Зберігання електронних документів. Електронний архів будівельної документації

1. Рішення
2. I. Завдання, які вирішуються
3. II. Склад рішення і основні функції системи
4. III. Опис компонент рішення
5. переваги

Багато великі холдинги беруть безпосередню участь в процесі будівництва нових промислових об'єктів, будівель і споруд для своїх потреб в якості замовника будівництва. Відповідні підрозділи керуючої компанії або профільні організації, що входять до структури холдингу, виконують функції дирекції єдиного замовника і здійснюють проведення тендерів по вибору підрядної організації, контроль витрачання бюджетів і виконання укладених договорів з генпідрядником будівництва та субпідрядниками, якісного проведення всіх етапів робіт і узгодження необхідної документації в які дозволяють організаціях. Співробітники цих організацій-замовників здійснюють технагляд за виконанням будівельно-монтажних робіт і приймання закінчених об'єктів від підрядних будівельних організацій, що оформляється відповідними документами.

Для успішного вирішення питань реалізації проекту будівництва необхідний ефективний інструмент управління інформаційними ресурсами і їх високонадійних зберігання. Все це повною мірою вирішується впровадженням спеціалізованої системи електронного архіву, здатної забезпечити документаційного підтримку процесів будівництва, а потім і експлуатації комплексу.

Рішення

Корпорація ЕЛАР пропонує рішення «Електронний архів проектно- кошторисної, будівельної та експлуатаційної документації», яке консолідує всю необхідну документацію в головному офісі організації - замовника будівництва, забезпечує фахівців достовірної, документально підтвердженої інформації про роботи, що проводяться генпроектувальником, генпідрядником для ефективного управління процесом будівництва.

Впровадження рішення дозволяє знизити витрати на документальне забезпечення діяльності замовника будівництва і підвищити контроль над процесами прийняття рішень, в тому числі при внесенні змін у проектну документацію, прогнозувати можливе недотримання термінів і норм будівництва, виникнення загроз надзвичайних ситуацій.

I. Завдання, які вирішуються

Наслідком складної структури управління будівництвом і великої кількості його учасників є різноманіття інформаційних потоків і колосальний обсяг і різноманіття різних видів документації, пов'язаної з реалізацією проекту будівництва (договори, робочі креслення, специфікації, паспорти на обладнання і т. Д.), До яких потрібен оперативний доступ для прийняття оперативних і вірних управлінських рішень. Професійне управління документацією в будівництві є необхідним фактором для забезпечення належної якості робіт і, в кінцевому підсумку, безпечного функціонування зведеного об'єкта.

Впровадження системи електронного архіву забезпечує вирішення наступних завдань:

1. Контроль реалізації проекту будівництва документально підтвердженої інформації та удосконалення загальної системи документаційного забезпечення співробітників замовника для прийняття рішень. Рішення завдання досягається за рахунок:

• забезпечення доступу уповноваженим співробітникам до д ОКУМЕНТА електронного архіву; при необхідності доступ здійснюється з інтерфейсу використовуваних інформаційних систем компанії-замовника (ERP, Project Management, СЕД і т.д.);
• забезпечення документально підтвердженого контролю відповідності виконаних робіт / наданих послуг статтями бюджету;
• забезпечення контролю над документацією генпідрядника і суміжників.

2. Контроль процесів управління і зберігання документації. Рішення завдання досягається за рахунок:

• автоматизації всіх етапів розробки (отримання), узгодження і виконання дозвільної, проектної, кошторисної та супутньої документації;
• автоматизації всіх етапів розробки, узгодження та укладення договору, а також роботи з договором і різними супутніми документами;
• забезпечення мобільного доступу до управління електронними документами і робочими процесами безпосередньо на об'єкті в процесі будівництва;
• забезпечення контролю правильності оформлення будівельної документації.

3. Контроль процесів технічного документообігу в підрозділі експлуатації зданих об'єктів. Рішення завдання досягається за рахунок:

• автоматизації бізнес-процесів експлуатації об'єкта, що супроводжуються обробкою експлуатаційної та супутньої документації;
• автоматизація всіх етапів розробки, узгодження та укладення і виконання договору із суміжниками і орендарями (при необхідності);
• забезпечення мобільного доступу до управління електронними документами і робочими процесами безпосередньо на об'єкті в процесі експлуатації.

4. Оптимізація взаємодії з контролюючими органами на етапі будівництва і експлуатації зданого об'екта.Решеніе завдання досягається за рахунок:

• забезпечення миттєвого доступу до потрібних документів (комплектів документів) замовника і можливості формування необхідних добірок документів;
• забезпечення контролю повноти і правильності пакету документів для надання контролюючим органам.

II. Склад рішення і основні функції системи

Впровадження рішення дозволяє працювати з документацією в електронному вигляді від прийняття рішення про будівництво об'єкта до подальшої експлуатації готового об'єкта.

Функціональна схема і склад системи:

• Система введення документів
• Сховище даних та документів (система електронного архіву)
• Модуль автоматизації ключових бізнес-процесів (workflow)
• Послуги по інтеграції програмно-апаратного комплексу з корпоративними інформаційними системами

До основних функцій системи відносяться наступні:

• Завантаження та зберігання електронних документів, що надходять від організацій, пов'язаних з проектом будівництва
• Управління скануванням і наступною обробкою паперових документів і завантаження електронної копії (скан) документа в єдине сховище даних і документів
• Автоматизація бізнес-процесів підготовки і узгодження документів
• Пошук документів і формування вибірок за заданими критеріями
• Взаємодія з зовнішніми інформаційними системами організації для надання документації по реалізації проекту будівництва
• Можливість віддаленого доступу до документації, розміщеної в електронному архіві (співробітники в службові відрядження, фахівці замовника безпосередньо з об'єкта будівництва, фахівці проектних інститутів і пусконалагоджувальних організацій - при доцільності надання доступу)
• Контроль використання інформації: автоматична фіксація факту дій, що здійснюються з документом

III. Опис компонент рішення

Система введення документів забезпечує отримання від генпідрядника електронного документа або електронної копії (скан) документа, подальшої обробки (автоматизоване заповнення індексних полів електронної картки документа) і приміщення електронного документа в єдине сховище даних і документів. Електронні документи можуть бути отримані по електронній пошті, передані на різних носіях (DVD, BD), надані з використанням порталів.

Для документів не стандартизованих форм розробляються та затверджуються влаштовують Замовника форми, які створюються за допомогою спеціалізованого ПЗ, переданого генпідряднику. ПО забезпечує заповнення всіх необхідних форм і підписання електронним підписом або з наступною роздруківкою для підписання уповноваженою особою. У разі друку паперового документа на кожній сторінці наддруковувають двовимірний штрих-код (стандарт PDF417), здатний закодувати до 2000 символів і містить в собі всю інформацію сторінки, що ідентифікують реквізити і текстові коментарі. Обробка підготовлених таким чином і підписаних «живий» підписом пакетів документів (в т.ч. багатосторінкових) зводиться до сканування штрих-кодів і автоматичного занесенню всієї необхідної інформації в електронний архів. Для виконання сканування та індексування цих документів доцільно встановлювати спеціалізоване клієнтське місце електронного архіву у генпідрядника. Доставлені від генпідрядника поштою або кур'єрською службою паперові документи можуть бути спрямовані в архів і будуть затребувані тільки у винятковому випадку, коли будуть потрібні юридично значимі документи. Співробітники замовника, зайняті в проекті будівництва, будуть використовувати інформацію з бази даних і електронні документи.

Для документів, що надходять щодня в паперовому вигляді (поточна листування, документи наглядових органів, документи, пов'язані з питань організації будівництва, екології, охорони навколишнього середовища і т.д.) організовується ділянку поточного введення.

Сховище даних та документів (система електронного архіву) забезпечують прозору і ефективну обробку та надійне зберігання електронних документів протягом їх життєвого циклу - від появи документа до приміщення його в архів, в тому числі включаючи зв'язок з супутніми документами, які з'являються в ході реалізації проекту по будівництву. З моменту появи і реєстрації документа він завантажується в сховище даних і документів. У сховище створюються розділи (електронні архіви підрозділів) і забезпечується конфіденційність інформації (розмежування доступу), виключення можливості несанкціонованого доступу до інформаційного ресурсу, а також контроль використання інформації - автоматична фіксація факту скоєних з документом дій.

В електронний архів завантажуються електронні документи та скан-копії необхідних документів в паперовому вигляді, які затребувані в оперативній роботі, а також документація, що передається замовнику будівництва на постійне зберігання:

• правовстановлюючі документи на земельну ділянку,
• початково-дозвільна документація на будівництво,
• проектна документація і архітектурно-будівельні рішення,
• комплекти проектно-кошторисної документації на об'єкти, що будуються будівлі і споруди,
• виконавча документація, що оформляється в процесі будівництва і відображає фактичне виконання проектних рішень,
• інші документи, які стосуються питань організації будівництва, екології, охорони навколишнього середовища і т.п.,
• експлуатаційна документація на побудований об'єкт,
• листування з генпідрядником, генпроектувальником, органом державного будівельного нагляду.

Робочі місця системи електронного архіву з ліцензіями на пошук і перегляд документів можуть встановлюватися не тільки для співробітників Генерального замовника будівництва. Ліцензії на пошук і перегляд документів можуть надаватися організації-генпідрядника з відповідними обмеженнями прав доступу тільки до необхідної інформації. Документація в електронному вигляді доставляється суміжників: проектувальникам і будівельникам по електронній пошті або на компакт-дисках - надається можливість формування вибірки електронних документів і запису вибірки на оптичні диски). Це забезпечує безперервність документаційною підтримки процесів проектування і виробничих процесів.

Після закінчення будівництва доступ до електронного архіву надається співробітникам служби експлуатації промислових об'єктів будівництва, будівель і споруд.

Автоматизація бізнес-процесів (workflow) - компонента системи електронного архіву, призначена для автоматизації робочих процесів, в яких задіяні підрозділи організації - замовника будівництва. Забезпечує реалізацію різних циклів і процесів обробки документів на всьому протязі їх життєвого циклу. Включає в себе засоби, необхідні для налаштування процесів будь-якої складності маршрутизації документа. Зручні «drag-and-drop» інструменти моделювання не вимагають від користувача спеціальної підготовки і дозволяють формувати маршрути будь-якої складності, задавати часові рамки і відстежувати результати кожного кроку.

Компонента забезпечує автоматизацію ключових бізнес-процесів з управління будівництвом:

• Збір та оформлення вихідної дозвільної документації
• Супровід проекту - управління проектуванням
• Узгодження проекту та організацію проходження Держекспертизи
• Отримання дозволу на будівництво
• Контроль за виробництвом будівельних робіт і технічний нагляд
• Введення об'єкта в експлуатацію
• Оформлення права власності на збудований об'єкт (будівля / споруда)

Інтеграція (взаємодія) електронного архіву з іншими інформаційними системами - це засіб документального підтвердження даних в облікових і розрахункових системах замовника, а також засіб оптимізації розподілу навантажень на інформаційні системи. Може бути здійснена з будь-якими зовнішніми системами (ERP-системами, системами електронного документообігу, САПР і т.д.) Користувачі, працюючи зі звичним для них інтерфейсом корпоративної системи, отримують можливість перегляду електронних документів або скан-образів паперових документів після натискання однієї кнопки, вбудованої в інтерфейс корпоративної системи.

переваги

• Підвищення керованості процесом будівництва і рівня виконавської дисципліни підрядних організацій за рахунок ефективного наскрізного контролю документації
• Отримання оперативної інформації про виконання робіт, рух документів, контроль відповідності виконаних робіт / наданих послуг статей бюджету або проведену оплату
• Гарантія збереження і безпеки всього інформаційного ресурсу
• Скорочення витрат за рахунок автоматизації обробки паперових документів
• Створення і зберігання достовірної історії взаємин з кожним підрядником
• Істотне підвищення ефективності основної діяльності підрозділів замовника за рахунок автоматизації роботи з документами

приклади впровадження

Корпорація «ЕЛАР» створила електронний архів ВАТ «ТАНЕКО» - організації, яка перебувала в період реалізації проекту на етапі інтенсивного будівництва найбільшого і найсучаснішого в Росії виробничого підприємства з глибокої переробки нафти в рамках проекту «Комплекс нафтопереробних і нафтохімічних заводів».

У ВАТ «ТАНЕКО» створені та підтримуються в актуальному стані більше 20 розділів електронного архіву з усіх видів документації (проектно-кошторисної, контрактної, тендерної, бухгалтерської та т. Д). Забезпечено ефективну взаємодію з зовнішніми інформаційними системами ( «Projects OnLine», СЕД «Дело», 1C: Бухгалтерія, ERP-системами і т.д.), в тому числі з можливістю використання web-доступу. Постійний віддалений web-доступ до ЕА мають ВАТ «Татнефть», генеральний проектувальник ВАТ «ВНІПІнефть», компанія «Fluor», яка керує проектом, і пусконалагоджувальні організації (всього - 6 зовнішніх організацій).

У 2006 році Техно-логістична компанія «Томіліно» прийняла рішення про використання системи електронного архіву, яка в даний час впроваджена як в самій компанії, що управляє, так і в компанії, що відповідає за експлуатацію будівель і споруд. У ТЛК «Томіліно» давно усвідомили необхідність і користь електронної архівації, яка істотно заощаджує час, необхідний для пошуку документів і прискорює бізнес-процеси на підприємстві. Систему використовують співробітники служби по роботі з дозвільною документацією, служби експлуатації будівель і споруд. Необхідна документація в електронному вигляді (на компакт-дисках і по електронній пошті) доставляється суміжників - проектувальникам і будівельникам. Згодом використання системи планується будівельними організаціями, провідними роботи на території техно-логістичного комплексу.

Прикладом успішного використання системи електронного архіву на базі системи електронного архіву САПЕРІОН може служити багаторічна практика міжнародної будівельної компанії HOCHTIEF AG, яка добре відома в Росії: компанія вела роботи з будівництва міжнародного терміналу в аеропорту «Шереметьєво-1», здійснювала реконструкцію «Шереметьєво-2» . HOCHTIEF AG використовує систему електронного архіву для зберігання і управління документацією всіх середніх і великих проектів, а також для управління інформаційними ресурсами всієї компанії з 1999 року. До слова, після успіху використання системи в процесі будівництва аеропорту Дюссельдорфа, його керівництво також впровадило систему електронного архіву.