Наказ за результатами інвентаризації

1. Як проходить інвентаризація та навіщо вона потрібна
2. Як часто проводиться інвентаризація
3. хто проводить
4. Який формат вибрати
5. На що спиратися при формуванні наказу
6. Загальні відомості про оформлення
7. Хто повинен розписатися в документі
8. Як вести облік
9. Де і як зберігати документ
10. Зразок наказу за результатами інвентаризації

Інвентаризація - процедура, яка час від часу проводиться практично у всіх організаціях. Вона строго регламентована і супроводжується складанням цілого пакету документів. Один з них - це наказ за результатами інвентаризації.

Як проходить інвентаризація та навіщо вона потрібна

Інвентаризація майна, що значиться на балансі підприємства, - найважливіший захід в діяльності фірми. Зазвичай вона регламентується локальними актами організації з оглядкою на вимоги, встановлені в законодавстві. Вона дозволяє відстежити наявність обладнання, техніки, інших товарно-матеріальних цінностей, їх кількість і стан, а також провести звірку встановлених показників з даними бухгалтерського обліку і, в кінцевому рахунку, проаналізувати фінансовий стан фірми. Виявлене за результатами даної перевірки застаріле, зношене, пошкоджене майно передається в ремонт або списується.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк наказу за результатами інвентаризації .doc Завантажити зразок наказу за результатами інвентаризації .doc

Як часто проводиться інвентаризація

Інвентаризація може відбуватися одноразово або на регулярній основі. У великих підприємствах вона може проходити не один день, в невеликих - кілька годин. Зазвичай цей захід затребуване при продажу майна, передачі його в оренду, лізинг, при викупі і т.д. Також це контрольний захід необхідно при зміні матеріально-відповідальних співробітників і якщо в організації були встановлені факти крадіжок, зловживань і т.п. незаконних дій.

хто проводить

Для інвентаризації наказом директора компанії призначається спеціальна комісія.

До її складу якої включаються кілька фахівців, в тому числі головний бухгалтер, керівник структурного підрозділу, майно якого інвентаризується, а також працівники з інших відділів, наприклад юрист, головний інженер і т.д.

При цьому в комісію не повинні входити матеріально-відповідальні співробітники, але бути присутнім при інвентаризації вони повинні обов'язково.

До завдань комісії входить огляд майна, його підрахунок, звірка з обліковими паперами та складання підсумкових документів, в тому числі протоколу, описи товарно-матеріальних цінностей і всіх необхідних актів.

Який формат вибрати

Формат наказу за результатами інвентаризації може бути довільний - сьогодні ніяких обмежень і вимог за цим параметром з боку законодавства РФ для таких документів не встановлено. Виняток становлять державні установи, де використовуються уніфіковані формуляри, а також деякі комерційні організації, в яких керівництво розробило і затвердило стандартний шаблон документа, обов'язковий до застосування.

На що спиратися при формуванні наказу

Формується наказ повинен мати під собою якусь документальну базу. Підставою можуть бути законодавчі норми або ж внутрішня документація фірми (акти, службові, доповідні записки, положення облікової політики тощо). Під обґрунтуванням мається на увазі опис реальних причин для створення наказу.

Загальні відомості про оформлення

Вільним також може бути і оформлення документа. Тобто для наказу підійде як бланк, створений у фірмовому стилі з реквізитами і логотипом, так і звичайний аркуш паперу. При цьому наказ можна робити рукописним або ж друкованим, правда, при другому варіанті його потрібно обов'язково роздрукувати, щоб усі зацікавлені особи могли поставити в ньому підпису.

Хто повинен розписатися в документі

У наказі повинні поставити свої підписи кілька людей.

Перший і найголовніший автограф, без якого наказ просто не буде дійсним - директора організації (всі накази завжди випускаються від його особи, незалежно від того, ким конкретно вони сформовані).

Також в начальницькому розпорядженні повинні розписатися співробітники компанії, щодо яких випускається документ, і ті, хто зобов'язаний контролювати його виконання.

Як вести облік

Всі розпорядчі акти, що випускаються від імені керівника повинні фіксуватися в спеціальному обліковому бланку - журналі. Сюди вноситься інформація про найменування документа, його номер і дату виходу. Журнал зазвичай лежить у працівника підприємства, близького до керівництва (секретаря, юриста, начальника відділу кадрів і т.п.) і в разі потреби дає можливість без особливих проблем відшукати потрібне розпорядження.

Де і як зберігати документ

Готовий, підписаний усіма зацікавленими особами і врахований бланк слід зберігати суворо певним чином. По-перше, на період дії його слід вкласти в папку з іншого подібного роду документацією. Після того як актуальність його закінчиться, документ потрібно передати в архів підприємства або в належному порядку утилізувати. Період зберігання завжди індивідуальний і залежить або від норм законодавства, або від внутрішніх нормативних актів організації.

Зразок наказу за результатами інвентаризації

Якщо вам потрібно написати наказ за результатами інвентаризації, а ви ніколи раніше його не робили, застосуєте наведені вище рекомендації та подивіться приклад документа - з його допомогою ви без праці сформуєте потрібне вам розпорядження.

1. Спочатку все як завжди: напишіть назву підприємства, номер і найменування наказу, поставте дату і місце його складання.
2. Нижче внесіть посилання на документи, відповідно до яких видається розпорядження і впишіть причину для його створення.
3. Потім йде основний блок. Тут насамперед дайте розпорядження про затвердження результатів проведеної інвентаризації, потім - в залежності від обставин, включите вказівки на подальші дії, в тому числі, якщо виявлені факти недостач, встановлення винуватців, а також заходи для відшкодування завданих збитків.
4. Обов'язково слід вписати необхідність внесення підсумків інвентаризації в облік - податковий і бухгалтерський і заходи для запобігання подальших розкрадань і зловживань.
5. В кінці призначаються співробітники підприємства, відповідальні за виконання даного розпорядження і збираються всі необхідні підписи.