Журнал обліку трудових книжок: бланк, порядок ведення в 2018 році

1. Які норми законодавства регулюють облік трудових книжок?
2. Правила обліку трудових книжок
3. Хто веде журнал обліку трудових книжок
4. Як правильно: журнал або книга обліку руху трудових книжок?
5. Чим відрізняється прибутково-видаткова книга обліку трудових книжок від простої книги обліку трудових...
6. Які відомості відображаються в журналі обліку?
7. Як виглядає титульний лист для книги обліку трудових книжок
8. Де знайти бланк книжки обліку трудових книжок
9. Книга обліку руху трудових книжок
10. Чи ведеться облік трудових книжок в бухгалтерському обліку?
11. Як ведеться журнал обліку видачі трудових книжок (бланків)
12. Для нових бланків книга обліку трудових книжок
13. Як прошити книгу обліку трудових книжок?

Для обліку трудових книжок передбачено дві книги: для обліку видачі нових бланків і для відображення руху заповнених книжок діючих співробітників. Кожен роботодавець, який наймає працівників, укладає з персоналом трудові договори і оформляє записи в трудових книжках. Для відображення руху трудових книжок законодавство вимагає вести 2 книги.

У статті:

1. Які книги обліку трудових книжок бувають.
2. Хто відповідальний за облік трудових книжок.
3. Зразки книг обліку трудових книжок.

Які норми законодавства регулюють облік трудових книжок?

Порядку організації обліку трудових книжок на підприємстві відведено розділ VI Правил ведення і зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225.

Дані правила мають на увазі облік як нових бланків і вкладишів, так і окремий облік надійшли роботодавцю вже заповнених трудових від своїх співробітників.

Зверніть увагу, що п. 44 вищевказаних правил зобов'язує роботодавців мати в наявності необхідну кількість чистих бланків книжок і вкладишів для видачі своїм співробітникам. Необхідна кількість визначається самостійно виходячи з штатного розкладу, регулярності надходження на роботу нових співробітників і т. П.

Допомогти виправити помилки в трудовій допоможе статті Нестиковки, які треба виправити в трудових книжках .

Правила обліку трудових книжок

Вищевказані Правила ведення і зберігання трудових книжок на увазі ведення двох книг:

прибутково-видаткова книга для відображення придбання і видачі чистих бланків трудових і вкладишів;
книга для обліку надходження трудових книжок при прийомі на роботу і видачі трудових книжок чинним або звільненим співробітникам.

Обидві ці книги ведуться на бланках, розроблених і затверджених Мінпраці Росії (Постанова від 10.10.2003 № 69).

Книга обліку трудових ведеться виключно від руки, т. К. В ній відображаються, крім усього іншого, підписи власника трудової книжки і відповідальної особи. При веденні книги на комп'ютері таке неможливо.

Припустимо роздрукувати книгу, прошити її, запевнити зшивання підписом керівника і печаткою за наявності. Далі записи слід вносити ручкою синього, блакитного, фіолетового або чорного кольору.

Для внесення виправлень ніяких спеціальних правил в нормативно-правових актах, присвячених трудових книжок, не передбачено. Тому прийнято керуватися звичайним порядком, коли невірна напис акуратно закреслюється, поряд вносяться вірні значення, робиться запис «Виправленому вірити», яка завіряється підписом відповідальної особи. А ось використання коригувальних засобів неприпустимо.

Надійшли роботодавцю трудові книжки з уже вшитими в них вкладишами враховуються як один документ.

Хто веде журнал обліку трудових книжок

Обидві книги з обліку трудових ведуться тією самою особою, яка відповідає за зберігання документів з обліку трудового стажу співробітників. Це може бути як фахівець відділу кадрів, так і працівник бухгалтерії.

Відповідальність покладається наказом керівника, який містить посаду, прізвище, ім'я та по батькові відповідальної особи, а також конкретний перелік обов'язків, пов'язаний з обліком і зберіганням трудових книжок (як заповнених, так і чистих бланків.

Як правильно: журнал або книга обліку руху трудових книжок?

У нормативно-правових актах, в яких описуються правила обліку та зберігання трудових книжок таку назву як «журнал» не згадується. Обидва регістра, що відображають руху трудових книжок і вкладишів (заповнених або чистих бланків), називаються книгами.

Чим відрізняється прибутково-видаткова книга обліку трудових книжок від простої книги обліку трудових книжок?

В одному з попередніх розділів ми вже розглянули призначення кожної з книг. Нагадаємо, що прибутково-видаткова книга містить інформацію про рух чистих бланків книжок і вкладишів до них.

А друга книга - це книга обліку трудових книжок (а також вкладишів) з уже внесеними записами про роботу.

Зверніть увагу, що якщо у роботодавця пройшло вибуття трудової книжки або вкладиша по прибутково-видатковій книзі обліку бланків, то в книзі обліку заповнених трудових повинно бути відображено надходження.

Які відомості відображаються в журналі обліку?

У книзі обліку трудових книжок відображаються:

порядковий номер запису;
дата прийому на роботу нового співробітника (в даній книзі відображаються тільки співробітники за основним місцем роботи);
повні прізвище, ім'я та по батькові співробітника;
реквізити трудової книжки (в залежності від року випуску бланка дане поле може містити як серію і номер, так і один тільки номер);
посаду співробітника (вказується посада, відображена в наказі про прийом, вносити дані про переведення на іншу посаду законодавство не вимагає);
структурний підрозділ, в яке прийнято на роботу співробітник (за відсутності такого поле може містити прочерк);
номер наказу про прийом, що співпадає з номером в запису про надходження на роботу в трудовій книжці;
підпис відповідальної особи, яка прийняла від співробітника трудову книжку на зберігання;
сума компенсації за виданий бланк нової трудової книжки (або вкладиша) (якщо такий бланк не видавався або у роботодавця передбачена безоплатна видача бланків, в даному полі вказується прочерк);
дата видачі трудової книжки при звільненні (зазвичай збігається з датою самого звільнення);
підпис отримав свою трудову співробітника.

Ви можете ознайомитися зі зразком заповнення книги обліку трудових книжок.

зразок заповнення

Як виглядає титульний лист для книги обліку трудових книжок

У законодавстві немає окремих вказівок щодо заповнення титульного аркуша для книг з обліку трудових книжок. Тому створити титульний лист допускається у вільній формі. Можна вказати, крім самої назви регістра обліку, ще й найменування роботодавця, і іншу інформацію.

Подивіться приклад оформлення титульного аркуша на нашому сайті.

Набагато більше вимог пред'явлено до останньої сторінки (зворотному боці обкладинки) книг обліку трудових. Чиновники вимагають наявність напису «Пронумеровано і прошнуровано ____ аркушів», а також сургучною друку або пломби.

Де знайти бланк книжки обліку трудових книжок

Бланки обох книг обліку трудових в першу чергу слід шукати в постанові Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69.

Зверніть увагу, що кожна сторінка (незалежно від того, придбали ви друкарську форму книги або роздрукували її самостійно на комп'ютері) повинна бути пронумерована. Крім того, майте на увазі, що термін зберігання даних з обліку трудових книжок становить кілька десятиліть, а тому слід передбачити захист регістра з тим, щоб не допустити вицвілого або старого стану паперу через кілька років.

Книга обліку руху трудових книжок

Ви можете завантажити книгу обліку руху трудових книжок на нашому сайті. Збільште кількість рядків виходячи з потреб вашої організації або ІП.

зразок заповнення

Чи ведеться облік трудових книжок в бухгалтерському обліку?

У бухгалтерському обліку навіть на позабалансових рахунках немає необхідності відображати надійшли від працівників трудові книжки. А ось рух чистих бланків книжок і вкладишів слід показувати в бухгалтерському обліку.

Для відображення кожного з бланків суворої звітності в плані рахунків виділено окремий позабалансовий рахунок 006. Тому що надійшли бланки потрапляють в Дт 006. Відповідно списання бланків проводиться по кредиту.

Пам'ятайте, що в відношенні позабалансових рахунків не застосовується принцип подвійного запису.

Придбання бланків відразу відноситься на витрати і відбивається проводкою:

Дт 91 Кт 60

При необхідності виділяється і приймається до відрахування ПДВ:

Дт 19 Кт 60

Дт 68 Кт 19

Операція по утриманню витрат на бланк трудової книжки або вкладиша із заробітної плати відображається операцією:

Дт 70 Кт 73

А повернення витрат на бланк працівником самостійно в касу підприємства оформляється проводкою:

Дт 50 Кт 73

Після видачі трудової необхідно нарахувати позареалізаційні доходи:

Дт 73 Кт 91

Платники ПДВ виділяють і податок від доходу (навіть при безоплатній передачі бланка):

Дт 91 Кт 68

Що стосується оподаткування операцій з видачі бланків трудових або вкладишів, то Мінфін надав роз'яснення в своєму листі від 19.05.2017 № 03-03-06 / 1/30818. У ньому говориться, що видача бланків співробітнику є операцією, що обкладається ПДВ і податком на прибуток. Спираючись на міркування чиновників, можна зробити висновок, що і при спрощеній системі видача бланка працівникові є оподатковуваним доходом.

Як ведеться журнал обліку видачі трудових книжок (бланків)

У книзі з обліку бланків трудових відображаються:

порядковий номер запису;
дата операції (тобто дата надходження нових бланків або дата видачі бланків для оформлення на співробітників);
джерело надходження бланків (т. е. найменування контрагента-постачальника бланків) або особа всередині підприємства, якому видано бланки для оформлення (зазвичай це представник бухгалтерії або відділу кадрів);
підставу відображення операції (номер товарної накладної або реквізити заявки-запиту на видачу книжок);
кількість надійшли бланків із зазначенням їх серійних номерів, а також вартості;
кількість списаних бланків із зазначенням їх серійних номерів, а також вартості.

На нашому сайті ви знайдете зразок заповнення книги обліку бланків трудових книжок.

Для нових бланків книга обліку трудових книжок

Скачайте бланк прибутково-видаткової книги по обліку бланків трудових книжок і вкладишів

бланк

Додайте необхідну кількість рядків, роздрукуйте і прошийте вийшла книгу за всіма встановленими правилами.

Як прошити книгу обліку трудових книжок?

Одним з найголовніших вимог до книг обліку трудових книжок є її оформлення. Як уже згадувалося, книгу необхідно пронумерувати, прошити та ззаду хвостики ниток зафіксувати сургучною печаткою, свинцевою пломбою або плівковою пломбою, яка відповідає вимогам ГОСТ 31282-2004.

Захист зшивання іншими засобами може призвести до штрафних санкцій з боку чиновників.