Коригувальний рахунок-фактура або виправлений: коли і який документ оформити. Synerdocs

1. Коригування або виправлення
2. Виправляємо виправлений рахунок-фактуру
3. Виправляємо коригувальний рахунок-фактуру
4. Коригуємо виправлений рахунок-фактуру
5. Коригуємо коригувальний рахунок-фактуру
6. А. Повторна коригування
7. Б. Повторна коригування початкового документа
8. Виправляємо повторну коригування

Вносити виправлення в рахунку-фактури не можна. Для усунення помилок слід оформляти:

• коректувальні рахунки-фактури (коригування)
• виправлені (виправні). У деяких випадках помилки дозволено залишати.

Як чинити в тій чи іншій ситуації, читайте в цій статті.

Коригування або виправлення

Коригувальний рахунок-фактура (КСФ) оформляється додатково до первісного документу. Іншими словами, КСФ не може існувати окремо від вихідного рахунку-фактури. Складати коригування слід в разі зміни ціни і / або уточнення кількості товарів, робіт, послуг, переданих майнових прав (абз. 3 п. 3 ст. 168 Податкового кодексу РФ ).

Продавець зобов'язаний виставити коригувальний рахунок-фактуру не пізніше п'яти календарних днів з дати складання первинного документа (договору, угоди або ін.), Що підтверджує згоду покупця на зміни. Таким чином, коригувальний документ необхідно оформляти у випадках зміни ціни через знижки або ін., Зміни кількості товарів внаслідок недопоставки, виявлення браку і т.п.

Звертаємо увагу, коректувальні рахунки-фактури виставляються виключно за взаємною згодою сторін, що підтверджується відповідними первинними документами. Якщо покупець не згоден з фактичними умовами поставки, то коректувальні документи не оформляються. Залежно від ситуації виробляються повернення, зворотна реалізація, допоставка або ін. Як правило, порядок дій в подібних ситуаціях обумовлюється в договорі між сторонами.

Виправлений рахунок-фактура (ІСФ) - це нова версія (екземпляр) початкового документа (п. 7 Правил заповнення рахунку-фактури, затв. постановою Уряду РФ N 1137 ). Він розцінюється як новий самостійний документ, який може існувати без початкового. На відміну від коректування рахунки-фактури ІСФ присвоюється номер і дата первинного рахунку-фактури, а в рядку «1а» вказуються порядковий номер і дата виправлення.

Щоб виставити виправлення, сторонам не потрібно укладати угоду на що вносяться до документ зміни. Разом з цим чинне законодавство Росії не визначає терміни для оформлення ІСФ. Виправлені рахунки-фактури виставляються у випадках неправильного зазначення ставки податку, арифметичної помилки, друкарські помилки і т.п.

Помилки в рахунках-фактурах, а також у коригувальних рахунках-фактурах, які не заважають податковим органам ідентифікувати сторони угоди (продавця, покупця), найменування товарів (робіт, послуг), їх вартість, ставку і суму податку, дозволено не виправляти (абз. 2 п. 2 ст. 169 Податкового кодексу, п. 7 Правил заповнення рахунку-фактури, затв. постановою Уряду РФ N 1137). Такими помилками можуть бути малі літери замість великих, зайві символи (коми, тире і т.п.), помилки в індексі або позначенні одиниць вимірювання та ін. На жаль, чинне законодавство РФ не визначає вичерпний список помилок, які допускається не виправляти.

Оскільки виправити рахунок-фактуру можна лише склавши нові документи, виникає питання, що робити, якщо помилки допущені в Коригувальний або виправленому документах? Як виставити повторну коригування або внести поправки в виправлений рахунок-фактуру? Розбираємося далі.

Виправляємо виправлений рахунок-фактуру

Припустимо, що після виставлення рахунку-фактури ми виявили помилку в найменуванні покупця, яка перешкоджає податковим органам його ідентифікувати, і замість ТОВ «Млин» вказали ТОВ «Мильниця». Створюємо нову версію початкового документа - Виправлення 1. Оформляємо документ згідно з додатком N 1 до постанови Уряду N 1137.

Після виставлення виправленого документа з'ясовуємо, що крім помилки в найменуванні покупця, також була допущена помилка в ІПН контрагента, яку ми не помітили і не поправили в Виправлення 1. У цьому випадку створюємо ще один екземпляр документа - Виправлення 2, в якому відображаємо правки в найменуванні і ІПН покупця.

Кількість створених версій рахунки-фактури не обмежена вимогами чинного законодавства РФ. Нові версії документа також створюються у випадках виявлення помилок і арифметичних помилок у попередніх версіях, тобто в виправлених рахунках-фактурах.

Виправляємо коригувальний рахунок-фактуру

Оформити новий екземпляр документа можна як для початкового, так і для коректування рахунки-фактури. У разі виявлення арифметичної помилки або друкарські помилки необхідно виставити виправлений коригувальний рахунок-фактуру (ІКСФ) (п. 6 додатка 2 до постанови Уряду РФ N 1137).

У новому екземплярі КСФ не допускається зміна показників, зазначених у рядках «1» і «1б» коректування рахунки-фактури, складеного до внесення в нього виправлень, і заповнюється рядок «1а», де вказується порядковий номер і дата виправлення.

При повторному виявленні помилки в первісному КСФ або при повторному допущенні помилки вже у виправленому необхідно виставити нове виправлення, яке буде новою версією початкового коректування документа.

Як бути, якщо змінюється ціна або кількість товарів (робіт, послуг) в момент, коли виставлена ​​вже нова версія рахунку-фактури, коректування рахунки-фактури?

Коригуємо виправлений рахунок-фактуру

Припустимо, у початкового рахунку-фактури існує версія, тобто виставлений виправлений документ. Через деякий час в табличній частині вже виправленого рахунки-фактури знаходимо помилку (змінилася ціна товарів внаслідок знижки). Покупець згоден на зміни, що підтверджено відповідним додатковою угодою до договору. В цьому випадку постачальнику слід виставити коригувальний рахунок-фактуру до останньої версії початкового документа, тобто до Виправленню 1.

Примітка. Коригувальний рахунок-фактура завжди виставляється до останньої версії початкового рахунку-фактури, тобто до останнього виправлення.

Коригуємо коригувальний рахунок-фактуру

На практиці зустрічаються ситуації, коли потрібно скласти коригування до Коригувальний документу (повторна коригування) або двічі і більше разів скорегувати початковий рахунок-фактуру. Розглянемо докладніше.

А. Повторна коригування

Повторна коригування може знадобитися в разі повторного зміни вартості товарів (робіт, послуг). Тоді оформляється новий коригувальний рахунок-фактура до раніше виставленої коригуванню. Відповідно до листом Мінфіну РФ від 26.05.2015 № 03-07-09 / 30177 в новий КСФ переносяться відповідні дані з попереднього КСФ (в рядок А (до зміни) повторного КСФ переносяться відомості з рядка Б (після зміни) попереднього КСФ). У рядку «1б» нової коригування вказати номер і дату попереднього коректування рахунки-фактури.

Б. Повторна коригування початкового документа

У коригувальний рахунок-фактуру переносять тільки ті відомості, щодо яких здійснюється зміна ціни і / або уточнення кількості (п. 2 Правил заповнення коректування рахунки-фактури, затв. Постановою Уряду РФ N 1137).

Припустимо, що нам необхідно уточнити кількість товару, вказане в рядках «1» і «5» початкового рахунку-фактури. Виставляємо коригування. Все стандартно. Через деякий час постачальник пропонує знижку по товарах, відбитим в рядках «2» і «4» початкового рахунку-фактури. В цьому випадку виставити коригувальний документ до попередньої коригуванню не вийде, оскільки мова йде не про повторне коригування, а про коригування інших відомостей документа.

Таким чином, якщо зміна ціни або кількості товарів (робіт, послуг) відбулося в різний час і оформлено різними первинними документами, то на кожну зміну необхідно скласти окремий коригувальний рахунок-фактуру. Іншими словами, до одного рахунку-фактурі можна скласти один або кілька коригувальних документів (лист Управління ФНС по УР від 19.11.2015 N 16-3-02 / 17851 @).

***

У практиці існують більш складні кейси, коли на виправлення виставляється коригування, яка в свою чергу також має нові версії, і інші. Таке «змішане» виправлення зустрічається вкрай рідко. Розглянемо ситуацію, ймовірність зіткнутися з якої досить висока.

Виправляємо повторну коригування

Зрозуміло, що складні кейси складаються з декількох простих, розглянутих вище. Докладно зупинятися на простих сценаріях не будемо, просто позначимо відбувалися події: виставили рахунок-фактуру, через уточнення кількості деяких товарів оформили коригувальний документ, який згодом був скоректований ще раз внаслідок надання знижки (повторна коригування). Після повторного коригування в первісному рахунку-фактурі і у всіх коректувань виявили друкарську помилку в адресі покупця, яка однозначно завадить податковим органам ідентифікувати компанію.

У такій непростій ситуації ми змушені виставити два виправних документа: перший до початкового рахунку-фактурі, в який перенести вихідні відомості про кількість і ціни; другий - до останнього Коригувальний рахунку-фактурі, в якому вже слід відобразити скориговані відомості.

***

Щоб не заплутатися, який документ і в якій ситуації оформляти, досить запам'ятати два нескладних правил:

1. Коригувальний рахунок-фактура виставляється в разі зміни ціни і / або уточнення кількості товарів (робіт, послуг, переданих майнових прав), виправлений рахунок-фактура - при виявленні арифметичної помилки або друкарські помилки.
2. Правильне заповнення коригуючих і виправлених документів залежить від того, до якого документу вони складаються. Будьте гранично уважні при виборі документа-підстави для виправлень.

Звертаємо увагу, правила виправлення рахунків-фактур однакові для паперових і електронних оригіналів. Якщо раніше на папері допускалися вичеркі, то зараз поправити рахунок-фактуру можна виключно за допомогою складання нових документів - коригувань і виправлень.

Автор: Карина Кассис, аналітик Synerdocs