Товарна накладна

У даній статті ми розглянемо загальні питання законодавчого регулювання порядку складання уніфікованої форми товарної накладної, а також на конкретному прикладі розберемо її заповнення.

Товарна накладна (форма № ТОРГ-12) є одним з основних документів, що підтверджують витрати одних і доходи інших організацій-платників податків. Тому правильне заповнення зазначеної форми дозволить уникнути багатьох проблем з податківцями.

Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Вони є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації (п. 2 ст. 9 Закону № 129-ФЗ ). Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій (загальний) затверджений Постановою Держкомстату Росії від 25.12.98 № 132 . У зазначений альбом включена в тому числі уніфікована форма № ТОРГ-12 «Товарна накладна», яка є первинним обліковим документом, призначеним для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації.

Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженими Постановою Держкомстату РФ від 24.03.99 № 20 , Передбачено, що:

· В уніфіковані форми первинної облікової документації (крім форм з обліку касових операцій), затверджені Держкомстатом Росії, організація при необхідності може вносити додаткові реквізити. При цьому всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа);

· Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається;

· Вносяться зміни повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом організації;

· Формати бланків, зазначених в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими і можуть змінюватися;

· При виготовленні бланкової продукції на основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається вносити зміни в частині розширення і звуження граф і рядків з урахуванням значности показників, включення додаткових рядків (включаючи вільні) і вкладних аркушів для зручності розміщення і обробки необхідної інформації.

Таким чином, для того щоб товарну накладну можна було прийняти до обліку, в ній повинні міститися як мінімум всі реквізити, передбачені уніфікованою формою № ТОРГ-12. Отже, оприбуткування товарів за товарною накладною, яка не містить необхідних реквізитів, є порушенням законодавства.

Порядок оформлення товарної накладної

Товарна накладна застосовується для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації. Вона складається у двох примірниках. Перший примірник залишається в організації, яка здає товарно-матеріальні цінності, і є підставою для їх списання. Другий примірник передається сторонньої організації і є підставою для оприбуткування цих цінностей.

Тепер розглянемо на прикладі порядок заповнення товарної накладної.

ПРИКЛАД

Торгова організація - ТОВ «Нарцис-М» ​​уклала договір від 10.01.2007 № Т / 765 с ТОВ «Голландський тюльпан» на поставку партії квітів (тюльпанів) 1. березня 2007 р Поставка передбачає придбання тюльпанів трьох сортів:

- «Чорний принц» (партія 10 000 шт. За ціною 14 руб. За 1 шт. Без урахування ПДВ);

- «Юнона» (10 000 шт. За ціною 17 руб. За 1 шт. Без урахування ПДВ);

- «Меркурій» (7000 шт. По 20 руб. За 1 шт. Без урахування ПДВ).

Обидві організації є платниками ПДВ. Загальна ціна договору склала 531 000 руб., Включаючи ПДВ. При цьому умовами договору передбачено, що ТОВ «Нарцис-М» ​​вивезе партію квітів зі складу ТОВ «Голландський тюльпан», розташованого за адресою: м Москва, вул. Квіткова, д. 13/7.

Почнемо заповнення товарної накладної з так званої шапки (див. Форму).

Це перш за все коди ОКПО і код виду діяльності по ОКДП. Які в даному випадку можуть бути складності?

По-перше, те, що існуючі нормативні документи, що регулюють дане питання (наприклад, Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій, затверджені Постановою Держкомстату Росії від 25.12.98 № 132 ), Не дають будь-якого чіткої відповіді на дане питання. Якщо з кодами ОКПО все більш-менш зрозуміло: вони розташовані навпроти відповідних рядків даних організацій - вантажовідправника, вантажоодержувача, постачальника і платника, то з кодом виду діяльності по ОКДП питання не таке однозначне.

Виходячи з того що товарна накладна за формою № ТОРГ-12 при реалізації товару повинна бути складена організацією-продавцем (постачальником), а також на підставі структури інших уніфікованих форм з обліку торгових операцій, код виду діяльності ОКДП повинен вказуватися для організації, що становить документ. Отже, і в формі товарною накладною № ТОРГ-12 код виду діяльності ОКДП повинен бути вказаний для продавця товару.

І це логічно, оскільки організація може здійснювати кілька різних видів діяльності. І організація-продавець може не знати, для якого виду діяльності з здійснюваних буде використовуватися товар, що купується. Тобто в будь-якому випадку по цьому рядку не може вказуватися код ОКДП покупця або вантажоодержувача.

Але в уніфікованій формі товарною накладною № ТОРГ-12 рядок, в якій вказується код виду діяльності ОКДП, слід після рядка, в якій зазначаються реквізити організації-відправника вантажу, а не організації-постачальника. У зв'язку з чим виникає питання: чий код ОКДП вказується в товарною накладною, якщо вантажовідправник і постачальник - різні особи? З нашої точки зору, в даному випадку розумніше вказати код виду діяльності ОКДП постачальника, оскільки документ складається постачальником, які реалізують товар.

Дана ситуація не стосується нашого прикладу, так як в даному випадку ТОВ «Голландський тюльпан» є і вантажовідправником, і постачальником.

Далі необхідно заповнити дані організації-відправника вантажу, організації-одержувача, організації-постачальника і організації-платника: адреса, телефон, факс, банківські реквізити.

Дуже часто на практиці, як і в нашому прикладі, вантажовідправник і постачальник є однією особою (ТОВ «Голландський тюльпан»). Також зазвичай вантажоодержувачем і платником виступає одна організація (ТОВ «Нарцис-М»).

Останнім часом деякі організації стали відбивати в товарних накладних поряд з передбаченими реквізитами ІПН організації, як і в нашій товарною накладною. Цей факт не суперечить вимогам законодавства, оскільки в разі необхідності, як зазначалося вище, організація може вводити додаткові реквізити в форму товарною накладною, стверджуючи такі зміни в обліковій політиці організації.

Наступним реквізитом є «Підстава», а саме той документ (договір або замовлення-наряд), на підставі якого відбувається відвантаження товару вантажовідправником (або постачальником) (ТОВ «Голландський тюльпан») вантажоодержувачу (ТОВ «Нарцис-М»). У передбачених графах необхідно проставити номер і дату відповідного документа (в нашому випадку - Договір від 10.01.2007 № Т / 765), а також в разі транспортування вантажу і реквізити транспортної накладної. Якщо ж будь-які документи не передбачені умовами поставки, то в відповідних графах необхідно проставити прочерки, як в нашому прикладі.

Тепер перейдемо до номера і дати самої товарної накладної.

З приводу присвоєння номера: найкраще передбачити і відобразити в обліковій політиці або в порядку документообігу організації нумерацію товарних накладних з 1 січня звітного року.

Також, у разі якщо організація має широку мережу філій, можна передбачити додаткову кодування номера філії (наприклад, № 124-02, де 124 - порядковий номер товарної накладної, а 02 - код філії організації).

Таке досконале ставлення до нумерації та кодування первинних документів допоможе контролювати той факт, що всі документи оброблені і на їх основі зроблені відповідні записи по рахунках бухгалтерського обліку. А також дозволить організації виключити можливість безконтрольного вкладення (вилучення) або виправлення первинних документів.

Що стосується дати складання товарною накладною, то тут необхідно враховувати вимоги п. 4 ст. 9 Закону № 129-ФЗ , Згідно з яким первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення. Таким чином, товарна накладна повинна бути оформлена в той же день, коли товар повинен бути відвантажений покупцеві.

Далі необхідно в передбачені графи внести найменування і характеристику товарів, одиницю виміру, вид упаковки, масу, кількість і вартість.

У нашому випадку товаром будуть квіти (тюльпани), що купуються до 8 Березня організацією торгівлі - ТОВ «Нарцис-М» ​​у постачальника - ТОВ «Голландський тюльпан». При цьому тюльпани, як зазначалося вище, поділяються на три сорти ( «Чорний принц», «Юнона» і «Меркурій»), на кожен з яких встановлена ​​певна ціна. При цьому тюльпани перших двох сортів закуповуються партіями по 10 000 штук, а останнього сорту «Меркурій» - 7000 штук. Всі квіти упаковані в коробки і знаходяться в одному місці зберігання, що також повинно знайти відображення в товарною накладною.

Оскільки наша товарна накладна не має додатків, то у відповідному рядку ми ставимо прочерк. Для того щоб в первинний документ не було внесено додаткові несанкціоновані записи, ми в наступній нижче рядку літерами відображаємо внесена кількість порядкових номерів записів (в нашому випадку - три).

Далі заповнюються рядки, інформація для яких в основному береться з підсумкового рядка по накладній. Наприклад, маса вантажу (брутто) - 6100 кг, всього місць - 27 000 та ін.

Потім посадовими особами організації заповнюється ліва нижня частина документа: проставляється прописом сума відпущеного товару, посади тих, хто дозволив і справив відпустку вантажу, ініціали та підписи відповідальних осіб організації, а також дата відвантаження та печатка організації.

При передачі партії товару вантажоодержувачу ТОВ «Нарцис-М» ​​необхідно простежити правильність заповнення правій нижній частині товарної накладної. Це перш за все реквізити довіреності, за якою співробітнику організації відвантажуються тюльпани, розшифровка його посади, ініціалів і підпис, а також проставлення дати отримання товарів і печатка організації-одержувача.

На цьому заповнення товарної накладної закінчено, і її необхідно правильно і своєчасно відобразити в обліку організації.

Контрагент оформив товарну накладну неправильно

У разі якщо організація є постачальником (або одночасно постачальником та вантажовідправником) і заповнює товарну накладну відповідно до вимог законодавства, то їй необхідно стежити тільки за правильністю оформлення організацією-одержувачем своєї частини.

Організація-одержувач, отримавши від контрагента товарну накладну, яка містить всіх необхідних реквізитів, повинна повернути документ на дооформлення. Адже відповідно до п. 5 ст. 9 Закону № 129-ФЗ виправлення в первинні облікові документи (крім касових і банківських) можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.

У разі якщо товарна накладна не буде виправлена, податкові органи, виявивши при перевірці дане порушення, можуть залучити організацію до податкової відповідальності за грубе порушення правил обліку доходів і витрат на підставі ст. 120 НК РФ і донарахувати податок на прибуток. Також можуть виникнути проблеми і з ПДВ. Причому в разі фактичної наявності, але не належним чином оформленої зазначеного документа у організації виникають такі ж податкові наслідки, як і при відсутності самого первинного документа. Дану позицію підтверджує, наприклад, Лист Управління МНС по м Москві від 30.04.2004 № 26-12 / 31459.

Тим часом, як показує арбітражна практика, якщо в товарних накладних відсутні реквізити, які з урахуванням їх значення не впливають на достовірність встановлення факту здійснення господарської операції, це не може перешкоджати визнанню такої накладної доказом списання та прийняття на облік придбаного товару з метою бухгалтерського і податкового обліку, а також здійснення платником податків відрахувань по ПДВ.

АРБІТРАЖНА ПРАКТИКА

Постанова ФАС Східно-Сибірського округу від 10.02.2006 № А19-14981 / 05-33-Ф02-6833 / 05-С1 .

Суд визнав документально підтвердженим факт прийняття до обліку придбаних товарів організацією, не дивлячись на відсутність в представлених товарних накладних окремих реквізитів, таких як код ОКПО платника, номер і дата транспортної накладної, розшифровка підпису вантажоодержувача, вказавши на те, що відсутність перерахованих реквізитів не свідчить про відсутність факту здійснення господарської операції.

Постанова ФАС Північно-Західного округу від 01.03.2006 № А13-5001 / 2005-05.

Арбітри прийшли до висновку про те, що відсутність в товарних накладних обов'язкових реквізитів в графах: «Відпустка справив - посада, підпис, ініціали та прізвище»; «За дорученням - номер, дата, ким і кому видана»; «Вантаж прийняв - посада, підпис, ініціали та прізвище» є малозначним порушенням оформлення і не спростовує факт передачі та оприбуткування товару, так як графи «Відпустка товару дозволив» і «Вантаж одержав вантажоодержувач» належним чином заповнені.

Таким чином, відсутність в товарною накладною окремих реквізитів, передбачених уніфікованої формою, не є спростуванням факту прийняття організацією на облік товару, придбаного у постачальника, і не може бути самостійною підставою для визнання необґрунтованим застосування відповідних відрахувань по ПДВ або визнання витрат і доходів для цілей бухгалтерського і податкового обліку, якщо порушення в оформленні носять малозначний характер і при цьому накладна відповідає загальним вимогам до складання і оформлений ію первинних документів, передбачених ст. 9 Закону № 129-ФЗ .

Ще одним спірним моментом є необхідність проставляти на товарною накладною друку організацій-контрагентів. Цей обов'язок випливає з того, що відповідною формою ТОРГ-12 передбачений такий реквізит, як «М.П.». Але в вказівках щодо заповнення зазначеного документа нічого не сказано про необхідність проставлення печатки сторін правовідносин. З цього упущення законодавства багато платників податків роблять висновок, що друк в цьому випадку не є обов'язковим реквізитом товарною накладною. Крім цього, проставлення печатки не є необхідним реквізитом первинного документа, перелік яких наведено в п. 2 ст. 9 Закону № 129-ФЗ .

З цією думкою, природно, не згодні податкові органи, в зв'язку з чим у разі відсутності печатки на товарною накладною організації доведеться відстоювати свою позицію в судовому порядку.

У даній статті ми постаралися якомога докладніше розглянути порядок заповнення товарної накладної за формою ТОРГ-12. І прийшли до висновку, що первинний обліковий документ повинен бути складений якісно і своєчасно відповідно до вимог законодавства. При цьому в разі виявлення будь-яких порушень в накладній, що надійшла від контрагента, не варто впадати у відчай, а перш за все необхідно оцінити її відповідність загальним вимогам до складання та оформлення первинних документів, передбачених ст. 9 Закону № 129-ФЗ .