Вступ до управління портфелем активів

1. Розуміння типу виконуваних дій
2. оцінка можливостей
3. Визначення та реалізація процесу
4. Управління організаційними змінами
5. Розуміння існуючого стану справ: Можливості та готовність
6. Вимоги: Спочатку головне
7. Вибір напрямку: Стратегія впровадження
8. резюме
9. Примітки
10. Ресурси для скачування

Я хотів би обговорити питання, який часто задається клієнтами і потенційними клієнтами щодо методик управління портфелем активів проекту: як почати впровадження цієї дисципліни в організації? Це питання найчастіше виникає під час, або відразу після оглядового брифінгу, що описує зміст, контекст і основні ідеї та концепції управління портфелем активів як дисципліни. Це хороше запитання, на який є більш детальну відповідь, ніж той, який я, звичайно, можу дати в короткому брифінгу.

При цьому існує кілька ключових моментів, які я хотів би відзначити.

При додаванні будь-яких нових можливостей, що стосуються організаційної структури, правил і процесів, обстановка і культура в організації є головним фактором, що визначає, наскільки простим або складним буде процес змін. Впровадження технологій управління портфелем активів необхідно не тільки на рівнях виконавців і менеджерів проектів; воно повинно відповідати стратегічним напрямкам, встановленим на верхніх рівнях управління.

При використанні управління портфелем активів верхній рівень управління буде бачити вжиті в організації ініціативи як інвестиції з різними нормами прибутку, економічним ефектом, необхідними результатами і пов'язаними ризиками. Ось чому вся концепція "портфеля" (як "портфеля інвестицій") застосовується в цій області бізнесу і IT-управління.

Як я зазначав в моїй статті, опублікованій в жовтні 2005 року в "The Rational Edge", "Економічний словник" Моргана Стенлі (Morgan Stanley) пропонує наступне пояснення терміну "портфель" ( "portfolio"):

Якщо ви маєте більш одного цінного паперу - у вас є портфель інвестицій. Ви створюєте портфель, купуючи додаткові акції, облігації, взаємні фонди або інші інвестиції. Ваша мета - збільшити вартість портфеля, вибираючи інвестиції, які на вашу припущенням будуть рости в ціні. Відповідно до сучасної теорії портфеля, ви можете зменшити ризик ваших інвестицій, створюючи диверсифікований портфель, що включає цінні папери різних типів або класів, щоб, принаймні, деякі з них могли мати високу прибутковість при будь-якій економічній обстановці 1 .

У нефінансовому бізнес-контексті інструментами інвестицій є проекти та ініціативи. Ініціатива в найпростішому випадку являє собою обсяг роботи, що має:

• Специфічний (і обмежений) набір необхідних результатів або продукції.
• Групу людей, відповідальних за виконання ініціативи і використання ресурсів, наприклад, фінансування.
• Певні початок і кінець.

Менеджери можуть групувати кілька ініціатив в портфель, що підтримує бізнес-сегмент, продукт або лінію продуктів (або будь-яку іншу схему сегментації).

Ці дії спрямовані на досягнення мети; тобто, вони підтримують головні цілі та / або компоненти корпоративної бізнес-стратегії.

Менеджери повинні постійно розглядати конкуруючі ініціативи (тобто, управляти інвестиціями організації), вибираючи ті, які краще підтримують і дозволяють диверсифікувати бізнес-цілі (тобто, диверсифікувати ризики інвестицій). Вони повинні також управляти інвестиціями, здійснюючи постійний нагляд і приймаючи рішення про те, які ініціативи прийняти, які продовжити, а які скасувати або завершити.

Розуміння типу виконуваних дій

Отже, ось перший ключовий момент: ви повинні розуміти, який тип дій являє впровадження та реалізації управління портфелем активів, для того щоб визначити ефективний підхід до їх виконання. Ви повинні також визначити, які можливості і досвід будуть потрібні вам у вашій організації (або поза нею) для цього виконання.

Необхідно розуміти тип і контекст дій, для того щоб почати, спланувати і реалізувати управління портфелем активів. Наприклад, ми могли б приступити до частини роботи, ідентифікованої як "дослідження і розробка" інакше, ніж до частини роботи, ідентифікованої як "будівництво будівлі". Ще краще, якщо ми розуміємо тип роботи і її контекст; ми могли б ідентифікувати загальні та індивідуальні здібності і досвід, існуючі методи, досвід і підходи, адаптувати їх і використовувати повторно.

Ось приклад:

При розмові з керівником IT-відділу керівник фінансового відділу сказав, що хотів би реалізувати і автоматизувати деякі типи дій з управління фінансами. Керівник IT-відділу думає: "Ага, здається, він шукає пакет прикладних програм!" Тому він просить свою команду виконати існуючі організаційні заходи щодо пошуку та ідентифікації кращих пакетів програм в області фінансового управління. В якості кандидатів на використання були обрані, наприклад, системи Oracle Financials і SAP Analytics 2 . Якщо потреби фінансового відділу висловити як організаційну ініціативу, менеджер проекту або програми в IT-відділі буде посилатися (як до початкової точки для планування) на частину організаційних IT-дій, що мають відношення до "Вибору, планування та впровадження готового комерційного програмного забезпечення (Commercial- Of-The-Shelf - COTS) ".

Визначення типу робіт (або контексту робіт) має пряме відношення до вибору підходу для завершення робіт, а також до ідентифікації та використання можливостей, досвіду і добре відомі й підтверджені методів і заходів.

У цьому прикладі встановленим "типом роботи" є робота з вибору і впровадження COTS (готового) програмного забезпечення.

Тип або контекст робіт для початку застосування управління портфелем активів має кілька елементів. Ми розглянемо три елементи.

оцінка можливостей

Управління портфелем активів, як дисципліна, не існує ізольовано. Воно ґрунтується на твердому фундаменті загальних (і індивідуальних) можливостей. Ці можливості підтримують, дозволяють і сприяють певним аспектам роботи з управління портфелем.

Наприклад, багато в чому аналогічна тій, як відмінна візуальна координація є підтримуючої можливістю для гравця в бейсбол або крикет, існування можливості управління проектом є підтримуючої можливістю для управління портфелем активів.

Визначимо оцінку можливостей наступним чином:

Оцінка можливостей являє собою діяльність по дослідженню, аналізу та виміру здатності організацій і індивідуумів виконувати роботу і досягати успіху в деякій галузі.

Для того щоб домогтися успіху в управлінні портфелем, існує кілька дозвільних можливостей, які повинні мати як організація, так і її підрозділи.

Одними з перших завдань на шляху успішного використання системи управління портфелем активів і її технологій є дослідження поточного стану цих дозвільних можливостей і вимір ступеня їх розвитку в організації.

Результати дослідження (після закінчення аналізу) будуть вказувати на те, які дозволяють елементи забезпечують міцний фундамент, а де потрібна деяка робота по їх покращенню. Для вимагають поліпшення областей можна визначити, спланувати і здійснити різноманітні дії з удосконалення різних можливостей і досягнення того рівня розвитку, який потрібен для вирішення і підтримки одного або декількох аспектів системи управління портфелем і її технологій.

Важливо розуміти, що існують різноманітні моделі і методики, які можуть використовуватися для визначення і планування форми оцінки можливостей, відповідної системі управління портфелем.

Визначення та реалізація процесу

Управління портфелем - це галузь знань. Її застосування вимагає визначення і використання узгоджених правил, принципів і методик у всій організації. Комбінація цих правил, принципів і методик формує основу для організаційного процесу.

Наведемо приклад:

Уявіть групу інвесторів, які вирішують зайнятися виробництвом автомобілів. Вони використовують наступний підхід - найняти людей, які мають досвід в різних аспектах виробництва автомобілів. Вони беруть в оренду виробничі площі та замовляють різне обладнання. Призначають виконавчого директора (CEO). У певний день весь колектив починає працювати. Керівник групи інвестицій та виконавчий директор дає короткі настанови, для того щоб надихнути працівників на майбутню роботу. Нарешті, всім їм передається вказівку "приступити до роботи" і побажання "удачі".

У цьому досить простому (і не дуже реальному) прикладі пропущено один (з багатьох!) Елемент. Тут немає узгодженого і упорядкованого набору етапів роботи, розподілу обов'язків, визначення проміжних результатів або метрик виробництва для керівництва роботою колективу. Тобто, тут немає організаційного процесу.

Управління портфелем активів, як галузь знань, має здійснюватися за допомогою різних інтеграційних і взаємодіючих робочих процесів. Ці процеси повинні бути визначені, проаналізовані, перевірені (за допомогою використання), а також повинні постійно вдосконалюватися і регулюватися.

Розробка, впровадження (визначення процесу і реалізація) та використання процесів повинні супроводжувати роботи по взаємодії, вироблення спільних рішень, управління ризиками, призначенням відповідальностей (а також інші дії), щоб гарантувати ефективну реалізацію процесів і їх "відповідність" всієї роботі підприємства.

Знову ж таки, існують різні моделі і методики визначення (або "адаптації" існуючих) процесів і їх реалізації в організації.

Управління організаційними змінами

Організація - це складний і постійно розвивається. Організації складаються з індивідуумів і організаційних сутностей, які мають різні (і часто конкуруючі) цілі, що виконують різноманітні функції і ініціативи, і необхідності в досягненні успіху в формі результатів і продукції, що випускається, які створюють дохід, який гарантує продовження діяльності організації.

Управління портфелем активів - це галузь знань, що вимагає визначення і реалізації специфічних організаційних сутностей і індивідуальних ролей для визначення того, хто яку активність здійснює.

Очевидно, що існуюча організація (як складний організм) зіткнеться з необхідністю "підгонки" нової дисципліни і її організаційних сутностей, індивідуальних ролей, а також їх цілей і функцій, до існуючого порядку.

Тип робіт, пов'язаних з можливостями, правилами і методиками, які в ідеальному випадку сприяють успішному впровадженню змін в існуючу організацію, зазвичай ідентифікується як управління організаційними змінами. Дисципліни, пов'язані з управлінням організаційними змінами, забезпечують підхід, життєвий цикл і хороше розуміння очікуваної продукції і результатів, щоб мінімізувати вплив і ризик додавання змін до існуючого порядку.

Розуміння існуючого стану справ: Можливості та готовність

Другий ключовий момент полягає в тому, що керівництво повинно оцінити і зрозуміти існуючі в організації можливості, які необхідні для вирішення і підтримки використання управління портфелем активів. Керівництво повинно також визначити, чи готова організація перейти до впровадження системи управління портфелем активів.

Керівництво повинно ідентифікувати організаційну початкову позицію, яка забезпечить необхідні умови для розробки стратегії реалізації системи управління портфелем.

Кожен мандрівник скаже, що при нанесенні курсу існують дві точки: початкова і кінцева. Компас і карта не допоможуть, якщо ви не знаєте, звідки і куди йти.

Це не дуже велике спрощення. Багатьом проектам і програмам передує велика робота з ідентифікації кінцевої точки. Формулюється успішний результат, готуються списки очікуваної продукції і результатів, визначаються основні етапи проекту і дати їх завершення. Однак занадто часто мало уваги приділяється початковій точці, тобто тому, які ресурси доступні, які кошти будуть використовуватися, які можливості доступних ресурсів і чи існують залежності, які можуть вплинути на те, коли і як почати роботу.

Оцінка можливостей забезпечить розуміння існуючих можливостей організації і індивідуумів, а також визначить ступінь готовності до впровадження системи управління портфелем активів. Оцінка можливостей забезпечить єдиний профіль для декількох можливостей і покаже поточний стан кожної можливості відповідно до деякої шкалою, істотною для даної організації 3 .

Пам'ятайте, що можливості є адитивними, тобто можливості низьких рівнів забезпечують фундамент для отримання можливостей більш високих рівнів. Досягнення просунутих можливостей залежить від успішного створення можливостей базового рівня.

Така ж адитивність властива і методикам управління портфелем. Ось приклад:

Виконавче керівництво організації, яка зацікавлена ​​в реалізації системи управління портфелем активів, бачить цінність використання "інструментальної панелі" ( "dashboard") і функцій набору інструментів системи управління портфелем. Це дасть можливість надавати інформацію про продуктивність і ранжируванні ініціатив організації об'єктивним способом для простого і швидкого сприйняття. Добре реалізовані ініціативи виділяються на інструментальної панелі кольором, формою і розташуванням, що робить легко помітним участь в групі ініціатив "хорошою" групи. Погано реалізовані групи теж виділяються кольором, формою і розташуванням. Однак для презентації на інструментальної панелі, яка була б точною, метрично відображається і дає змогу аналізувати дані, ці дані повинні бути введені і перетворені. Розробка цих вхідних даних залежить від різноманітних базових методик, що включають звіти в часі і стеження в часі, планування проектів, управління планами, використання і масштабування метрик, уніфіковані тимчасові періоди для стеження і т.д. Організація повинна мати і використовувати набір базових можливостей, наприклад, таких як зазначено вище, для того щоб отримати більш розвинені можливості, такі як створення і управління інструментальною панеллю, яка є точною і своєчасною.

З цього прикладу ясно, що готовність організації використовувати методики управління портфелем активів залежить від типу і рівня наявних базових можливостей. Отже, повинна існувати можливість оцінити і виміряти цю готовність.

Оскільки формальні інструменти відсутні, повинна існувати можливість ідентифікувати внесок базових можливостей, необхідних для роботи системи управління портфелем. Повинна також існувати можливість оцінити і, в деякій мірі, виміряти присутність цих можливостей в наступних термінах: істотні, використовувані час від часу, відсутні зовсім (від "відсутній" до "важлива").

Результати таких дій з оцінки та виміру базових можливостей можуть забезпечити індикатор готовності організації для впровадження системи управління портфелем активів і керівництво по створенню планів дій щодо виправлення помічених недоліків в цих базових можливостях.

Вимоги: Спочатку головне

Третій ключовий момент - набір методик управління портфелем може впроваджуватися поетапно. Однак ви повинні зрозуміти і узгодити найнагальніші вимоги і / або мають найбільшу потенційне значення, а потім реалізувати підмножина методик, які будуть найбільш повно їх вирішувати.

Поетапне впровадження PPM вимагає ідентифікації та надання порядку важливості (або значення) вимогам, які лежать в основі бажання організації впровадити методики управління портфелем.

Зазвичай, впровадження системи управління портфелем в організації - це важливий захід. При його проведенні необхідно керуватися істотними вимогами, які чітко визначені, за якими досягнуто консенсусу і за якими є тверді зобов'язання.

Повинно бути також ясно, що існує кілька шляхів впровадження методик управління портфелем, і що ці методики можна впроваджувати итеративно. Коротше кажучи, впровадження системи управління портфелем може бути поетапним, з впровадженням деяких компонентів раніше, а деяких пізніше. При цьому кожне впровадження має своє значення.

Ось приклад:

Дуже велика організація спланувала и завершила аналіз IT-програм и проектів за три роки. Реальні цифру в аналізі підтверділі мнение CIO: від значного числа IT-програм и проектів, Які були ЗАТВЕРДЖЕНІ и розпочато, Згідно довелося відмовітіся. За багатьма з них були здійснені шірокомасштабні Дії. З Фінансової точки зору, что Було заплановано як виробничі активи, відразу ж стало витратами. Подалі аналіз показавши, что много хто з ціх програм и проектів малі дуже бідний контекст і визначення. Чи не БУВ зрозумілій очікуваній ефект. Смороду погано зв'язував Із загально напрямком организации; замість цього вони були схвалені цілком на основі їх внутрішнього вмісту: наприклад, наявності доступних ресурсів, розуміння використовуваних технологій і визначення графіка робіт і проміжних етапів було досить для затвердження проекту. Одним з варіантів розв'язання проблеми був новий процес розробки, розгляду і затвердження всебічного бізнес-варіанту для кожної нової програми або проекту.

Використання ефективного варіанту бізнес-процесу є одним з аспектів методик управління портфелем активів. Воно дуже мало залежить від інших методик в робочому просторі системи управління портфелем. Для задоволення потреб організації даний процес можна розробляти, удосконалювати і впроваджувати досить простим і зрозумілим способом, при цьому витрати на його дозвіл і підтримку в інфраструктурі дуже малі.

В даному прикладі аналіз підтвердив, що організація мала нагальну необхідність і забезпечила чіткий пріоритет для задоволення цієї потреби. Усередині робочого простору системи управління портфелем був створений і впроваджений набір методик для використання бізнес-варіантів. Кінцевою метою було зменшення кількості непотрібних великомасштабних дій.

Ясно, що організація повинна зрозуміти вимоги (і погодитися з ними), що пред'являються впровадженням методик управління портфелем. Крім того, організація повинна також бути здатна надати деякий порядок (в термінах важливості і "значення") впровадження методик управління портфелем. Це дасть гарантію того, що "значення" виявиться на ранньому етапі процесу впровадження, що буде сприяти (і підтримувати) продовження використання існуючих методик та впровадження нових.

Вибір напрямку: Стратегія впровадження

Останнім ключовим моментом є те, що впровадження і реалізація методик управління портфелем активів повинно розглядатися як ініціатива, яка потребує таких же методик, які організація використовує для будь-якої зі своїх важливих ініціатив. Так само як створення загального підходу до впровадження і реалізації методик управління портфелем і прийняття зобов'язань щодо їх виконання.

Найбільші організації мають досвід реалізації значних ініціатив і володіють своїми власними методиками визначення, обґрунтування, вибору напрямку і реалізації великих організаційних змін. Цей досвід і методики накопичуються завдяки різним зусиллям, наприклад, таким як дослідження і розробки, розробки нової продукції і постачання IT програмного забезпечення та інфраструктури.

Реалізація методик управління портфелем повинна проводитися точно так же, як і будь-які інші великі ініціативи організації; при цьому повинен використовуватися накопичений досвід і методики.

У даній статті я використовую термін стратегія реалізації для включення декількох типів робіт, продукції та результатів. Серед них ми хотіли б бачити:

• Визначення ініціативи для системи управління портфелем активів, включаючи утримання ініціативи, обмеження, включення / виключення, цільові бізнес-сегменти, які дозволяють бізнес-модулі і визначення успішності.
• Обгрунтування впровадження методик управління портфелем активів, включаючи ідентифікацію і кількісний аналіз очікуваних переваг і результатів, а також кількісний аналіз очікуваних одноразових і поточних витрат.
• Зобов'язання по реалізації і по поточних операціях в робочій області системи управління портфелем, прийняті на себе (і документовані) виконавчим керівництвом організації.
• Визначення (на високому рівні) підходу до реалізації системи управління портфелем, включаючи визначення потенційних робочих процесів, тимчасових періодів основних етапів робіт, відповідального виконавця, основних результатів робіт і очікуваного складу групи виконавців.

Наведений вище список повинен бути знаком тим, хто мав досвід визначення, планування і мобілізації ресурсів для великих ініціатив. Фактично, настійно рекомендується, щоб реалізація методик управління портфелем визначалася і виконувалася як програма (а не як проект). Існує багато різних переваг програмної структури для великих ініціатив, таких як реалізація методик управління портфелем 4 .

Крім того, потрібно розглянути можливість зовнішньої допомоги у вигляді послуг консалтингових організацій, що мають успішний досвід: 1) впровадження методик управління портфелем, 2) управління пов'язаними організаційними змінами та 3) визначення і створення підтримуючої технічного середовища.

Як і для будь-якої великої або важливою організаційної ініціативи, тут очікується таку ж поведінку, що і при впровадженні системи управління портфелем. Природно, використання зовнішньої допомоги потребують деяких витрат, однак його можна розглядати як механізм зменшення ризиків.

резюме

Впровадження і реалізація методик управління портфелем в організації є важливим заходом. Його потенційне значення представляється в декількох вимірах: досягнення цілей і часткових цілей бізнес-стратегії і бізнес-напрямки, краще відстеження і управління ініціативами, покращене використання і позиціонування всіх ресурсів (людських, фінансових, технічних) для реальних вимог організації.

Як і для будь-якого важливого заходу, необхідно добре усвідомлене управління ризиками для підвищення шансів на успіх.

Я вірю, що розуміння і рішення в організації цих чотирьох ключових питань допоможе мінімізації ризиків, а також дозволить підвищити ймовірність успіху при впровадженні та реалізації методик управління портфелем. Нагадаю ці ключові моменти:

• Розуміння типу робіт по впровадженню та реалізації методик управління портфелем активів, а також ідентифікація можливостей і досвіду всередині вашої організації (або поза нею), які вам знадобляться.
• Оцінка і розуміння існуючих можливостей в організації, які будуть потрібні для вирішення і підтримки використання методик управління портфелем, а також визначення існуючого стану "готовності" для просування впровадження та реалізації.
• Поетапне впровадження методик управління портфелем. Однак ви повинні виявити і погодити найбільш нагальні потреби і / або самі потенційно цінні, а потім реалізувати підмножина методик, які безпосередньо будуть задовольняти ці потреби.
• Використання таких же методик, які застосовуються в організації для будь-яких важливих ініціатив, оскільки впровадження та реалізації методик управління портфелем є важливою ініціативою.

Примітки

1 З http://www.morganstanleyindividual.com/customerservice/dictionary/ .

2 SAP Analytics - це продукт SAP Americas, що є дочірньою компанією SAP AG. Oracle E-Business Suite Financials Family of Applications - це продукт Oracle.

3 CMMI призначений для надання профілю можливостей організації в області поставки програмного забезпечення. Додаткова інформація з цього підходу наведена на Web-сайті SEI за адресою http://www.sei.cmu.edu/

4 Якщо вам не знайомі терміни "програма" і "програмні дії", прочитайте статтю Майка Хенфорда (Mike Hanford) "Управління програмами: Відмінності від управління проектами", опубліковану за адресою http://www.ibm.com/developerworks/rational/library/4751.html

Ресурси для скачування

Схожі тими

Підпішіть мене на ПОВІДОМЛЕННЯ до коментарів