способами: скласти коригувальний або виправлений рахунок-фактуру. Це справедливо і для документів в електронному вигляді. Саме тут і постає запитання, який документ, коли правильно виставити. Для легкого сприйняття наведемо варіанти за допомогою схеми:

На підставі п. 1.3. розд. I Порядку обміну електронними рахунками-фактурами , Затвердженого Наказом Мінфіну РФ N 50н, виставити і отримати електронний рахунок-фактуру можна виключно через оператора електронного документообігу . Всі великі сервіси, в тому числі і Synerdocs, дозволяють безперешкодно працювати як з коригуваннями, так і виправленнями.

Коли виправлення важливо

Не завжди знищення паперового або анулювання електронного документа закриває всі потреби в ситуаціях внесення виправлень в документацію. Наприклад, в разі підписання багатостороннього договору набагато швидше буде скласти і підписати протокол розбіжностей, ніж кожен раз формувати новий документ і відправляти його на узгодження всім учасникам угоди.

Часто в бізнес відносинах потрібно мати під рукою всю історію зміни документації, в цьому випадку внесення поправок з дотриманням всіх вимог законодавства буде дуже до речі.

Ще один кейс - це виправлення фактур. Електронний рахунок-фактуру не можна виставити заднім числом, а це значить, що, відправивши документ протягом встановленого п'ятиденного терміну, встигнути виявити в ньому неточності і сформувати новий, анулювавши при цьому старий, можна просто не встигнути. В цьому випадку однозначно слід скористатися коригуваннями і виправленнями.

***

З появою різних сервісів важко сказати, що процеси виправлення документів стали значно простіше. Швидше - так, а ось з простотою важко погодитися. Швидше за все, пов'язано це з тим, що зовнішній електронний документооберт ще не став нашою корисною звичкою, і ми продовжуємо користуватися правилами роботи з папером. З огляду на, що у кожного виду документа свої особливості роботи з ним, часом, дійсно, анулювати неправильний документ і скласти новий набагато простіше, легше і зрозуміліше, ніж дотримуватися всіх правил внесення поправок в нього. А що думаєте ви?

Карина Кассис, аналітик Synerdocs