Організація роботи облікового апарату і бухгалтерського контролю на підприємстві

1. лекція 1. Бухгалтерія, як структурний підрозділ апарату управління підприємством. 2. Регламентація...

лекція

1. Бухгалтерія, як структурний підрозділ апарату управління підприємством.

2. Регламентація праці облікових працівників.

3. Мета, завдання, порядок здійснення бухгалтерського контролю на підприємстві.

1. Бухгалтерія, як структурний підрозділ апарату управління підприємством.

Бухгалтерія - це самостійний структурний підрозділ апарату управління підприємством, яке здійснює бухгалтерський облік господарської діяльності.

Бухгалтерія пов'язана з іншими підрозділами підприємства: отримує від них необхідну для обліку і контролю документацію і передає економічну інформацію.

Бухгалтер (головний бухгалтер) - особа, пов'язана з підприємством трудовими відносинами. Він уповноважений діяти від імені підприємства, в тому числі підписувати фінансову звітність, що складається від імені підприємства.

Організація бухгалтерської служби передбачає:

1) права і обов'язки головного бухгалтера;

2) побудова бухгалтерської служби;

3) порядок взаємини бухгалтерії з іншими підрозділами.

Організація бухгалтерської служби залежить від структури управління і розмірів підприємства.

Коло обов'язків головного бухгалтера визначається на підставі Закону України «Про бухгалтерський облік та звітність в Україні» (див. Плакат).

Головний бухгалтер Призначається і звільняється з роботи керівником підприємства і підпорядковується безпосередньо йому.

Керівник бухгалтерії Відповідає за дотримання загальних методологічних принципів обліку, забезпечення контролю і відображення на рахунках всіх господарських операцій, своєчасне складання бухгалтерської звітності, проведення аналізу ефективності виробництва з метою виявлення резервів її підвищення.

Головний бухгалтер Забезпечує Збереження бухгалтерських документів, прийом і звільнення з роботи матеріально відповідальних осіб, організацію проведення внутрішньогосподарського контролю.

Головний бухгалтер разом з керівником Підписує Матеріальні, грошові, розрахункові, фінансові, кредитні документи. Головний бухгалтер самостійно Контролює правомірність здійснення операція по документам, які він підписує. Якщо він не згоден із правомірністю здійснення тієї чи іншої операції, то пише доповідну записку на ім'я керівника підприємства, подальше рішення приймає керівник. Якщо ж керівник наполягає на здійсненні даної операції, то він зобов'язаний дати письмове розпорядження.

В Сучасних умовах зміст праці бухгалтера змінюється, оскільки збільшується значення економічної інформації. Він повинен бути здатний до планування, прийняття рішень, контролю, оцінці діяльності, аудиту.

Робота бухгалтера являє собою сукупність операцій. Операція - сукупність елементарних дій, пов'язаних єдністю цілей або утриманням об'єкта праці. Операції, що виконуються в бухгалтерії діляться на 6 груп:

Технічні - (не вимагають значних розумових зусиль, легко автоматизуються) - записи в регістри обліку, підрахунок даних первинних документів, сортування, виписка первинних документів.

Логічні - впорядкування масивів первинних даних, підготовка довідок, звірка і листування з контрагентами.

Аналітичні - містять елементи зіставлення: формальна, логічна перевірка звітів матеріально відповідальних осіб, звірка даних бухгалтерського та первинного обліку, інвентаризація.

Творчі - складні розрахунки, зіставлення, вибір варіантів рішень. Економічний аналіз кошторисів витрат, оцінка ефективності, підготовка методик, інструкцій і т. П.

Організаційні - мають адміністративну спрямованість (затвердження планів роботи бухгалтерії).

Допоміжні - матеріальне забезпечення бухгалтерії, підшивка і зберігання документів.

У міжнародних стандартах наголошується, що бухгалтер з вищою освітою повинен вміти і виконувати крім безпосереднього ведення рахунків і записів в бухгалтерських регістрах, аналіз, проектування, прогнозування, оцінку ефективності діяльності підприємства, володіти навичками роботи з оргтехнікою.

ЗУ «Про бухгалтерський облік та звітність в Україні» передбачає наступні самостійні форми організації бухгалтерського обліку:

1. введення Штатний склад Бухгалтера або бухгалтерії;

2. використання Послуг фахівця, який зареєстрований як підприємець без створення юридичної особи (дозволено і для тих підприємств, чия фінансова звітність підлягає обов'язковій публікації);

3. ведення обліку на договірних засадах централізованою бухгалтерією або Аудиторською фірмою;

4. самостійне ведення обліку Керівником підприємства (не може бути використана там, де фінансова звітність підлягає обов'язковій публікації).

Структурний зміст бухгалтерської служби визначається специфікою підприємства і може бути наступних Типів:

1-й тип - бухгалтерія складається з секторів. На чолі кожного сектора - бухгалтер. Сектор займається обліком операцій певного типу (товарних, розрахункових і т. П.);

2-й тип - більш складна система. Бухгалтерія ділиться на відділи, а всередині них - на групи (товарний відділ може включати групу обліку товарів на складах, товарів в роздрібних точках і т. П.);

3-й тип Включає як окремі сектори, так і окремих виконавців. Застосуємо для невеликих підприємств.

Крім того, бухгалтерська служба може бути організована централізовано або децентралізовано.

Організаційна структура бухгалтерії може бути:

1) функціональної-відділів створюються по ділянках облікової роботи (матеріальний, з оплати праці та т. П.), Більше підходить для централізованого обліку;

2) лінійної - може бути при централізованому і децентралізованому обліку. Відділи створюються для обробки інформації окремих виробничих підрозділів;

3) лінійно-функціональної - по структурних підрозділах, а всередині них - по ділянках облікової роботи.

2. Регламентація праці облікових працівників.

Обов'язки, права облікових працівників обумовлені, перш за все, в «Положенні про бухгалтерію» на підприємстві. Положення про структурний підрозділ - внутрішній нормативний акт, який визначає порядок створення, права, обов'язки і організація роботи служби.

Цей документ має наступну Структуру:

Ø загальні положення (законодавчі акти, форма обліку);

Ø цілі і завдання підрозділу;

Ø функції (облік ОС, грошових коштів, контроль, інвентаризація ...);

Ø права та обов'язки керівника підрозділу - головного бухгалтера (його заступників);

Ø службові зв'язки;

Ø організація роботи.

Положення Оформляється На бланку підприємства, підписується головним бухгалтером і затверджується керівником підприємства.

На підставі структури підприємства керівник стверджує Штатний розклад. Всі, хто зазначений у цьому розкладі, працюють за затвердженою керівником посадової інструкції.

Посадова інструкція - це документ, в якому зафіксовані завдання, функції, обов'язки, права і відповідальність посадової особи.

Посадова інструкція Необхідна Для:

1) визначення чіткого обмеження обов'язків посадової особи;

2) визначення прав і персональної відповідальності кожного працівника;

3) контролю виконання роботи кожним працівником і оцінки її результатів.

Посадові інструкції Розробляються Відділом кадрів або керівником підприємства. Текст інструкції узгоджується з юридичною службою і затверджується керівником. Кожен працівник повинен бути ознайомлений з посадовою інструкцією під розпис із зазначенням дати ознайомлення.

При розробці посадової інструкції використовують Типові І Галузеві інструкції, крім того враховують специфічні особливості працівників даного підприємства, погоджуючи їх з керівником.

Зазвичай посадова інструкція складається з 4-х розділів (див. Плакат).

У посадовій інструкції фіксують три види взаємовідносин працівника: з вищестоящими (безпосереднім керівником); з підлеглими; з рівними за рангом (функціональні) посадовими особами.

Дотримання посадової інструкції повинно бути покладено в основу оцінки роботи фахівця. Робота буде ефективною тільки тоді, коли оцінка роботи буде виконувати мотивуючу функцію.

Посадові інструкції істотно відрізняються в залежності від трьох основних категорій управлінського персоналу: керівники, фахівці, технічні виконавці. Відрізняються їх функції, відповідальність, порядок стимулювання.

Підставою для розробки Посадовий інструкції працівників обліку і контролю є: довідник посад службовців, положення про об'єкт управління, типові посадові інструкції, методичні вказівки по розробці посадових інструкцій.

Додатково до посадових інструкцій рекомендується включати розділ «Оцінка роботи», де необхідно вказати чіткі і ясні критерії оцінки і результати їх застосування.

Крім посадової інструкції керівництвом для діяльності бухгалтера є: контракт або трудовий договір , Положення про облікову політику, накази керівника. З ними бухгалтер повинен бути ознайомлений.

Посадові інструкції зберігаються протягом 3 років після заміни їх новими.

Відповідальність бухгалтерів.

Працівники облікових служб несуть матеріальну та дисциплінарну відповідальність.

Матеріальна відповідальність Складається в зобов'язанні працівників відшкодувати шкоду, завдану з їх вини підприємству, з яким вони перебувають в трудових відносинах. Відповідальність виникає за умови наявності складу правопорушення:

1. наявність прямої дійсної шкоди;

2. протиправність дій працівника;

3. причинний зв'язок між діями працівника і шкодою;

4. вина працівника в заподіянні шкоди.

Дисциплінарна відповідальність передбачена КЗпП (ст. 139-142, 147-152), типовими правилами внутрішнього розпорядку, статутами і положеннями про трудову дисципліну. Дисциплінарна відповідальність з'являється при порушенні трудової дисципліни (т. Е. При невиконанні чи неналежному виконанні своїх обов'язків), т. Е. Необхідна наявність двох умов:

1. протиправність;

2. вина.

Основні види покарання в цьому випадку: догана і звільнення. Можуть бути передбачені й інші види дисциплінарних стягнень.

При зміні бухгалтера повинна бути здійснена передача справ попереднім бухгалтером наступного. Для цього складається Акт. Він містить: інформацію про фінансовий стан підприємства, залишки коштів у касі та на рахунках, опис переданих документів.

3. Мета, завдання, порядок здійснення бухгалтерського контролю на підприємстві.

Для закріплення дисципліни, забезпечення достовірності інформації, доцільності, правильності здійснення господарських операцій існує система внутрішньогосподарського контролю. Її складовою частиною є внутрішньогосподарський бухгалтерський контроль.

Особливістю внутрішньогосподарського контролю є те, що він забезпечує Зв'язок (прямий і зворотній) між керуючою і керованою системами, а, крім того, ведеться безпосередньо Працівниками цього підприємства.

Організація і ведення бухгалтерського контролю є однією з основних Завдань головного бухгалтера. Він проводить його самостійно, через бухгалтерів-ревізорів або через керівників бухгалтерських служб на місцях.

Завдання бухгалтерського контролю багато в чому визначаються спеціалізацією підприємства. Система контролю повинна бути спрямована на попередження нестач, зривів в роботі, виявлення фактичного стану підприємства, виявлення відповідності господарських операцій управлінським рішенням і т. Д.

Для успішного здійснення контролю необхідно його забезпечення:

Ø організаційне - впорядкування відносин між працівниками підприємства з питань контролю;

Ø технічне - необхідні різні вимірювальні пристрої для отримання достовірних відомостей про об'єкт контролю;

Ø економічне - забезпечення пов'язане зі створенням економічної зацікавленості в результатах контролю;

Ø юридична - пов'язане з вибором форм і методів контролю, які забезпечують юридичну доказовість його результатів. Пов'язано з встановленням прав і обов'язків працівників в області контролю;

Ø обліково-аналітичне - забезпечення пов'язано зі створенням системи первинного, зведеного обліку і аналізу.

Вирішальне значення набуває економічний фактор. Оскільки працівники зацікавлені в перевірці своєї роботи і роботи інших, якщо вони поставлені в матеріальну залежність від результатів своєї праці.

Об'єкт контролю - господарські операції, дії облікових працівників. Суб'єкт контролю - відповідальна особа, що має можливість і права здійснювати контроль. Суб'єкт і об'єкт контролю входять в одну систему, т. К. Контроль внутрішньогосподарський.

Існує кілька видів внутрішньогосподарського контролю:

Ø оперативний - здійснюється безпосередньо в ході здійснення господарської діяльності. Він безпосередньо наближений до контрольованих подій, тому має високий ступінь достовірності;

Ø наступний і поточний - здійснюється після здійснення контрольованих операцій. Тут інформація більш обмежена, але і більш цілеспрямована і узагальнена;

Ø попередній - до початку операції і необхідний для підтвердження доцільності і закономірності операції;

Ø заключний - після завершення процесу виробництва або окремої операції.

Контроль здійснюється під керівництвом головного бухгалтера. Значне місце займає перевірка рахунків, записів в облікових регістрах.

За результатами контролю складаються Акти та довідки, а потім приймаються управлінські рішення.

Серед Форм контролю виділяють: ревізію, контрольну перевірку, спостереження, обстеження, перевірку виконання, внутрішній аудит і т. Д. Контрольні перевірки Можуть бути: загальними, вибірковими, комбінованими.

Ревізія - це форма контролю фінансово-господарської діяльності, дотримання законодавства, достовірності обліку і звітності, спосіб документального виявлення недостач, попередження зловживань.

Ревізія є Плановим контролем, використовує більш Глибокий комплексний Підхід, переважно використовує Документи. Максимальний ефект ревізії досягається при її плануванні. План ревізії включає 2 частини: контрольна частина і організаційні заходи.

Бухгалтер-ревізор повинен бути компетентний в питаннях організації обліку, планування, складання звітності. Ревізор повинен бути здатний давати Консультації. Підсумком роботи бухгалтера-ревізора є рекомендації, поради та пропозиції в усній і письмовій формі. Він не має права накладати будь-які стягнення. До ревізії можуть бути залучені фахівці для консультацій з окремих питань.

Найбільш досконалим методом наступного контролю є інвентаризація - перевірка наявності та стану об'єкта контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації отриманих результатів.

План інвентаризації складається до 20 січня і затверджується керівником до 1 лютого поточного року. План передбачає графіки планових інвентаризацій і регламентацію позапланових. При складанні такого плану орієнтуються на рекомендовану частоту інвентаризацій (ОС - 1 раз на рік перед складанням звітності, молодняк тварин - 1 раз в квартал, МБП - 1 раз на рік, грошові кошти - 1 раз на місяць і т. Д.). Ревізійна комісія призначається керівником підприємства.

В даний час все більш поширеним стає внутренннего аудит.

Рекомендована література.

1. Бутинець Ф. Ф., Олійник О. В., Шігун М. М., Шулепова С. М. Організація бухгалтерського обліку. - Житомир: ПП «Рута» - С. 98-152

2. Сопко В., Завгородній В Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та АНАЛІЗУ. - К.: КНЕУ, 2000. - С. 71-82, 119-152, 198-219.

3. Кузьмінський А. Н., Сопко В. В. Організація бухгалтерського обліку і аналізу господарської діяльності. - К .: «Вища школа» - С. 174-199.